Plane dein Material in einem Projekt

In diesem Artikel erklären wir euch wie man Material einplant, wie man mit Materialgruppen arbeitet und wie man das eingeplante Material verwaltet und organisiert. Du kannst dir auch unser Tutorial-Video unten ansehen (Deutsche Untertitel sind verfügbar):

Verfügbar für: Lite Classic Pro

Anleitungsvideo

Um die Grundlagen der Materialplanung schnell zu verstehen, kannst du dir das folgende Video ansehen.

Die Materialplanungsübersicht

In Rentman planst du dein Material immer im Reiter 'Materialien' in einem Projekt.

Auf der linken Seite kannst du das Material in deiner Datenbank sehen. Auf der rechten Seite findest du eine Liste aller geplanten Materialien. Diese Informationen werden auch auf deinem Angebot für das Projekt angezeigt (abhängig von der gewählten Vorlage).

Hinweis: Um die Ansicht anzupassen, kannst du Spalten ein- oder ausblenden.

Rentman-Tipp: Du kannst Werte für mehrere ausgewählte Materialien gleichzeitig bearbeiten. Klicke auf den weitere Aktionen Button [....] und wähle 'Ausgewählte Materialien bearbeiten'.

Spaltenwerte

Name
Der Standardname (Datenbank) dieses Items. Du kannst dieses Item (pro Projekt) umbenennen und dieser Name wird auf deinen Dokumenten angezeigt. Dadurch wird der Standardname (Datenbank) des Items nicht geändert.

Standardmäßig zeigen deine Packlisten den Datenbanknamen deines Items an. Wenn du den Namen eines Items in einem Projekt änderst, kannst du diesen Namen stattdessen auf deiner Packliste anzeigen. Bearbeite die Vorlage deiner Packliste und füge die Spalte Projektname zu dem Modul Materialien in deiner Vorlage hinzu, anstelle der Spalte Datenbankname.

Anzahl (Gesamt in Set)
Das ist die Anzahl der geplanten Items. Klicke darauf, um diese anzupassen. Wenn du ein Set öffnest , gibt die Menge die Anzahl der Einheiten je Set an und in Klammern die Gesamtanzahl der geplanten Einheiten.
Beispiel: Ein DJ-Set enthält zwei CDJ2000 und du planst das DJ-Set zweimal. In der Spalte Anzahl (Gesamt in Set) findest du 2(4). Wenn du das DJ-Set 4 mal planst, beträgt die Anazhl (Gesamt in Set) 2(8).
Rabatt
Gib hier einen Rabattprozentsatz an, der vom brutto Vermietpreis abgezogen wird.
Kommentar Extern
Externe Kommentare können auf dem Angebot angezeigt werden. Bearbeite die Vorlage, um den Kommentar anzuzeigen oder nicht anzuzeigen oder sie auf eine andere Weise anzuzeigen. Der externe Kommentar im Projekt wird automatisch mit dem externen Kommentar im Materialien-Modul gefüllt.
Kommentar Intern
Interne Kommentare werden im Lagermodul, in der Rentman App und auf der Packliste angezeigt. Bearbeite die Vorlage, um den Kommentar anzuzeigen oder nicht anzuzeigen oder diesen auf eine andere Weise anzuzeigen. Der interne Kommentar im Projekt wird automatisch mit dem Kommentar im Materialien-Modul gefüllt.
Option 
Markiere ein Item, ein Set oder eine Case als optional. Dies ist nützlich, damit ein Kunde zwischen verschiedenen Items, Sets oder Cases wählen kann.

Materialgruppen

Materialgruppen können zur Trennung von Material in der Planung und Dokumenten verwendet werden. Du kannst auswählen, wie du das Material aufteilen möchtest, z.B. nach verschiedenen Kategorien (Audio, Licht), Standorten (Bühnen, Räume) oder Zeiträumen.

Einstellen von Zeiten für Materialgruppen

Jede Gruppe hat einen Planungszeitraum (Zeitraum wenn das Material das Lager verlässt) und einen Gebrauchszeitraum (Zeitraum, den du im Angebot berechnest).

Standardmäßig nimmt eine neue Materialgruppe den gleichen Planungs- und Gebrauchszeitraum wie das Projekt an. Du kannst die Materialgruppe aber auch manuell mit einem anderen Zeitraum verknüpfen.

Rentman Tipp: Wenn du eine Standardstruktur von Materialgruppen verwendest, füge diese einer Projektvorlage hinzu. Wenn du ein neues Projekt erstellst, wähle die Vorlage aus, sodass du nicht jedes Mal alle Gruppen erstellen musst.

Rentman Tipp: Wenn du Materialien auf Packlisten automatisch je Ordnerstruktur oder Lagerort bestellen möchtest, richtest du dies in deinen Dokumentvorlagen ein.

Füge eine neue Materialgruppe hinzu

Um eine neue Materialgruppe anzulegen:

  1. Gebe im Feld 'Neue Gruppe hinzufügen' einen Namen für deine Gruppe ein.
  2. Klicke auf die Schaltfläche +, um die Gruppe mit dem voreingestellten Planungs- und Gebrauchszeitraum hinzuzufügen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Nutzungszeitraum, um sie manuell auszuwählen.

Du kannst auch eine Dauer für die Materialgruppe festlegen, indem du auf den Reiter 'Zeit unbekannt' gehst. 

Um eine Materialgruppe zu bearbeiten, doppelklicke auf den Namen der Materialgruppe..

