Anleitung: Plane deine Personal- und Transport

Nachdem du dein erstes Projekt erstellt hast ist es an der Zeit deine Mitarbeiter, Freelancer und Transporte zu planen. Dieser Artikel handelt von der Übersicht über die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter und das Senden eines persönlichen Arbeitsplans.

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Schritt 1 - Öffne dein Projekt im Personalplaner

Nachdem du dein Projekt erstellt hast, kannst du mit der Personal- und Transportplanung starten. In Rentmans Personalplaner kannst du Mitarbeiter, Freelancer und Fahrzeuge auf geplante Funktionen planen. Dieses Tutorial begleitet dich für die ersten Schritte in Materialverfügbarkeit und das erstellen und versenden deiner Planung.

Es gibt zwei Wege um auf den Personalplaner zu kommen.

• Im 'Personal und Transport' - Tab in deinem Projekt > Personalplaner öffnen
• Oder klicke einfach auf das Modul Personalplaner links in der Navigationsspalte. Wähle einen Zeitraum, in dem du deine Projekte sehen möchtest. 

 

Zeitleiste

Der Personalplaner von Rentman macht deine Planung visuell. Die Zeitleiste ist in einen oberen und unteren Teil getrennt. Der untere Teil ist für die Verfügbarkeit. Wenn du einen Mitarbeiter auswählst, werden seine/ihre Verfügbarkeit, ausstehende Einladungen und geplante Funktionen hier angezeigt. 

Die obere Zeitleiste zeigt geplante Projektfunktionen, geplante Mitarbeiter und ausstehende Einladungen. Du kannst die Icons in der rechten oberen Ecke zum zoomen und scrollen nutzten. 

Du kannst deine  Ressourcen und Filter öffnen und schließen in dem du auf die Icons im rechten oberen Bildschirm klickst.

• Deine Ressourcen zeigen all deine Mitarbeiter und Fahrzeuge, die derzeit in deinem System sind.
• In der Filterspalte kannst du deinen Planungszeitraum wählen.

Hinweis: Jede zeitliche Änderung die du im Personalplaner vornimmst wird nicht auf die Projektfunktionen übertragen. Wenn deine Personalfunktion 8 Stunden ist, du diese aber im Personalplaner um eine Stunde verlängerst, werden immer noch 8 Stunden auf dem Angebot und der Rechnung dargestellt. 

 

Schritt 2 - Mitarbeiterverfügbarkeit sehen

Du kannst die Verfügbarkeit der Mitarbeiter einsehen. Jeder Mitarbeiter und Freelancer kann seinen eigenen Account in Rentman bekommen, in dem er Zugang zu seinem persönlichen Kalender hat. Dieser kann genutzt werden, um seine Verfügbarkeit zu markieren und um zu sehen, auf welchen Projekten man geplant ist. 

Nachdem du eine Funktion geplant hast, willst du sehen wer zum arbeiten zur Verfügung steht. Es gibt drei Wege, wie du die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters abrufen kannst.

1. Wenn dein Mitarbeiter oder Freelancer dies in seinem Kalender angegeben hat.
2. Indem du seine Verfügbarkeit für einen Zeitraum anfragst.
3. Indem du seine Verfügbarkeit für eine Funktion anfragst.

Wir werden den ersten Punkt überspringen, da dies im oben genannten persönlichen Kalender erklärt wird und fahren mit dem senden einer Verfügbarkeitsanfrage fort.

Bevor wir weiter machen, hier sind einige nützliche Shortcuts für die Zeitleist:

• Alt + Z für den zoom in
• Alt + Shift + Z für den zoom out
• Nutze Shift + mouse scroll für horizontales scrollen
• Nutze Shift + ? um alle Keyboard Shortcuts zu sehen

Um die Verfügbarkeit eines Mitarbeiter abzufragen, folge diesen Schritten:

1. Wähle ein Mitarbeiter aus der linken Spalte.
2. Wähle in der unteren Zeitleiste über das halten und ziehen mit der Maustaste einen Zeitraum aus.

3. Wähle die option 'Einladen' und passe die Zeiten in dem Pop-up Fenster an das sich öffnet. 
4. Im nächsten Fenster kannst du die Option 'Verfügbarkeit anfragen' anwählen und auf Einladen klicken. 

