In unserem Dokumentenvorlagen-Editor ist eine Variable ein Container, der zur Markierung und Speicherung bestimmter Informationen in deinem Workspace dient. Variablen können so eingerichtet werden, dass der Inhalt der Variablen bei jeder Erstellung des Dokuments automatisch ausgefüllt wird.

Wenn du ein Dokument mit einer Variable erstellst, wird der entsprechende Inhalt abgerufen und an der Stelle eingefügt, an der sich die Variable befindet.

Wo kann ich auf die Variablen zugreifen?

Um auf die Variablen zuzugreifen, müssen die Dokumentvorlagen im Konfigurationsmodul bearbeitet werden.

  1. Gehe zu settings Konfiguration > Dokumentvorlagen 
  2. Wähle die Dokumentvorlage deiner Wahl aus
  3. Ziehe ein neues Textfeld in den Editor oder wähle ein vorhandenes Textfeld in deinem Dokument aus
  4. Wähle den edit Button
  5. Wähle Variable ganz rechts im Menü
  6. Suche nach der gewünschten Variable
  7. Hinzufügen

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Wie funktioniert die Suche nach Variablen?

Beispiel: Angenommen, es soll eine Rechnung erstellt werden, die die Projektnummer enthält. 

In diesem Fall wurde ein Textfeldmodul in der Rechnungsvorlage positioniert, das auf eine Variable wartet. Klicke auf die Stelle, an der du die Variable haben möchtest, und wähle dann "Variable". Es wird eine Aufforderung angezeigt, die drei Optionen anbietet: Unternehmensdaten, Rechnung und Angemeldeter Nutzer.

Für jede dieser drei Optionen findest du ein >> Symbol. Wenn du das >>-Symbol auswählst, kannst du weitere Variablen sehen und auswählen, die mit der ursprünglichen Variable zusammenhängen. In unserem Szenario suchen wir nach dem Projekt der Rechnung, also wählst du zuerst die Variable "Rechnung". 

In dieser Rechnungsvariablen hast du nun Zugriff auf alle Variablen, die sich auf diese Rechnung beziehen. Von hier aus wollen wir die Projektvariable finden, damit wir auf die Projektnummer zugreifen können. Suche die Projektvariable und wähle Nummer.

Wenn du das Kontrollkästchen markierst und die Variable Nummer hinzufügst, hast du die Projektnummer der Rechnung erfolgreich in dein Dokument aufgenommen.

Tipp: Behalte den Überblick über deinen Suchverlauf, indem du dir den Suchpfad oberhalb der Suchleiste ansiehst. 02.04.2024_12.32.03_REC.png

Wichtiger Hinweis: Wenn du die Suchleiste für Variablen verwendest, sucht Rentman nur maximal zwei Ebenen tiefer als deine aktuelle Variable. Das heißt, wenn eine Variable mehr als zwei Ebenen von der aktuellen Suchebene entfernt ist, wird sie nicht als Suchergebnis angezeigt.
Wenn du also im obigen Beispiel die Suchleiste der Startvariable verwendest und versuchst, "Projektnummer" einzugeben, werden keine Suchergebnisse angezeigt. Wenn du jedoch die Suchleiste in der Rechnung verwendest, wird die Projektnummer angezeigt.

Klicke hier, um ein Video zu sehen.
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Wo kann ich Variablen sonst noch verwenden?

Variablen werden hauptsächlich im Textboxmodul verwendet, sie können aber auch in anderen Teilen des Editors eingesetzt werden, um die Anpassung des Dokuments zu verbessern.

Betreff, Dateiname, Kopfzeile und Fußzeile

Indem du hier eine Variable zuweist, wird sichergestellt, dass jede generierte Vorlage automatisch entsprechend deiner Anfrage geändert wird.

    • Betreff: Betreffzeile der E-Mail.
    • Dateiname: Dateiname des Dokuments. 
    • Kopfzeile: Text, der ganz oben im Dokument angezeigt wird.
    • Fußzeile: Text, der ganz am Ende des Dokuments angezeigt wird.

18.03.2024_14.57.35_REC.png

Füge extra Eingabefelddaten als Variable zu deinen Dokumenten hinzu 

Variablen können auch zusätzlich mit unserer Funktion für extra Eingabefelder verwendet werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, deine Daten aus einem extra Eingabefeld in das Dokument deiner Wahl zu übertragen. So geht's:

    1. Um ein extra Eingabefeld zu erstellen, gehe zu settings Konfiguration > Extra Eingabefeld
    2. Gehe nun zum Editor für Dokumentenvorlagen unter settings Konfiguration
    3. Wähle die Dokumentvorlage deiner Wahl
    4. Ziehe ein neues Textfeld in den Editor oder wähle ein bestehendes Textfeld in deinem Dokument aus
    5. Wähle den edit Button
    6. Wähle Variablen ganz rechts im Menü
    7. Suche entweder nach dem Namen des extra Eingabefeldes oder scrolle nach unten und wähle die Eingabe manuell aus
    8. Hinzufügen
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Extra Eingabefeldvariablen als Spalte im Editor hinzufügen

Das von dir festgelegte extra Eingabefeld kann auch als Variable gezogen und als Spalte in deinem Dokumenteditor hinzugefügt werden.

  1. Öffne die Dokumentvorlage, unter settingsKonfiguration > Dokumentvorlage 
  2. Wähle das Dokument deiner Wahl aus
  3. Wähle ein Modul in deinem Editor aus, in dem die Spalten enthalten sind
  4. Wähle die table_chart Spalte im rechten Menü unter Modul
  5. Spalte hinzufügen
  6. Suchen oder finde das zusätzliche Eingabefeld manuell
  7. Hinzufügen

Häufig gestellte Fragen

Ich kann die gesuchte Variable nicht finden, obwohl sie in einem anderen Dokument vorhanden war. Wo finde ich sie?

Wenn du im Editor nach Variablen suchst, beachte die Art des Dokuments, das du gerade bearbeitest (Lieferschein, Vertrag, Rechnung usw.). Nicht alle Dokumente haben dieselben Variablen, einige sind exklusiv für die jeweilige Dokumentenart.

Gibt es eine vollständige Liste der Variablen?

Nein, wir stellen unseren Kunden keine Listen von Variablen zur Verfügung. Bitte verwende die Suchleiste, um die von dir gesuchte Variable zu finden.

Wie sind die Variablen strukturiert?
Wenn du eine Variable zu einem Dokument hinzufügst, wird die Variable zunächst als ein Stück Code angezeigt, bevor sie automatisch ausgefüllt wird. Anhand des Anfangsbuchstabens nach dem $-Symbol und dem Rest des Codes (z. B.: {$p.number}, {$f.date} oder {$sp.name}), kannst du erkennen, woher die Variable stammt und auf welche Daten sie speziell ausgerichtet ist.
  • P: Projekt
  • F: Finanzen
  • SP: Subprojekt
Warum ist die Suche nach Variablen auf zwei Ebenen beschränkt?
Die Variablensuche ist auf eine kleine Anzahl von Ebenen beschränkt, um Schleifen zu vermeiden.

 

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