Plane Mitarbeiter innerhalb einem Projekt

Im Planungsreiter deines Projekts, planst du deine Mitarbeiter und Fahrzeuge auf Personal- und Transportfunktionen. Der Planungsreiter gibt eine Übersicht welche Funktionen geplant werden müssen, welche Mitarbeiter verfügbar sind und wer bereits für eine Funktion geplant ist. Aus dem Planungsreiter kannst du Mitarbeiter für Funktionen einladen und diesen die Planung direkt zu senden. Du kannst dir auch unser Tutorial-Video unten anschauen (Deutsche Untertitel sind verfügbar):

Verfügbar für: Lite Classic Pro

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Übersicht

Geplante Funktionen

Im Projekt Personalplaner bekommst du eine Übersicht aller Personal- und Transportfunktionen, welche in diesem Projekt geplant sind. Du planst Funktionen im 'Personal und Transport' Reiter. Eine Funktion wird nur angezeigt wenn Zeiten zu dieser Verknüpft sind. Alle Funktionen mit verknüpften Zeiten werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

Die zwei Ziffern functie_getallen.pngdie dir vor jeder Funktion angezeigt werden, geben dir eine Auskunft wieviele Mitarbeiter bereits auf diese Funktion geplant sind und wieviel Mitarbeiter für diese Funktion gebraucht werden. Im dargestellten Beispiel wurde bereits ein Mitarbeiter auf diese Funktion geplant und drei Mitarbeiter werden insgesamt benötigt.

Mitarbeiter und Fahrzeuge

Auf der linken Seite des Personalplaners hast du eine Übersicht aller eingetragener Mitarbeiter und Fahrzeuge. Diese Mitarbeiter und Fahrzeuge zur Planung auf Funktionen verfügbar. Durch Klicken der jeweilgen Reitern oben in der Liste, kannst du zwischen Mitarbeitern und Fahrzeugen wechseln

Funktionsgruppen auswählen

Standartgemäß siehst du alle Personal- und Transportfunktionen welche auf dein Projekt geplant sind. Im Personal und Transport' Reiter deines Projekts hast du die Möglichkeit deine Funktionen zu Funktionsgruppen zu gruppieren. Im Personalplaner kannst du dann diese Funktionsgruppen filtern um nur Funktionen zusehen die zur ausgewählten Funktionsgruppe gehören. Du wählst diese Funktionsgruppe mittels des Dropdown Menu in welchem "Alle Funktionsgruppen" voreingestellt ist.

Funktionsgruppen.png

Angezeigte Personal- und Transportfunktionen
Personal- und Transportfunktionen werden zusammen im Planer angezeigt und werden durch zwei verschiedene Symbole unterschieden. Um entweder Mitarbeiter oder Fahrzeuge zu planen, wechsel zwischen den Reitern im linken Fenster. Wenn du im Mitarbeiter Reiter bist, kannst du keine geplanten Fahrzeuge sehen und vice versa.

Funktionen ohne Zeiten

Funktionen welchen keine Zeit im 'Personal und Transport' Reiter hinterlegt wurden, werden im Personalplaner nicht angezeigt. Um eine Funktion im Personalplaner zu sehen, muss du diesen zuerst eine Zeit hinterlegen. Funktionen ohne Zeiten können im mehrumfassenden 'Personalplaner' Modul angezeigt und geplant werden.

Plane Mitarbeiter und Fahrzeuge auf Funktionen

  1. Klicke auf eine Funktionen, auf welche du ein Mitarbeiter oder ein Fahrzeug planen willst.
  2. Doppelklick auf den Mitarbeiter, auf welchen du die Funktion planen willst.
  3. Nun ist der Mitarbeiter auf die Funktion geplant und wird grün dargestellt.

Folgend eine Anleitung um multiple Mitarbeiter und Fahrzeuge auf Funktionen zu planen:

  1. Klicke auf eine Funktion, auf welche du einen Mitarbeiter oder ein Fahrzeug planen willst.
  2. Wähle alle Mitarbeiter oder Fahrzeuge aus, welche du auf die Funktion planen willst, mit setzten des Hakens im jeweilen Kontrollkästchen.
  3. Klicke auf Planen um die ausgewählten Mitarbeiter oder Fahrzeuge auf die Funktion zu planen.