Beispiele für Materialgruppen

Materialtyp:

  • Audio
  • Video
  • Rigging

Standort des Lagers:

  • Standort 1
  • Standort 2 

Kommentar zur Materialgruppe hinzufügen 

Um einen Kommentar zu einer Materialgruppe hinzuzufügen, doppelklicke auf den Namen der Materialgruppe. Im Angebot können Kommentare zur Beschreibung der Materialgruppe für Kunden angezeigt werden. Beispiel: Verwende den Kommentar, um deine Idee für einen Bereich zu erklären.

Materialplanung

So funktioniert es

Im Reiter 'Materialien' findest du in der linken Spalte deine Materialliste mit deinen Items, Sets und Cases. Mit der Suchfunktion kannst du schnell nach einem Artikel in deiner Datenbank suchen.

Materialplanung aus deiner Datenbank

Um ein Item zu planen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Doppelklicke - das Item. Dadurch wird ein Item aus deiner Datenbank in die Planung kopiert.
  • Geben eine Menge ein - durch Anklicken auf der rechten Seite (unter der Spalte Menge) öffnet sich ein Textfeld, in dem du eine manuelle Menge eingeben kannst.

Plane automatisch Material mit Sets, Cases und Zubehörteilen

Sets, Cases und Zubehörteile beschleunigen deinen Planungsprozess.

Planen von Sets: Der Inhalt eines Sets kann (im Gegensatz zum Inhalt eines Cases) geändert werden. Klicke auf das  Symbol, um das Set zu öffnen. Beim Öffnen von Sets kann die Anzahl der Artikel im Set direkt geändert werden.

Wenn du den Inhalt eines Sets innerhalb eines Projekts änderst, kannst du den gleichen Setpreis beibehalten oder den Setpreis basierend auf dem neuen Inhalt ändern. Dazu wähle mceclip0.png das Set aus, klicke auf Weitere Aktionen .... und wähle "Setpreis anhand des Inhalts berechnen".

Planen mit Zubehör: Zubehörteile sind Items, die automatisch oder optional in deinem Projekt bei der Materialplanung geplant werden. Beispiel: Bei der Planung eines beweglichen Scheinwerfers möchtest du vielleicht eine Regenhülle hinzufügen, falls die Veranstaltung draußen stattfindet.

Hinzufügen eines vorübergehenden Items oder einer Kommentarzeile

mceclip1.png

Vorübergehende ItemsVorübergehende Items sind nützlich, um ein benutzerdefiniertes Item für ein bestimmtes Projekt hinzuzufügen. Ein vorübergehendes Item ist nicht auf Lager und wird daher direkt als Mangel ausgewiesen.

Um ein vorübergehendes Item hinzuzufügen:

  1. Klicke mceclip2.png.
  2. Wähle Vorübergehend.

Kommentare: Mit Kommentaren kannst du auf deiner Packliste oder deinem Angebot Informationen hinzufügen.

Um ein Kommentar hinzuzufügen:

  1. Klicke mceclip2.png.
  2. Wähle Kommentar.

Materialverfügbarkeit beim Planen von Material 

Bei der Materialplanung berücksichtigt Rentman deine Materialverfügbarkeit. Wenn du mehr Artikel planst, als du auf Lager hast, wird der Artikel rot, um den Mangel hervorzuheben. Um weitere Informationen über die Materialverfügbarkeit zu erhalten, öffne die Zeitleiste.

  • Reservierung von Materialien - Wenn dein Projekt bestätigt ist, werden die Materialien automatisch reserviert. Durch die Reservierung von Materialien stellst du sicher, dass die Materialien für das Projekt vorgesehen sind.

Optionales Material

Markiere ein Item, ein Set oder eine Case als optional. Dies ist nützlich, damit ein Kunde zwischen verschiedenen Items, Sets oder Cases wählen kann.

Material auf einem Angebot verbergen (aber nicht auf einer Packliste)

Du kannst Material aus Angeboten und Rechnungen ausblenden und gleichzeitig auf deiner Packliste  aufzeigen. Auf diese Weise kannst du vermeiden, dass deine Dokumente mit Artikeln gefüllt werden, von denen deine Kunden nichts wissen wollen (z.B. Kabel). Du hast 3 Möglichkeiten, dies zu tun:

  • Materialgruppe ausblenden - Doppelklicke auf den Namen einer Materialgruppe und deaktivieren das Kontrollkästchen "Wiedergabe in der Preisberechnung".
  • Vergebe Zubehör einen Null-Preis - Stelle sicher, dass du deine Vorlagen so einrichtest, dass Artikel mit Preis=0 ausgeblendet werden (beachte, dass auch Items, die zu 100% reduziert wurden, nicht angezeigt werden).
  • Keine Items in Sets anzeigen - Richte ein Set so ein, dass sein Inhalt nicht in Finanzdokumenten angezeigt wird.

Planung von Exemplaren

Du kannst einen bestimmten Artikel durch das Nutzen von Exemplaren planen. Um das zu tun:

  1. Wähle ein Item in deinem Projekt aus und klicke auf die Schaltfläche Weitere Aktionen More.PNG.
  2. Wähle Exemplar zuweisen. Der sich öffnende Popup-Bildschirm zeigt eine Übersicht über deine Exemplare und deren Verfügbarkeit.
  3. Wähle dein bevorzugtes Exemplar aus und wähle Bestätigen, um es für das Projekt zu buchen.

Das von dir gewählte Exemplar ist auf der Packliste und im Buchungsbildschirm deines Lagermoduls sichtbar.

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