Checkliste für die Einrichtung von Rentman

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über alle Schritte, um Rentman für die optimale Nutzung vorzubereiten. Diese Checkliste ist nützlich für Unternehmen, die bereit sind, Rentman einzuführen, oder für Unternehmen, die Rentman gerade aktiviert haben.

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Firmendaten

Überprüfe deine Zeitzone

Die Zeitzone für deinen Account wird automatisch berechnet, abhängig von deinem Standort. Wenn dein Land jedoch mehrere Zeitzonen hat, empfehlen wir dir sicherzustellen, dass deine Zeitzone korrekt eingestellt ist.

Lies unseren Artikel über das Einstellen deiner Zeitzone.

Fülle deine Rechnungs- und Adressdaten aus.

Für die Abrechnung deiner Rentman-Lizenz musst du Zahlungs- und Adressdaten eingeben. Wenn sich diese in der Zukunft ändern sollten, stelle sicher, dass du diese Informationen aktualisierst.

Lies unseren Artikel über die Einstellung deiner Rechnungs- und Adressdaten.

Besteuerung konfigurieren

In Rentman werden bereits die für dein Land üblichen Steuersätze angewendet. Es kann jedoch sinnvoll sein, deine Mehrwertsteuersätze manuell zu konfigurieren, wenn du z.B. mit einem ausländischen Kunden Geschäfte tätigst oder wenn sich der Mehrwertsteuersatz in deinem Land ändern sollte.

Lies unseren Artikel über die Konfiguration der Besteuerung.

Übersicht über weitere Firmendateneinstellungen

Im Modul Konfiguration von Rentman findest du weitere Einstellungsmöglichkeiten für dein Unternehmen. Für einen vollständigen Überblick über alles, was du konfigurieren kannst, lies unseren Artikel über das Konfigurationsmodul.

Sieh alle verfügbaren Optionen im Modul Konfiguration.

Persönliche Einstellungen

Bearbeite deine persönlichen Profildaten

Du kannst deine Profilangaben wie Telefonnummer, Bankkontonummer, Adressinformationen und Geburtstag bearbeiten. Diese Informationen können für andere von Nutzen sein.

Lies unseren Artikel über die Bearbeitung deines Profils.

Ändern oder Zurücksetzen deines Passworts

Wenn du bei Rentman angemeldet bist, kannst du dein eigenes Passwort ändern. Wenn du über ausreichende Rechte verfügst, kannst du auch die Passwörter anderer Nutzer ändern. Wenn diese sich nicht einloggen können, weil Sie Ihr Passwort vergessen haben, können sie es einfach zurücksetzen.

Lies unseren Artikel über die Änderung deines Passworts.

Material

Hinzufügen oder Importieren von Material

Wenn du dein Material in die Datenbank aufnimmst, kannst du mit der Planung deines Material für Projekte beginnen. Du kannst manuell eine kleine Anzahl von Elementen hinzufügen oder eine Tabelle mit einer großen Anzahl von Material auf einmal importieren. Wenn sich Material in der Rentman-Datenbank befindet, kannst du Geräte gruppieren und QR-Codes, Barcodes oder RFID-Codes einrichten. 

Lies die Anleitung zur Einrichtung deines Materials.

Kontakte

Wenn du deine Kontakte in die Datenbank aufnimmst, kannst du den Überblick über deine direkten Kontakte behalten, deine Kunden verwalten und mit anderen wichtigen Personen oder Unternehmen kommunizieren. Du kannst manuell eine kleine Anzahl von Kontakten hinzufügen oder eine Tabelle mit einer großen Anzahl von Kontakten auf einmal importieren. Wenn sich deine Kontakte in der Rentman-Datenbank befinden, kannst du deine Kontakte in Ordner sortieren und Rabatte für einen bestimmten Kontakt gewähren. 

Lies die Anleitung zum Einrichten deiner Kontakte

Mitarbeiter

Wenn du deine Mitarbeiter in die Datenbank aufnimmst, kannst du die Mitarbeiter zu einer Veranstaltung einladen, ihre Verfügbarkeit verfolgen, die Projektplanung senden und ihre Stunden erfassen. Du kannst manuell eine kleine Anzahl von Mitarbeiter hinzufügen oder eine Tabelle mit einer großen Anzahl von Mitarbeiter auf einmal importieren. Deine Mitarbeiter können sich mit dem von dir erstellten Benutzernamen und Passwort bei Rentman anmelden. Wenn sich deine Mitarbeiter in der Rentman-Datenbank befinden, kannst du deine Mitarbeiter gruppieren und ihnen eine Benutzerrolle zuweisen.

Lies mehr über die Einrichtung von Mitarbeitern.

Fahrzeuge

Wenn du deine Fahrzeuge in die Datenbank aufnimmst, kannst du diese für den Transport von Material zu einem Projekt auswählen und planen. Du kannst manuell eine kleine Anzahl von Fahrzeugen hinzufügen oder eine Tabelle mit einer großen Anzahl von Fahrzeugen auf einmal importieren.

Lies mehr über das Einrichten deiner Fahrzeuge.

Projekte

Projektvorlagen

Projektvorlagen ermöglichen es dir neue Projekte schneller zu erstellen. In deiner Vorlage kannst du häufig verwendete Einstellungen und Informationen für Projekte vorab eingeben. Wenn du ein neues Projekt mit einer Vorlage erstellst, werden diese Einstellungen automatisch übernommen. Dazu können z.B. Veranstaltungszeiten, Material, Mitarbeiter- und Transportfunktionen, Notizen und Aufgaben gehören.