Planung von Mitarbeitern mit Einladungen

Du kannst Mitarbeiter auch mittels Einladungen auf Funktionen planen. Einladungen können für die vorläufige als auch für die definitive Planung erstellt werden. Weiter unten in diesem Artikel, zeigen wir dir wie das geht.

Überprüfe ob du genug Mitarbeiter oder Fahrzeuge geplant hast

Die zwei Ziffernfunctie_getallen.png ,welche am Anfang jeder Funktion angezeigt werden, indizieren in wie weit diese Funktion bereits geplant wurde. Ist die Planung abgeschlossen werden die Ziffern in grün dargestellt. Werden diese rot angezeigt ist die Planung nicht vollständig. Ist die Plannung abgeschlossen und die Mitarbeiter sind vorläufig geplant färben die Ziffern sich orange.

Vorläufige und definitive Planung

Standardgemäß planst du Mitarbeiter und Fahrzeuge definitv auf Funktionen. Eine vorläufige Planung würdest du nur verwenden, wenn deine Planung komplexer ist und du deine geplanten Mitarbeiter und Fahrzeuge noch anpassen willst.

Definitive Planung
Definitiv geplante Mitarbeiter werde in Schwarz dargestellt. Nach dem du deine Mitarbeiter definitv auf eine Funktion geplant hast, kannst du diese Planung mit ihnen kommunizieren. Hierzu, klicke auf das Briefsymbol. Weiter unten in diesem Artikel zeigen wir dir wie das geht.

Vorläufige Planung
Vorläufig geplante Mitarbeiter sind noch nicht vollständig auf eine Funktion geplant. Gekennzeichnet werden diese, vorläufig geplanten Mitarbeiter, in hellgrauer Farbe. Du planst Mitarbeiter vorläufig wenn deine Planung ein komplexes Puzzel ist und du die Mitarbeiter ohne ständige Kommunikation planen willst. Die Ziffern werden orange dargestellt wenn diese vorläufige geplante Mitarbeiter enthält.

Das Ändern von vorläufiger zur definitiven Planung
Du kannst jederzeit vorläufig geplante Mitarbeiter zu definitiv geplanten Mitarbeitern umwandeln und vica versa. Dies kann auf zwei Wegen geschehen.

Folge der Anleitung unten, um alle vorläufig geplanten Mitarbeiter zu definitv geplante Mitarbeiter umzuwandeln.

  1. Klicke auf die Funktion,welche du von vorläufig auf definitv umwandeln willst.
  2. Klicke auf den meer_acties.png Button. 
  3. Wähle 'Ausgewählte Funktionen: Mache Funktionsplanung definitv' vom Dropdown Menü.

Folge der Anleitung unten, um alle vorläufig geplanten Mitarbeiter zu definitv geplante Mitarbeiter umzuwandeln oder andersherum.

  1. Klicke auf einen Mitarbeiter den du, von vorläufiger Planung auf definitve Planung oder andersherum, umwandeln willst.
  2. Klick auf den meer_acties.png Button. 
  3. Wähle 'Vorläufig/fest' im Dropdown Menü.

Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Beim Planen von Mitarbeitern ist es wichtig einen Einblick auf deren Verfügbarkeit zu haben. Sobald du eine Funktion angewählt hast, wird dir farblich gekennzeichnet wer für diese Funktion verfügbar ist oder nicht. Für mehr Information über Verfügbarkeit und die Planung eines Mitarbeiters, kannst du die Mitarbeiter Zeitleiste benutzen. 

<Verfügbarkeitsübersicht

Wähle eine Funktion um zu sehen welche Mitarbeiter dafür verfügbar sind. Die Verfügbarkeit ist, auf der linken Seite, durch unterschiedliche Farbgebungen gekennzeichnet. Mitarbeiter können in folgenden Farben gekennzeichnet sein:

Keine Farbe: Verfügbarkeit des Mitarbeiters unbekannt.
Grün: Verfügbar, der Mitarbeiter kann für eine Funktion geplant werden.
Rot: Nicht Verfügbar, der Mitarbeiter kann nicht für eine Funktion geplant werden.
Gelb: Eingeladen, der Mitarbeiter ist für eine Funktion eingeladen oder verfügbar, hat aber noch nicht geantwortet.
Dunkel Grün: Reserviert, der Mitarbeiter ist für eine spezifsche Zeit reserviert (Vermerk: Reservierungen für Mitarbeiter, können nur im erweitereten Personalplaner Modul gemacht werden).

