Mit Projektvorlagen kannst du einfacher und schneller Projekte erstellen, indem du voreingestellte Informationen für oft genutzte Projekte verwendest. Dies können zum Beispiel Projektzeiten, Material, Personal- und Transportfunktionen, Notizen und Aufgaben sein. In diesem Artikel erklären wir, wie du eine Projektvorlage erstellst und diese in der täglichen Arbeit nutzt.
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Warum Projektvorlagen nutzen?

Projektvorlagen ersparen dir Mühe und Zeit.

Wenn du ein Projekt erstellst, musst du jedes Mal durch die selben Schritte gehen. Du musst zum Beispiel Projektzeiten, Notizen, Aufgaben und Personal- und Transportfunktionen hinzufügen. Beim erstellen eines neuen Projekts mit einer Projektvorlage musst du nicht jedes Mal diese Schritte aufs Neue erstellen. 

Zusätzlich kannst du voreingestellte Informationen immer wieder verwenden und gehst sicher, dass gewünschte Projektdaten immer vorhanden sind. Dies hilft dir, die Übersicht zu behalten und eventuelle Fehler zu vermeiden. 

Hinweis: Projektvorlagen unterscheiden sich von Projekten. Die Vorlagen werden auf Basis von Projekten in deiner Datenbank erstellt. Wenn du eine Projektvorlage erstellst, speicherst du ein neues oder schone erstelltes Projekt als Vorlage ab. Rentman speichert dann eine Kopie des Projekts als Vorlage ab. 

Beispiel: Du willst eine Projektvorlage aus Project "X" erstellen. Wenn du dieses Projekt mit dem Vorlagennamen "Vorlage X" speicherst, wir automatisch eine Kopie davon erstellt. Die "Vorlage X" ist unabhängig und kann nicht geändert werden, wenn du das originale Projekt bearbeitest. 

Wie du eine Projektvorlage erstellst

Es gibt zwei Wege eine Projektvorlage, aus einem Projekt in deiner Datenbank, zu erstellen. 

Aus einem leeren Projekt:

1.

Klicke in deinem Projektmodul auf  Hinzuf_gen.png um ein neues Projekt zu erstellen.

2.

Klicke auf Leeres_Projekt.png

3. Erstelle das Projekt, wie du es gerne hättest.
4. Klicke auf Speichern.png
5. Gehe zu "Konfiguration -> Einstellungen -> Projektvorlagen"
6. Klicke auf Hinzufügen add_button.pngund gib deiner Vorlage einen Namen.
7. Suche nach dem Projekt, das du in Schritt 4 gespeichert hast.
8. Speicher Speichern.png die Vorlage.
9. Ab jetzt kannst du beim Erstellen eines Projekts auf diese Projektvorlage zugreifen und musst nicht jedes Mal ein leeres Projekt anfangen.


Durch das duplizieren eines bestehenden Projekts:

1. WähleSelect.png ein bestehendes Projekt im Projektmodul welches du für eine Projektvorlage verwenden willst.
2. Klicke auf den Mehr Aktionen More.PNG Button und wähle Duplizieren.
3. Wähle das Startdatum und klicke auf Asuw_hlen.png.
4. Bearbeite das Projekt, wie du es gerne als Vorlage hättest.
5. Klicke auf Speichern.png
6.  Gehe zu "Konfiguration -> Einstellungen -> Projektvorlagen"
7. Klicke auf Hinzuf_gen.pngund gib deiner Vorlage einen Namen.
8. Suche nach dem Projekt, das du in Schritt 5 gespeichert hast.
9. Speicher Speichern.png die Vorlage.
10. Ab jetzt kannst du beim Erstellen eines Projekts auf diese Projektvorlage zugreifen und musst nicht jedes Mal ein leeres Projekt anfangen.


Eine bereits erstellte Projektvorlage bearbeiten

Projektvorlagen können nicht direkt bearbeitet werden. Du kannst aber jederzeit ein neues Projekt erstellen oder ein bestehendes duplizieren und die gewünschten Informationen anpassen. Hieraus kannst du dann wieder eine Projektvorlage erstellen und, falls gewünscht, die alte löschen. Lies weiter oben, wie du Schritt für Schritt eine Projektvorlage erstellst.

Gehe sicher, dass du sowohl das alte Projekt als auch die alte Vorlage löschst. So hast du immer die neuste Version deiner Projektvorlage und behältst eine gute Übersicht über deine Projektdatenbank.  

Beispiele für Projektvorlagen

Hier findest du Beispiele, für was du eine Projektvorlage nutzen kannst.

Beispiel 1: Ein Dry-Hire, bei dem der Kunde das Material abholt und wieder zurück bringt

Für Dry-Hire-Projekte sind immer eine Abhol- und Rückgabezeit erforderlich. Zusätzlich hast du noch den Planungszeitraum (Zeitraum, in dem das Material nicht im Lager ist und du deshalb nicht vermieten kannst) und den Gebrauchszeitraum (Tage die du deinem Kunden in Rechnung stellst).

Die Projektvorlage für dieses Szenario verwendet den folgenden Zeitplan:

Bildschirmfoto_2017-12-15_um_09.57.23.png

Tipp: Für dieses Szenario könnte es hilfreich sein, eine Notiz für das Lager und den Packschein mit "Kunde holt Material ab!" zu erstellen. 

Tipp: Du willst vielleicht noch mehrere Dry-Hire-Vorlagen mit unterschiedlichen Informationen erstellen. Zum Beispiel könnte die eine Lieferung und Abholung enthalten und während eine andere nur Material enthält. Erstelle alle deine Vorlagen nach deinen Bedürfnissen. 

Beispiel 2: Ein 2-Tägiges Event mit zwei Montagetagen und einem Abbautag.

In diesem Szenario brauchst du Zeiten für den Eventzeitraum, die Montage, den Abbau und den Transport (Hin und Zurück).

Die Projektvorlage für dieses Szenario verwendet den folgenden Zeitplan:

Bildschirmfoto_2017-12-15_um_10.25.45.png

Tipp: In diesem Szenario könnte es hilfreich sein, Funktions- und/oder Transportgruppen für jeden Tag zu erstellen. Auch hier willst du vielleicht mehrere Vorlagen mit verschiedenen Zeiträumen für Montage, Eventtage und Abbau erstellen. 

Was für Vorlagen sind sinnvoll zu erstellen? 

Um dir zu helfen, welche Vorlagen für dich sinnvoll sein könnten, kannst du den folgenden Schritten folgen:  

  1. Erstelle eine Liste mit Projekten, die sich oft wiederholen, ähnlich sind oder sehr viel Zeit für das Erstellen in Anspruch nehmen.
  2. Finde heraus, was die wesentlichen Informationen in diesen Projekten sind. Zum Beispiel Zeiten, Material, Funktionen, Notizen oder Aufgaben. 
  3. Erstelle die Projektvorlagen die du brauchst, mit den oben überlegten Informationen. 

Im Idealfall hast du jetzt eine Liste an Vorlagen mit den wichtigsten Projekten, sodass jeder Projektplaner schnell das richtige auswählen und somit effektiver arbeiten kann. 

 

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