Checkliste vor Aktivierung von Rentman 4G

Dieser Artikel richtet sich an Rentman 3 Nutzer, die sich darauf vorbereiten, zu Rentman 4G zu wechseln. Wenn du diese Checkliste fertiggestellt hast, bist du bereit Rentman 4G zu aktivieren. 

Rentman 4G unterscheidet sich von Rentman 3 in vielen Aspekten. Darum ist es wichtig dich gut vorzubereiten, bevor du Rentman 4G aktivierst. Zusammengefasst beinhaltet dies vier Aspekte:

  1. Wissen, wie Rentman 4G funktioniert
    Du solltest wissen, wo du die Funktionalitäten, die du täglich benutzt, findest und wie du diese nutzt.
  2. Überprüfe, ob dir Funktionalitäten fehlen
    Einige Funktionalitäten, die es in Rentman 3 gab, gibt es momentan (noch) nicht in Rentman 4G. Überprüfe, welche Funktionalitäten für deine Firma wichtig sind und ob diese momentan in Rentman 4G vorhanden sind. Wenn eine Funktionalität fehlt, bereite einen alternativen Weg zu Arbeiten vor.
  3. Stelle sicher, dass deine Vorlagen funktionieren
    Rentman 4G bietet vorgefertigte und direkt nutzbare System Templates für Angebote, Verträge, Rechnungen, Packlisten und mehr. Personalisierte Rentman 3 Vorlagen werden in Rentman 4G nicht mehr korrekt funktionieren. Du musst deine personalisierten Vorlagen in Rentman 4G erneuern.
  4. Zusätzliche Checks
    Wenn du spezielle Funktionalitäten nutzt, überprüfe diese dann zusätzlich.

1. Wissen, wie Rentman 4G funktioniert.

Bevor du anfängst Rentman 4G zu nutzen, beantworte die folgenden Fragen:

  • Welche Funktionalitäten brauche ich täglich?
  • Wo finde ich diese in der Software?
  • Wie nutze ich sie?

Wir empfehlen ein realistisches Projekt zu erstellen, das realistische Daten und Informationen für deine Projekte enthält. Auf diese Weise wirst du die meisten der neuen Funktionalitäten erleben, die du nutzen wirst.

Neue Funktionalitäten lernen

Aus Erfahrung wissen wir, dass das Lernen von neuen Funktionalitäten relativ einfach ist. Funktionalitäten, die geändert wurden brauchen die meiste Lernzeit, wie das Planen von Personal und Transport oder das Lager.

Änderung der Planung von Personal und Transport:

  • Neue Weise Funktionen (und Funktionsgruppen) zu planen
  • Ein neuer Planungsbildschirm
  • Viele neue Funktionalitäten
  • Ein visueller Personalplaner (für Accounts mit Pro-Lizenz verfügbar)
    Hast du das Personalplanboard in Rentman 3 genutzt? Die Veränderung zu Rentman 4G's Personalplaner Modul ist ziemlich groß. Wir empfehlen einige Zeit mit dem Testen von dem neuen Modul in Rentman 4G zu verbringen.

Änderung der Lagerverwaltung (Material buchen):

  • Material ein-/ausbuchen geschieht jetzt im Lagermodul
  • Neues und überarbeitetes Interface mit Drag&Drop-Funktionalitäten.
  • Material kann, neben im Lager und am Veranstaltungsort auch als gepackt gebucht werden
  • Direkte Aktionen für Material, wie das Hinzufügen von extra Material oder das Buchen von Alternativen.
  • Das Lagermodul hat viele Funktionalitäten. Wie zum Beispiel eine Zeitleiste für Fahrzeuge und Mitarbeiter, Übersicht über die verschiedenen Materialstatus, ändere den Materialstatus durch Drag&Drop oder ändere ihn durch Scannen von Material.
    Hast du Material in Rentman 3 ein- und ausgebucht? Wir empfehlen einige Zeit im Lagermodul zu verbringen, um die neuen Optionen zum Ein- und Ausbuchen von Material in Rentman 4G zu verstehen.