Eine E-Mail (oder Push-Nachricht in der App) wird an den Mitarbeiter versendet. Er/Sie kann die Einladung An- oder Abnehmen. Die Antwort wird dann mit einem Hellgrünen (verfügbar) oder Hellroten (nicht verfügbar) Balken in der Zeitleiste angezeigt. 

• Mehr zu Einladungen.

 

Schritt 3 - Einladen und Planen von Mitarbeitern auf Funktionen

 

 

Wenn du ein Projekt in der linken Spalte aufklappst, werden alle in dem Projekt geplanten Funktionen angezeigt. Folge diesen Schritten um einen Mitarbeiter für eine dieser Funktionen einzuladen.

1. Aufklappen des Projekts, indem du auf den Pfeil neben dem Projektnamen klickst.

2. Klicke auf den roten Funktionsbalken in der Zeitleiste 

Der Funktionsbalken repräsentiert eine Funktion für dieses Projekt. Die Zahl in den Klammern zeigt an, wie viele Mitarbeiter geplant sind und wie viele benötigt werden. Zum Beispiel: (1/2) bedeutet, dass zwei Mitarbeiter benötigt werden und ein Mitarbeiter bereits geplant ist. Der Balken wird grün, sobald alle Funktionen belegt sind.

Wenn du auf einen Funktionsbalken klickst, siehst du die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter in der linken Spalte, indem der Name grün (verfügbar) oder rot (nicht verfügbar) markiert wird.

3. Wähle die Person aus, die du für diese Funktion einladen willst.

4. Klicke auf 'Aktionen'.

5. Wähle "Ausgewählte Mitarbeiter einladen" aus dem Menü.

6. Rentman gibt dir die Möglichkeit einer Verfügbarkeitsabfrage (praktisch bei mehreren Personen) oder eine direkte Funktionseinladung.

7. Wähle deine gewollte Option und klicke auf "Einladen".

In dem Moment in dem du auf Einladen klickst wird Rentman eine E-Mail und/oder Push-Benachrichtigung (falls die Person die Rentman App nutzt) mit allen Details der Funktion senden. Ausstehende Einladungen werden als gelber Balken unter 'Einladungen' in deiner Projektreihe dargestellt. Wenn die Eingeladene Person akzeptiert oder ablehnt, wird dies automatisch synchronisiert und in der Zeitleiste dargestellt.

 

Mitarbeiter auf eine Funktion planen

Du kannst den Schritt mit den Einladungen überspringen wenn du weißt, dass ein Mitarbeiter verfügbar ist. In diesem Fall kannst du diesen zur vorläufigen oder definitiven Planung hinzufügen.

• Vorläufige Planung kann verwendet werden, wenn ein Projekt noch auf Option steht
• Definitive Planung wird genutzt, wenn Projekt und Planing bestätigt sind.
  
  Der Planungsprozess bleibt bei beiden Optionen der selbe.

 

 

Wie du einen Mitarbeiter planst:

1. Klicke auf den roten Funktionsbalken in der Zeitleiste. Du kannst die Funktionszeiten per Drag-and-drop verändern.

2. Wähle die Person, die du auf diese Funktion planen möchtest.

3. Wähle aus vorläufiger oder definitiver Planung und klicke auf 'Planen'. Dies kannst auch auf einem Mitarbeiternamen per Doppelklick.

  

Schritt 4 - Deine Planung versenden

Aus dem Personalplaner kannst du deine Planung an Mitarbeiter und Freelancer kommunizieren.

1. Klicke auf den  E-Mailbutton. 

2. Wähle einen Zeitraum.

3. Wähle auf der rechten Seite die Projekte, für die du eine Planung versenden willst.

4. Wähle die Mitarbeiter, an die du eine E-Mail senden willst. Sollten Mitarbeiter rot hinterlegt sein, zeigt dies dir, dass es eine Veränderung zur letzten Planung gibt. 

5. Klicke auf 'Senden'.

6. In dem Pop-Fenster kannst du eine E-Mailvorlage auswählen (einen Standardtext, den du zuvor gespeichert hast) oder einen neuen Text hinzufügen. 

7. Klicke erneut auf 'Senden'.

Deine Mitarbeiter werden nun eine E-Mail mit ihren persönlichen Zeiten für die Projekte, die du ausgewählt hast.