Das Konfigurations-Modul

Verfügbar für: Lite Classic Pro

In Rentman ist die Konfiguration das unterste Modul des Menüs an der linken Seite. Diese Modul ist wichtig, wenn du deinen Rentman Account einrichtest. In diesem Artikel erklären wir, was du in der Konfiguration einstellen kannst.-

Account

Firmendaten

  • Kontaktperson
    • Die Kontaktperson wird über Updates und eventuelle technische Probleme benachrichtigt. 
  • Zahlungsinformationen
    • Trage hier Informationen zu deiner Firma ein. Rentman nutzt diese, um dir deine Lizenz in Rechnung zu stellen. 
  • Extra
    • Lade einen Login Hintergrundbild hoch (optional).

Lizenzen

  • Eine Übersicht deiner derzeitigen Lizenz, Anzahl an Powerusern und verbrauchtem Speicherplatz. 
Für mehr Informationen, lese bitte unseren Artikel über die verschiedenen Lizenzen in Rentman
 

Bezahlung

  • Eine Übersicht deiner Rechnungen und deren Status. 

Benutzerrollen

  • Hinzufügen und bearbeiten der Benutzerrollen für deine Mitarbeiter.
    • Mit einer Benutzerrolle definierst du die Rechte (Funktionen und Zugänge), die ein Rentman Benutzer in deinem Account haben soll.

Für mehr Informationen, lese bitte unseren Artikel über die Benutzerrollen.

  • Wähle einen Reparaturmanager
    • Suche nach einem Mitarbeiter (in deiner Datenbank) und wähle diesen als Reparaturmanager aus. Diese Person erhält jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Reparatur einem Artikel zugeordnet wird. 

Hinweis: Ein Reparaturmanager erhält keine E-Mail, wenn er selbst die Reparatur hinzufügt. 

Erweiterungen

  • Aktivieren und deaktivieren von Erweiterungen in Rentman. Diese Erweiterungen können zusätzliche Funktionen zu Rentman hinzufügen.

Einstellungen

Zeit und Ort

  • Zeitzone
    Stelle deine Zeitzone ein.
  • Daten deines Standorts zur KM-Berechnung 
    Trage die Adresse ein, von der die Distanz deines Transports zum Veranstaltungsort berechnet werden soll. 

Nummerreihen

Du kannst die Nummern einiger Items in Rentman ändern. Die derzeitige Nummer jedes Items ist die höchste Nummer, die bis zum jetzigen Zeitpunkt verwendet wurde. 

Tipp: Wenn du eine Nummer änderst, wird der nächste Wert +1 sein. Zum Beispiel ist deine derzeitige Rechnungsnummer '50'. So wird die nächste Rechnung, die du erstellst die Nummer '51' haben. 
Hinweis: Du kannst hier keine Buchstaben eingeben. Materialcodes, die Buchstaben haben, können manuell zur Materialliste hinzugefügt werden. Lese mehr in unserem Artikel über das importieren von Material

Folgend eine Liste mit allen Nummern/Werten, die du bearbeiten kannst: 

  1. Aktuelle Packlistennummer
  2. Aktuelle Angebotsnummer
  3. Aktuelle Vertragsnummer
  4. Aktuelle Rechnungsnummer
  5. Derzeitige Nummer an Mahnungen
  6. Derzeitige Anzahl an Zumietungen
  7. Aktuelle Nummer Zumietungsdokumente
  8. Aktuelle Projektnummer
  9. Aktuelle Kontaktnummer
  10. Aktuelle Nummer Materialcode
  11. Aktuelle Nummer QR-Codes
  12. Aktuelle Nummer Reparaturen
  13. Aktuelle Nummer Reparaturdokumente
 

Projekttypen

  • Erstelle ein neuen oder bearbeite einen schon vorhandenen Projekttyp. 
Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über Projekttypen.
 

Projektvorlagen

  • Erstelle eine neue oder bearbeite eine schon vorhandene Projektvorlage. 
Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über Projektvorlagen.
 

Regelmäßige Prüfungen

  • Erstelle eine neue oder bearbeite eine schon vorhandene Prüfung. 

Stundenerfassung

  • Bestimme die Anzahl an Tagen, für die ein Mitarbeiter seine Stunden nachträglich eintragen kann.
  • Setze die Standardlänge der Pause.
  • Wähle aus, ob Mitarbeiter zuerst ein Passwort eingeben müssen, bevor diese ihre Stunden registrieren.

Extra Eingabefelder

  • Du kannst in Rentman Extra Eingabefelder hinzufügen, die dir in verschiedenen Modulen erlauben, eigene Informationen wiederzugeben. 

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel zu Extra Eingabefelder

Datenbank leeren

  • Wenn du deine Datenbank leerst, werden alle Daten aus Rentman gelöscht. Dies kann bis zu fünf Minuten dauern. Alle Nutzer werden für diese Zeitraum aus Rentman ausgeloggt. 
  • Du kannst den Button 'Datenbank leeren' auch verstecken. So verhinderst du das versehentliche leeren deiner Datenbank. 

