Importiere deine Kontakte

Jede Demo von Rentman beginnt mit einer Beispieldatenbank von Kontakten. Du kannst schnell eigene Kontakte hinzufügen, indem du eine Kontaktdatei importierst.
In diesem Artikel gehen wir die Schritte durch, die du unternehmen musst, um deine Kontakte in Rentman zu importieren.

Du kannst auch einzelne (oder eine kleine Menge) von Kontakten im Modul Kontakte hinzufügen, anstatt eine Datei zu importieren.

Verfügbar für: Lite Classic Pro

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Bevor du startest

Hier ist, was du brauchst, bevor du deine Kontaktliste importierst:

  • Eine Excel- oder .csv-Datei mit den Informationen deiner Kontakte. Wenn du noch keine hast, kannst du unsere Vorlage verwenden, um eine zu erstellen. Diese wird derzeit bearbeitet und wird in Kürze auf dieser Seite verfügbar sein.
  • Eine logische Ordnerstruktur im Modul Kontakte, damit du deine Kontakte schneller finden kannst. Du kannst dem Link folgen, um deine Ordner vorab zu erstellen, oder Rentman automatisch die Ordnerpfade deiner Wahl erstellen lassen. Du wählst den richtigen Ordnerpfad in der Spalte Ordner deiner Datei (mehr Informationen hierzu im nächsten Abschnitt).

Bereite deine Kontaktdatei vor

Viele Rentman-Nutzer führen bereits eine Liste ihrer Kontakte. Die Liste, die du in Rentman importierst, muss eine .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) oder .csv Datei sein.

  • Es wird empfohlen, deutliche Überschriften (Titel) in der ersten Zeile der Datei aufzuführen.
  • Einige der Spalten in deiner Datei sind für Rentman notwendig, während andere optional sind.
  • Der Ordnerpfad eines Kontakts sollte wie folgt in der Spalte "Ordner" angegeben werden:
    Europa/Deutschland/highliterental

Unsere Vorlage wird derzeit überarbeitet. Diese wird in Kürze auf dieser Seite zum Download zur Verfügung stehen. Du kannst sie als Referenz verwenden oder um eine Kontaktdatei zu erstellen.

Wenn du Kontaktpersonen verwendst, empfehlen wir dir, die Kontaktpersonenspalten in deine Kontaktdatei aufzunehmen. Lies im folgenden Abschnitt für mehr dazu.

Kontaktpersonen Spalte

Um Kontaktpersonen zu verwenden, kannst du neue Spalten anlegen, die spezifische Informationen zu der individuellen Kontaktperson enthalten. Diese Spalten helfen dabei mehrere Kontaktpersonen, die zum selben Kontakt gehören mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderen Informationen anzulegen. 

In deiner Datei könnten die Spalten deiner Kontaktpersonen so aussehen:

Contact_person_columns_3.png

Beachte, dass mehrere Kontaktpersonen mit dem gleichen Kontakt verbunden sein können.

Importiere deine Kontaktdatei

  1. Gehe zum Modul Kontakte.
  2. Klicke auf den Spalten-Button Columns.png und wähle Importieren.

    Click_import.png

  3. Lade deine Kontaktdatei hoch.

    Upload_file.png

    Eine Vorschau deiner Datei wird auf dem nächsten Bildschirm angezeigt. Hinweis: Es werden nur die ersten 8 Zeilen deiner Datei angezeigt.

  4. Wenn deine Datei Spaltenüberschriften in der ersten Zeile hat, wähle

    Check.png Enthält Überschrift 

    Das bedeutet, dass die erste Zeile deiner Datei nicht importiert wird.

  5. Gib für jede Spalte an, ob es sich um eine Kontakperson- oder eine normale Kontaktspalte handelt.

    Wenn du keine Kontaktpersonen verwendest, dann wähle immer die Spalte Kontakt.

  6. Ordne die Titel deiner Spalten den Titeln in Rentman zu. Dies ist notwendig, da deine eigenen Spalten einen (etwas) anderen Namen haben können.

    In diesem Beispiel heißt die erste Spalte deiner Datei Kontakt. Es enthält die Namen deiner Kontakte. In Rentman ist der Name dieser Spalte jedoch Firmenname.
  7. Klicke auf Nächster Schritt, wenn du dies für alle Spalten getan hast.
  8. Wähle, was mit doppelten Zeilen geschehen soll. Eine doppelte Zeile tritt auf, wenn ein Wert in einer Spalte bereits in der Rentman-Datenbank vorhanden ist. Es gibt drei Möglichkeiten:

    Duplicate_rows.png

    Wenn du doppelte Zeilen überspringen oder Aktualisiere Items mit Werten der Importdatei wählst, bestimmst du welche Spalten in deiner Datei nach Duplikaten durchsucht werden sollen. Wir nennen diese einzigartige Spalten.

    Wenn ein doppelter Wert gefunden wird, wird die gesamte Zeile übersprungen oder aktualisiert. Dies hängt von der gewählten Option ab.

    Wenn du mehr als eine eindeutige Spalte wählst, muss in beiden Spalten ein Duplikat vorkommen, bevor die gesamte Zeile übersprungen oder aktualisiert wird.

  9. Wähle den Hauptordner deiner eigenen Ordnerstruktur aus.
    Der Hauptordner ist der oberste Ordner und enthält deine Ordnerstruktur.

    Folder_structure.png 

    Normalerweise sollest du einfach den Hauptordner wählen.
    Warnung: Wenn deine Kontaktdatei keine Ordnerspalte enthält, werden alle Kontakte im gleichen Hauptordner abgelegt. Dies bedeutet, dass deine Kontakte nicht organisiert werden. Das kann dazu führen, dass das Suchen nach Kontakten erschwert wird. Wir empfehlen, eine eigene Ordnerstruktur zu erstellen und in der Spalte Ordner den richtigen Ordnerpfad für deine Kontakte anzugeben.
  10. Wähle Nächster Schritt.
  11. Überprüfe deine Daten und wähle Import.png.
  12. Aktualisiere deinen Browser, um den Import abzuschließen.
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