Fange hiermit an:

    1. Schaue unsere Video-Tutorials. Sie sind der schnellste Weg, um sich Rentman 4G vertraut zu machen.
    2. Finde heraus, was es in Rentman 4G Neues gibt.
    3. Lies unsere Artikel bezüglich speziellen Funktionalitäten unter Rentman benutzen.
    4. Lies unsere Artikel zum Einrichten von Rentman unter Einrichten.
    5. Copy your Rentman 3 database to Rentman 4G, and start testing.

2. Überprüfe, ob dir Funktionalitäten fehlen

Einige Funktionalitäten, die in Rentman 3 enthalten waren, sind derzeit in Rentman 4G nicht vorhanden. Das liegt daran, dass sie entweder in unserem neuen Framework nicht möglich sind oder anders umgesetzt wurden. Wenn du Rentman 4G selbst testest, wirst du feststellen, ob Funktionen fehlen, die du in Rentman 3 verwendet hast.

Unser Artikel Entfallene und geplante Funktionen beinhaltet außerdem einen hilfreichen Überblick. 

Derzeit fehlen vor allem die folgenden Funktionalitäten:

  • Material mithilfe der Rentman App buchen
  • Projekte in der Kalendersynchronisation
  • Kombinierte Rechnung für mehrere Projekte
  • Zu bestehenden Zumietungen hinzufügen

Diese Funktionalitäten stehen auf der Planung, um zu Rentman 4G hinzugefügt zu werden. Wenn eine dieser Funktionen für dich sehr wichtig ist, denke über alternative Wege  zu Arbeiten nach.

3. Stelle sicher, dass deine Vorlagen funktionieren

Rentman 4G bietet vorgefertigte und direkt nutzbare System Templates für Angebote, Verträge, Rechnungen, Packlisten und mehr. Du findest sie in deiner Vorlagenübersicht und mehr findest du in unserer Vorlagenbibliothek. 

Wenn du in Rentman 3 deine eigenen benutzerdefinierten Vorlagen erstellt hast, musst du diese in Rentman 4G neu erstellen. Das liegt daran, dass der neue Vorlageneditor neue Funktionalitäten enthält und einige Variablen geändert wurden. Leider war es nicht möglich, alle Funktionalitäten und Variablen, die in deinen eigenen Vorlagen enthalten sind, automatisch zu aktualisieren.

 

Deine Rentman 3 Vorlagen werden trotzdem zu Rentman 4G kopiert, werden jedoch nicht korrekt funktionieren.

Um schnell deine eigene benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen, kannst du eine Systemvorlage duplizieren und sie deinen Wünschen bearbeiten. Lies bitte unserem Artikel über Dokumentvorlagen für Anweisungen.

Warnung: Wenn du deine Rentman 4G Vorlagen erstellen möchtest, bevor du zu Rentman 4G wechselst, solltest du auf das Folgende achten: Deine benutzerdefinierten Rentman 4G Vorlagen werden verloren gehen, wenn du die finale (oder eine neue) Kopie deiner Rentman 3 Datenbank erstellst. Unser Support-Team kann sie jedoch jederzeit für dich zurückholen. Das bedeutet also, dass du sie bereits im Voraus anlegen kannst.

Erinnerungsvorlagen löschen und wieder hinzufügen

Die Systemvorlagen von Rentman 3 werden automatisch durch die aktualisierten Systemvorlagen von Rentman 4G ersetzt, mit Ausnahme der Erinnerungsvorlagen. Vorlagen für Erinnerungen müssen manuell aus der Übersicht gelöscht und aus der Vorlagenbibliothek in Rentman 4G wieder hinzugefügt werden. Andernfalls wirst du mit alten Vorlagen konfrontiert, die nicht richtig funktionieren.

Unterstützung für Vorlagen

Wenn du unsere Artikel über Dokumentvorlagen gelesen hast, du jedoch mehr Hilfe beim Erstellen der Vorlagen in Rentman 4G brauchst, kannst du unserem Support-Team eine E-Mail schicken oder es direkt anrufen.

Rentman bietet außerdem die Möglichkeit die Dokumentvorlagen für deine Firma gegen einen Stundensatz zu erstellen. Kontaktiere uns für mehr Informationen. 

Unser Support-Team kann außerdem deine benutzerdefinierten Rentman 4G Vorlagen zurückholen, wenn diese nach der finalen (oder neuen) Kopie deiner Rentman 3 Datenbank verloren gegangen sind. 