Kundenkommunikation

Kommunikation

  • Nachrichten
    • Trage deinen Firmennamen und E-Mail Adresse ein.
    • Trage ein, von wem die E-Mail aus gesendet werden soll.  
    • Wähle aus, ob und an wen eine Kopie als BCC deiner Nachricht gesendet werden soll.
  • Digitales Unterschreiben
    • Lade dein Firmenlogo hoch (dies erscheint wenn der Kunde digital unterschreibt).
    • Wähle aus, ob der Kunde digital unterschreiben kann.
    • Wähle aus, ob der Kunde ein Kommentar hinterlassen kann.
    • Wähle aus, ob der Kunde auch abgelaufene Dokumente unterschreiben kann.

Vorlagen

  • Erstelle eine neue Vorlage mit dem Vorlageneditor. 
  • Bearbeite eine bestehende Vorlage mit dem Vorlageneditor.

Hinweis: Die Standardvorlagen von Rentman können nicht direkt bearbeitet werden. Du kannst diese allerdings duplizieren und dann bearbeiten und anpassen. Um eine Vorlage zu duplizieren, wähle im Vorlageneditor Duplizieren am oberen Bildschirmrand. 

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über Vorlagen

Briefpapier

  • Erstelle ein neues oder bearbeite ein bestehendes Briefpapier. 

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über das Briefpapier.

Anrede

  • Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende Anrede. 
    • Du kannst eine Anrede beim erstellen eines neuen Kontaktes auswählen. Diese Anrede wird beim erstellen von Dokumenten verwendet. 

Finanzen

Finanzen

  • Finanzen
    • Standard Gültigkeit Angebot/Vertrag
    • % vom Materialpreis) 
    •  
    •  
    •  
    • MwSt.-Klasse für Versicherung
  • Dokumente
    • Lade deine Standard AGBs hoch.
    • Wähle aus, ob diese Standardmäßig auf dem Briefpapier angezeigt werden sollen. 

Hinweis: Es werden, unabhängig vom errechneten Prozentsatz im Projekt, immer mindestens die Minimumkaution und höchstens die Maximalkaution berechnet. 

Für mehr Informationen über MwSt.-Klassen und Regelungen, lese unseren Artikel über MwSt.-Einstellungen bearbeiten.

Faktorgruppen

Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende Faktorgruppe. 

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über Rabattgruppen und Faktorgruppen.

Rabattgruppen

Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende Rabattgruppe.

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über Rabattgruppen und Faktorgruppen.

Rechnungszeitpunkte

Erstelle einen neuen oder bearbeite einen bestehenden Rechnungszeitpunkt. 

Zahlungskonditionen

  • Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende Zahlungskondition.
    • Zahlungskonditionen bestimmen, wie viel Zeit du deinen Kunden gibst, um die ausstehende Rechnung zu begleichen. Sobald der Zeitpunkt überschritten ist, wird die Rechnung in Rentman rot hinterlegt. 

Hinweis: Im Konfigurationsmodul erstellst du Standard - Zahlungskonditionen. Du kannst aber auch spezifische Zahlungskonditionen für Kontakte, Projekttypen und Projekte erstellen. Die spezifischen Zahlungskondition überschreiben immer die Standardkonditionen in folgender Reihenfolge: 

  1. Standard - Zahlungskonditionen
    werden überschrieben von
  2. Zahlungskonditionen für Projekttypen
    werden überschrieben von
  3. Zahlungskonditionen für Kontakte
    werden überschrieben von
  4. Zahlungskonditionen für Projekte

Wenn du eine neue Zahlungskondition erstellst oder bearbeitest, musst du die folgenden Informationen eingeben:

- Name
- Text, der auf der Rechnung wiedergegeben wird
- Fakturisierungs Code
- Laufzeit in Tagen

MwSt. Regelungen

Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende MwSt. Regelung.

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über MwSt.-Einstellungen.

MwSt. Klassen

Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende MwSt.-Klasse. 

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über MwSt.-Einstellungen.

Zahlungsmittel

Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende Zahlungsmethode. 

  • Vergebe einen Namen und ein Fakturierungs-Code für jede Zahlungsmethode
  • Online-Zahlung (iDeal/Sofort Banking)
  • Wähle aus, ob du Online-Zahlungen akzeptieren willst
  • Trage den Mollie API Key ein
  • Wähle eine Zahlungsmethode
  • Trage eine E-Mail Adresse für Benachrichtigungen von neuen Zahlungseingängen ein

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über das Einrichten von online bezahlen.

Hauptbücher

Erstelle ein neues oder bearbeite ein bestehendes Hauptbuch. 

  • Vergebe einen Namen und ein Fakturierungs-Code für jedes Hauptbuch
  • Hauptbücher werden meistens von Firmen die eine Buchhaltungssoftware nutzen, verwendet. Hauptbücher geben dir eine Übersicht and Kosten für eine Abteilung, wie z.B. Transport. 

Zusätzliche Bedingungen

Erstelle eine neue oder bearbeite eine bestehende Zusätzliche Bedingung. 

  • Vergebe einen Namen und bearbeite den Text deiner zusätzlichen Bedingung  

Tipp: Du kannst deine Zusätzlichen Bedingungen im Tab Finanzen direkt im Projekt über das Drop-Down-Menü am unteren Bildschirmrand auswählen. 

Für mehr Informationen, lese unseren Artikel über die Finanzielle Übersicht

 

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