Automatischer Rechnungsexport nach Exact Online

Durch die Anbindung an Exact Online kannst du deine Rechnungen automatisch exportieren lassen. Dadurch sparst du dir die Mühe und musst deine Rechnungen nicht selbst manuell aus dem Rechnungsmodul exportieren.

Beim automatischen Export werden alle relevanten Informationen der Rechnung und des verknüpften Kontakts an Exact Online geschickt. Anschließend kannst du alle weiteren buchhalterischen Tätigkeiten in Exact Online durchführen.

Bevor du Rentman mit Exact Online verknüpfst, musst du die Kontaktnummern auf die gleiche Stufe setzen.

Verfügbar für: Lite Classic Pro

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Welche Informationen werden exportiert?

  • Hauptbücher
    Rechnungen sind auf verschiedene Hauptbücher aufgeteilt, die die Gesamtsumme aus verschiedenen Kategorien anzeigen. Die Hauptbücher werden automatisch in Rentman eingeteilt.

Beispiel: Alle Vermietitems werden automatisch an das Vermietungs-Hauptbuch gekoppelt und alle Verkaufsitems direkt an das Verkaufs-Hauptbuch.

  • Rechnungsinformation
    Rechnungen beinhalten alle finanziellen Informationen, die du der Rechnung in Rentman hinterlegt hast. Diese Informationen sind nötig für eine vollständige Übersicht und damit die Rechnungen in der Buchhaltungssoftware korrekt verarbeitet werden können. Darunter fallen Informationen wie MwSt.-Sätze, Zahlungskonditionen, Rechnungszeitpunkte und Rechnungsnummern.

  • Informationen von Kontakten, die mit den Rechnungen verknüpft sind. 
    Die Informationen des Kontakts, der mit der Rechnung verknüpft ist, werden auch automatisch mit exportiert. Darunter fallen beispielsweise Firmenname, Kontaktperson und Kontaktnummer.
    Zunächst wird Exact Online versuchen, den Kontakt anhand der Kontaktnummer auszuwählen. Wenn die Kontaktnummer in Exact Online nicht verfügbar ist, wird die Kontaktnummer zu den Kontakten in Exact Online hinzugefügt.

Hinweis: Projektinformationen können nicht automatisch nach Exact Online exportiert werden. Das bedeutet, dass Informationen wie Projektnamen, Projektnummer oder Kosten des Projekts nicht automatisch nach Exact Online geschickt werden. Diese Informationen können nur über einen manuellen Export übertragen werden. 

Kontaktnummern ausrichten

Bevor du Exact Online verlinken kannst, müssen die Nummern deiner Kontakte in Rentman und Exact Online identisch sein. Wenn du dies nicht tust, werden deine Rechnungen an die falschen Kontakte geschickt.

Option 1
Du kannst deine Rentman-Kontakte exportieren und dann in Exact Online importieren (oder umgekehrt).

Option 2
Du kannst auch alle Kontaktnummern manuell (Stück für Stück) ändern.

Exact Online anbinden

Stelle zuerst sicher, dass deine Kontaktnummern identisch sind.

Um Exact Online an Rentman anzubinden, musst du erst in Rentman deine Exact Online-Angaben eintragen. Anschließend musst du in Rentman die Einstellungen für das automatische Exportieren der Rechnungen vornehmen.

Anbindung erstellen

  1. Geh in die Konfiguration > Account > Erweiterungen.
  2. Klick auf Verbinden mit Exact Online.
    Stelle sicher, dass dein Browser Pop-Ups erlaubt.
  3. Log dich mit deinem Exact Online Account ein.

  4. Nach der erfolgreichen Anbindung kannst du die Einstellungen für den automatischen Export vornehmen.

Einstellungen

  1. Geh in die Konfigurations > Account > Erweiterungen.
  2. Bei der Option Automatisch Exportieren, wähle aus wie exportiert werden soll:



    Falls du dich für Starte manuell entscheidest, musst du selbst auf den Button
    Export starten klicken, um deine neuen Rechnungen nach Exact Online zu exportieren.
    Notiz: Falls es keine neuen Rechnungen gibt, ist dieser Button nicht verfügbar.

    Wenn du An folgenden Tag(en) auswählst, werden die Rechnungen aus Rentman automatisch nach Exact online geschickt. Dafür wählst du alle Tage, an denen das passieren soll. Neue Rechnungen werden immer nachts um 02:00 Uhr an den ausgewählten Tagen exportiert.