 

4. Zusätzliche Checks

Für bestimmte Funktionalitäten müsst du zusätzliche Überprüfungen durchführen oder deine Einstellungen konfigurieren.

Mache diese Überprüfungen in Rentman 4G nachdem du die finale Kopie deiner Datenbank erstellst. Wenn du es vor der finalen Kopie machst, dann werden deine Änderungen verloren gehen.

Gesendete Nachrichten sichtbar machen

Standardmäßig werden alle von Rentman 4G gesendeten E-Mails für alle Benutzer ausgeblendet. Damit Benutzer alle zuvor gesendeten Nachrichten sehen können, musst du deine Benutzerrollen anpassen. Wenn du eine Benutzerrolle bearbeitest, scroll nach unten zum Abschnitt Nachrichten und aktiviere das Kontrollkästchen, um Zugriff zu gewähren.

Gesendete Nachrichten sehen:

  1. Klicke auf deinen Profilnamen oben rechts in der Ecke.

    Username.png

  2. Wähle Nachrichten.

Einladungen

Einladungen, die aus Rentman 3 gesendet wurden, können nicht nach Rentman 4G kopiert werden. Das ist so, da die Enladungen in Rentman 4G neu gestaltet wurden. Gehe erneut zu allen Projekten mit ausstehenden Einladungen und schicke diese erneut aus Rentman 4G heraus.

 

Termine

In einigen Fällen werden Termine, die nur für ein paar Mitarbeiter in Rentman 3 festgelegt wurden, für alle in Rentman 4G festgelegt. Dies liegt an den Änderungen der Termine in Rentman 4G. Wenn dies bei dir der Fall ist, musst du deine Termine im Modul (Mein) Kalender in Rentman 4G korrigieren.

 

Webshop-Plugin or API-Verbindung 

Mit unserem neuen Webshop-Plugin ist dein Webshop direkt mit deinem Rentman 4G-Konto verbunden. Dein bisheriges Webshop-Plugin für Rentman 3 wird nicht mehr richtig funktionieren.

Momentan hat Rentman 4G keine offene API. Das liegt daran, dass Rentman aktiv und schnell entwickelt wird, was das Pflegen einer API erschwert. Lies hier mehr.

 

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Zeit sollte ich mir nehmen, um den Wechsel vorzubereiten?

Das hängt von deinen Firmenbedürfnissen ab. Wenn du ein kleines Unternehmen mit wenigen Powerusern, wenig Personalplanung oder Buchung von Material hast und du die Systemvorlagen von Rentman verwendest, dauert die Vorbereitung in der Regel nicht lange.

Wenn Sie jedoch ein größeres Unternehmen mit spezifischen Bedürfnissen haben, kann die gründliche Vorbereitung länger dauern. Denn es ist wichtig, dass jeder den Workflow von Rentman 4G lernt und die Software vorab eingerichtet wird.

Nimm dir mehr Zeit, wenn:

  • Du arbeitest mit mehreren Powerusern.
  • Du hast eine umfangreiche Personalplanung in Rentman.
  • Du buchst Material in Rentman ein und aus.
  • Du hast benutzerdefinierte Vorlagen verwendet und möchtest diese in Rentman 4G wieder verwenden.

 

Kann ich sofort nach der Aktivierung mit Rentman 4G arbeiten?

Ja, es gibt jedoch einige Einstellungen, die du in Rentman 4G (neu) konfigurieren musst. Bitte lies unseren Artikel über die Aktivierung von Rentman 4G für weitere Informationen.

Ich möchte meine Rentman 4G Vorlagen erstellen, bevor ich zu Rentman 4G wechsle.
Wenn du deine Rentman 4G-Vorlagen erstellen möchtest, bevor du zu Rentman 4G wechselst, solltest du auf das Folgende achten: Deine benutzerdefinierten Rentman 4G Vorlagen werden verloren gehen, wenn du die finale (oder eine neue) Kopie deiner Rentman 3 Datenbank erstellst. Unser Support-Team kann sie jedoch jederzeit für dich zurückholen. Das bedeutet also, dass du sie bereits im Voraus anlegen kannst.

 

Bereit zur Aktivierung?

Wenn du allen Schritten in diesem Artikel gefolgt bist, bist du bereit, die endgültige Kopie deiner Datenbank zu erstellen und Rentman 4G zu aktivieren.

 

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