Lies unseren Artikel über Projektvorlagen.

Projekttypen

Projekttypen ermöglichen es dir, zusätzliche Einstellungen automatisch auf deine Projekte anzuwenden. Dazu gehören Standarddokumentvorlagen für Angebote, Verträge und Rechnungen, ein Standardbriefkopf für Dokumente und ein Standardrechnungszeitpunkt.    

Lies mehr in unserem Artikel über Projekttypen.

Planung

Synchronisiere deinen Kalender

Die Synchronisation des (Mein) Kalender-Moduls mit deinem Android- oder Apple-Gerät ist nützlich, um deine persönliche Planung und Termine im Auge zu behalten. Programme oder Anwendungen, die CalDav unterstützen, ermöglichen eine Zwei-Wege-Synchronisation: Wenn dem (Mein) Kalender-Modul in Rentman etwas hinzugefügt wird, wird es in der Kalenderanwendung deines Android- oder Apple-Geräts angezeigt und umgekehrt. Google Kalender, Outlook und einige andere Anwendungen unterstützen nur eine Einweg-Synchronisation mit deinem Gerät. 

Lies mehr in unserem Artikel über die Synchronisation deines Kalenders.

Dokumente und E-Mails

Dokumentvorlagen

In Rentman erstellst und versendest du Angebote, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Zumietungsdokumente, Call Sheets und weitere Arten von Dokumenten. Du kannst Dokumente mit deinem Firmendesign erstellen (und bearbeiten) und den Inhalt von Dokumenten so konfigurieren, dass sie professionell aussehen.

Lies mehr über das Einrichten deiner Dokumente und E-Mails.

Vorlagen für E-Mails und persönliche Nachrichten

Du kannst Zeit sparen, indem du Vorlagen für E-Mails und persönliche Texte erstellst. Wenn du ein Dokument an einen Kunden sendest, kannst du schnell eine deiner Testvorlagen auswählen und bei Bedarf kleinere Anpassungen an der Nachricht vornehmen.

Persönliche Präferenzen

Konfiguriere deine Modulübersichten

In bestimmten Modulen kannst du wählen, welche Informationen angezeigt werden sollen und wie sie angezeigt werden sollen. Im Modul Projekte kannst du dir beispielsweise durch die Auswahl eines der vier verfügbaren Anzeigemodi einen besseren Überblick über anstehende Projekte verschaffen. Im Modul Personalplaner kannst du Elemente der Übersicht ein- oder ausblenden, um die Planung deiner Mitarbeiter effizienter und übersichtlicher zu gestalten.

Lies hier über das Konfigurieren der Projektübersicht und Konfigurieren der Crew-Planerübersicht.

Erstellen von Presets

Ein Preset ist eine Kombination aus Labels und Filtern, mit der du die Auswahl und Übersicht in einem Modul mit einem einzigen Klick ändern kannst. Jedes Modul (und das Dashboard in Rentman) enthält Standardvoreinstellungen, die du verwenden kannst, aber du kannst jederzeit deine eigenen Presets in den meisten Modulen erstellen.

Lies mehr in unseren Artikel über Presets.

Deine Benachrichtigungseinstellungen ändern

Jeder Benutzer kann innerhalb und außerhalb von Rentman Benachrichtigungen erhalten. Account Manager werden benachrichtigt, wenn ein Angebot unterschrieben wurde und Freelancer werden darauf hingewiesen, dass sie zu einer Funktion eingeladen werden. Durch Anklicken einer Benachrichtigung wirst du zum entsprechenden Modul weitergeleitet. Du kannst konfigurieren, worüber du Benachrichtigungen erhalten möchtest und wie du diese erhältst.

Lies mehr über Benachrichtigungen.

Optionale Einstellungen

Verbinde deinen Webshop mit Rentman

Du kannst deinen Webshop mit Rentman verbinden, indem du unser Wordpress Webshop-Plugin installierst. Mit diesem Plugin können Artikel aus deiner Datenbank online angezeigt werden.

Lies unseren Artikel über das Wordpress Webshop-Plugin.

Zusätzliche Eingabefelder

Zusätzliche Eingabefelder sind nützlich, um verschiedene Module in Rentman mit zusätzlichen Informationen zu versehen. Du kannst verschiedene Arten von Eingabefeldern auswählen und diese in deinen Dokumenten als Filterwerte anzeigen lassen. Du kannst z.B. ein zusätzliches Feld anlegen, um einen Farbwert für ein Material auszuwählen und diese Farbe z.B. auf Packzetteln anzeigen lassen.

Lies unseren Artikel über zusätzliche Eingabefelder.

Richte deine Zeiterfassung ein

Im Modul Zeiterfassung hast du den Überblick über alle erfassten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter. Du kannst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter eintragen oder diese selbst registrieren lassen.

Lies mehr über das Einrichten deiner Zeiterfassung.

Einrichten von digitalen Zahlungen

Lass deine Kunden eine Rechnung mit nur wenigen Klicks bezahlen, indem du in deine Rechnungsvorlagen einen digitalen Zahlungsbutton hinzufügst. Diese Funktion ist für Länder mit der Währung Euro verfügbar. Es werden alle gängigen Zahlungsmethoden unterstützt, einschließlich Kreditkarte, Banküberweisung und PayPal.

Lies mehr in unserem Artikel über digitale Zahlungen

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