  3. Wähle das richtige Journal aus Exact Online aus.


  4. Anschließend musst du die Zahlungskonditionen, Hauptbücher und MwSt-Tarife von Rentman an die aus Exact Online zuweisen. Das ist notwendig, da sich die Bezeichnungen unterscheiden könnten. 
    Die u.g. Felder können als Beispiel betrachtet werden.




  5. Speichere alle Änderungen, sobald du die Felder zugewiesen hast. 
    Falls du nicht Speichern drücken kannst, sind die Felder wahrscheinlich nicht korrekt zugewiesen. Sollte das der Fall sein, überprüfe die Werte bitte erneut. 

Den Status der Rechnungen kannst du im Rechnungsmodul einsehen. 

Status deiner Rechnungen ansehen

Wenn die Rechnungen nach Exact Online exportiert sind, kannst du in Rentman überprüfen, ob dies korrekt geschehen ist. Das tust du wie folgt: 

  1. Geh ins Rechnungsmodul
  2. Füge die Spalte Export Status zu deiner Übersicht zu.
    Lies hier wie du eine Spalte hinzufügst.
  3. In dieser neuen Spalte kannst du dann den Status jeder einzelnen Rechnung überprüfen. 

Problemen lösen

Rentman ist mit dem falschen Exact Online Account verknüpft.
Falls du mehrere Exact Online Accounts haben solltest, wird Rentman mit dem Account verknüpft, mit dem du als letztes eingeloggt warst. Sollte das nicht der richtige Account sein, dann folge bitte diesen Schritten: 

  1. Geh in die Konfiguration > Account > Erweiterungen.
  2. Klick auf den Button Exact Online trennen. Die jetzige Anbindung wird dann unterbrochen.
  3. Log dich bei Exact Online ein und wechsel zum richtigen Account. 
  4. Verbinde Rentman erneut mit Exact Online, so wie du es bereits vorher getan hast. 

Meine Rechnung ist exportiert aber erscheint nicht in Exact Online. 
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nicht korrekt exportiert werden konnte. In manchen Fällen können wir den Grund dafür ausweisen. Diesen kannst du dir in einer separaten Spalte angzeigen lassen:

  1. Geh ins Rechnungsmodul.
  2. Füge die Spalte Kommentar Export zu deiner Übersicht hinzu. 
    Lies hier wie du eine Spalte hinzufügst.
  3. In dieser neuen Spalte kannst du dann, falls verfügbar, mehr Informationen zum Export der Rechnung finden. 

Leider kann nicht in jedem Fall ein eindeutiger Grund für einen fehlgeschlagenen Export bestimmt werden. Nachstehend gibt es aber eine Liste an bekannten Gründen, die zu dem Fehlen einer exportierten Rechnung führen können:

Bekannte Fehler

  • Es wurde kein Kontakt für die Rechnung ausgewählt.

Häufig gestellte Fragen

Ich benutze kein Exact Online. Kann ich trotzdem meine Buchhaltungssoftware koppeln?
Aktuell bieten wir nur eine Anbindung an Exact Online an, da das Programmieren und Aktualisieren dieser Anbindungen sehr zeitintensiv ist. Für die Zukunft wollen wir aber Schritt für Schritt Anbindungen an weitere Buchhaltungssoftware entwickeln und vorstellen. Welche Anbindung als nächste entwickelt wird, ist ein wenig abhängig von der Anzahl der Benutzer und der Anbindungsanforderungen jener Buchhaltungssoftware. Nimm Kontakt mit uns auf, falls du einen aktuellen Stand aus der Entwicklungsabteilung haben möchtest. Du kannst auch Wünsche auf unserer Wishlist in unserer Community äußern oder für bestehende Wünsche abstimmen. 
Kann ich Informationen aus meiner Buchhaltungssoftware mit Rentman synchronisieren? 
Nein, das ist leider nicht möglich. Der Export der Rechnungen geht nur in eine Richtung. Die Informationen fließen nur aus Rentman nach Exact Online und nicht andersrum.
Wann werden meine Rechnungen exportiert?
Neue Rechnungen werden immer automatisch 02:00 Uhr nachts an den ausgewählten Tagen exportiert. Der Export kann auch manuell durchgeführt werden. Lies im Abschnitt Exact Online anbinden mehr dazu.
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