Verfügbar oder nicht Verfügbar

Ob ein Mitarbeiter Verfügbar ist oder nicht ist in Rentman von verschiedenen Dingen abhängig. Folgend erklären wir die verschieden Möglichkeiten.

Nicht Verfügbar
- Mitarbeiter ist bereits auf eine Funktion, mit den selben oder überscheidenen Zeiten, geplant.
- Mitarbeiter hat einen Termin, in welchem er als nicht Verfügbar für Funktionen gesetzt ist.
- Mitarbeiter ist als nicht Verfügbar im Kalender markiert.
- Mitarbeiter hat mit 'nicht Verfügbar' auf eine Einladung geantwortet.

Verfügbar
- Mitarbeiter ist als Verfügbar im Kalender makiert.
- Mitarbeiter hat mit 'Verfügbar' auf eine Einaldung geantwortet.
- Mitarbeiter ist für einen bestimmten Zeitraum reserviert (Nur im erweitereten Personalplaner Modul

Was passiert mit der Verfügbarkeit wenn ein Mitarbeiter teilweise Verfügbar/nicht Verfügbar ist?

  • Wenn ein Mitarbeiter in einem Zeitraum für eine Funktion teileweise nicht Verfügbar ist, wird er als nicht Verfügbar deklariert.
  • Wenn ein Mitarbeitert in einem Zeitraum für eine Funktion teilweise Verfügbar ist und der Rest der Zeit unbekannt ist, wird dieser als Verfügbar deklariert.

Verfügbarkeit in der Zeitleiste

Die Verfügbarkeitszeitleiste gibt dir eine bessere Übersicht über Verfügbarkeit, Planung, Termine und Reservierungen eines oder mehreren Mitarbeiter. Du kannst diese durch klicken des tijdlijn_icoontje.png Buttons schließen und öffen. In der Liste auf der linken Seite kannst du einen oder mehrer Mitarbeiter auswählen, um die Verfügbarkeit oder Planung anzeigen zu lassen. Du kannst ausserdem Funktionen oder darauf geplante Mitarbeiter in der Zeitleiste anzeigen lassen. In Rot und Grün ist gekennzeichnet in welchem Zeitraum der Mitarbeiter verfügbar ist oder nicht. In blau (definitiv) und hell blau (vorläufig) wird die Funktion angezeigt auf welche der Mitarbeiter geplant ist. Wenn du mit der Maus über die Planung fährst, siehst du die Details deiner Planung. Die vertikale rote Linie makiert die aktuelle Zeit.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist für 5 Minuten nicht Verfügbar und wird daher in der linken Spalte mit allen Mitarbeitern als rot dargestellt. Wenn du die Zeitleiste öffnest, siehst du das dieser nur für 5 Minuten nicht Verfügbar ist, welches aber kein Rolle für deine Planung darstellt. Mit diesem Hintergund kannst du den Mitarbeiter auf diese Funktion planen.

Sperren deiner Auswahl
Das Schlosssymbol Lock_unlocked.png auf der linken Seite, der Verfügbarkeitszeitleiste, neben deinen Ressourcen mit Mitarbeitern und Fahrzeugen ist standardgemäß inaktive (offen). Wenn du dieses aktivierst (geschlossen) fixierst du deine Auswahl an Mitarbeitern und Fahrzeugen. Das Auswählen anderer Mitarbeiter oder Fahrzeuge hat in diesem Modus keine Auswirkungen auf deine Ansicht.

Anpassen des Zeitraums
Zum Anpassen des Zeitraums der Verfügbarkeit klicke auf den Zeitraum Button. Dann wähle einen neuen Zeitraum aus. Du kannst auch schnell in deinen Zeitraum rein und heraus Zoomen. Dies kannst du über die Zoom_in_and_out.png Buttons machen.

Einladungen von Mitarbeitern

Im Personalplaner hast du die Möglichkeit Mitarbeiter einzuladen. Du kannst diese für die Verfügbarkeit einer Funktion, für die vorläufige Planung oder für die definitive Planung einladen. 

Lese in diesem Artikel mehr über Einladungen.

Kommunikation der Planung

Im Personalplaner hast du die Möglichkeit deine Planung an deine Mitarbeiter zu kommunizieren. Deine Mitarbeiter erhalten eine persönliche E-Mail mit den spezifikationen der Funktion, auf welche sie geplant sind.

Lese in diesem Artikel mehr über die Kommunikation deiner Planung.

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