Du kannst eine Dokumentvorlage, die du erstellt oder dupliziert hast, anpassen. Dies erfolgt durch das Hinzufügen von Modulen, Blöcken und Variablen. Wenn du diese in deine Vorlage gezogen hast, kannst du deren Einstellungen bearbeiten, um zu konfigurieren, welche Informationen angezeigt werden sollen (oder nicht).

In diesem Artikel wird erläutert, wie du deine Dokumentvorlage anpassen kannst. Darüber hinaus beantworten wir häufig gestellte Fragen zu bestimmten Themen.

So bearbeitest du deine Dokumentvorlage:

1. Gehe zu Konfiguration > Kundenkommunikation > Dokumentvorlagen.
2. Wähle eine Vorlage aus.
3. Klicke im oberen Teil des Bildschirms auf Item duplizieren.

Du kannst dir auch unser Video zu diesem Thema ansehen:

Verfügbar für:	Lite	Classic	Pro

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Blöcke und Module hinzufügen

Jede Vorlage besteht aus verschiedenen Blöcken und Modulen. Du kannst diese zu einer Vorlage hinzufügen und dann jeden Block oder Modul separat konfigurieren.

Die Dokumentart bestimmt, welche Blöcke und Module du hinzufügen kannst.

1. Bearbeite eine Vorlage.
2. Um ein Modul zu deiner Vorlage hinzuzufügen, ziehe dieses aus der Seitenleiste auf der rechten Seite und platziere es in deiner Vorlage.
   
   

Du siehst eine Vorschau deiner Vorlage, wenn du oben auf dem Bildschirm eine Beispielprojekt auswählst.

Blöcke

• Abschnitt mit 2,3,4 oder 6 Spalten
• Textblock
• Seitenumbruch

Module

Die in einer Vorlage verfügbaren Module sind für jede Dokumentart unterschiedlich. Zu einem Angebot können z.B. Module hinzufügt werden, wie:

• Material
• Personalfunktionen
• Summen
• Konditionen
• Bilder

Für ein Materiallabel kannst du ein Seriennummernmodul und für eine Personalplanung ein Personalsplanungs- und Transportplanungsmodul hinzufügen.

Sobald du ein Modul hinzugefügt hast, kannst du es bearbeiten, um es anzupassen und weitere Informationen hinzuzufügen. Lies den Abschnitt Modul bearbeiten, um weitere Informationen zu erhalten.

Hinzufügen einer Variablen

Du kannst schnell benutzerdefinierte Informationen zu deiner Vorlage mit Variablen hinzufügen. Dabei kannst du auch eine Hauptvariable und dann eine Subvariable auswählen.

Zum Beispiel:

• Firmendaten
  
  • Land
  • E-Mail-Adresse der Kontaktperson
• Details zum Angebot
  • Preis exkl. Mwst.
  • Preis inkl. Mwst.
  • Gesamtgewicht

1. Ziehe einen neuen Textblock per Drag & Drop in deine Vorlage.
2. Bewege den Mauszeiger über ein Modul, bis du die folgenden Symbole siehst. .
3. Klicke den Bearbeiten-Button .
4. Scrolle in der rechten Seitenleiste nach unten zu Variable.
5. Wähle dort eine Hauptvariable (und Subvariable).
   
   
6. Klicke auf  um die Variable zum Textblock hinzuzufügen.

Du kannst auch Variablen zum Standard-Betreff und Dateinamen des Dokuments hinzufügen. Du findest diese Felder im Abschnitt Vorlage in der rechten Spalte.

Moduleinstellungen bearbeiten

Nachdem du ein Modul zu deiner Vorlage hinzugefügt haben, kannst du die Standardeinstellungen (Anzeige) des Moduls und die angezeigten Spalten ändern.

Standardeinstellungen bearbeiten

1. Bewege den Mauszeiger über ein Modul, bis du die folgenden Symbole siehst. .
2. Klicke auf den Button bearbeiten .
3. Im Reiter Daten des Pop-up-Fensters, findest du eine Liste der Anzeigeoptionen.
   Beispielsweise kannst du den Namen (Header) des Moduls bearbeiten, wählen welche Materialgruppen angezeigt werden sollen, die Darstellung von Sets, wie Informationen gruppiert werden sollen, und wählen, ob die Gesamtsumme aller Materialien angezeigt werden soll.
4. Klicke Speichern nach dem du die Einstellungen konfiguriert hast.

Spalten hinzufügen, bearbeiten, löschen oder sortieren

1. Bewege den Mauszeiger über ein Modul, bis du die folgenden Symbole siehst. .
2. Klicke auf den Bearbeiten-Button .
3. Im Reiter Spalten des Popup-Fensters kannst du einem Modul Spalten hinzufügen oder löschen.
   Um eine Spalte hinzuzufügen, wähle eine Variable und klicke auf .
   
   
   
   Um eine Spalte zu bearbeiten, klicke auf die Spalte in der Übersicht.
   
   
   
   Um eine Spalte zu löschen, suche sie in der Übersicht und klicke auf . .
   Um eine Spalte zu sortieren, suche sie in der Übersicht und klicke auf  und ziehe die Spalte an die gewünschte Stelle.
   
   

Schriftart verändern

Der Vorlageneditor verfügt über verschiedene vorinstallierte Schriften, die du auswählen kannst. Um die Schriftart in deinem Dokument zu ändern, gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf den Text eines Dokumentblocks (der gesamte Text im Editor wird blau markiert).
2. Scrolle in der rechten Spalte nach unten, bis zum gewünschten Textabschnitt.
3. Wähle im Feld Schriftart die gewünschte Schriftart aus.

Zusätzliche Schriftarten

Wenn die gewünschte Schriftart für das Dokument nicht dabei ist, kannst du eine aus Google-Fonts wählen:

1. Klicke im Dokument-Vorlagen Editor auf CSS in der rechten Spalte.
2. Copy-Paste den Folgenden Code in das CSS Popup:
   

   body, td, th, p {
   GOOGLE FONT CSS HERE
   }

3. Öffne ein neuen Tab in deinem Browser und gehe zu Google Fonts.

4. Wähle eine passende Schriftart 
5. Klicke auf das  neben dem Schriftart, um ihn hinzuzufügen (ein schwarzer Balken mit "n° Family selected" erscheint unten im Bildschirm).
6. Klicke auf den Balken um ihn zu öffnen und kopiere den Code in das "Specify in CSS"- Feld  (z.B.: font-family: 'Montserrat', sans-serif; )
7. Gehe zurück in den Rentman Dokumentvorlagen-Editor und ersetze "INSERT GOOGLE FONT CSS HERE" mit dem code aus dem CSS-Popup. Das sollte so aussehen:
   
8. Speichern

Hinweis: Die neue Schriftart erscheint nicht im Editor, aber wird im Dokument angewendet sobald du dieses neu generiert hast.

Wenn du eine bestimmte Schriftart suchst, suche Sie als Google-Font (z.B.: Arial Google Fonts). Für die meisten Schriftsätze schlägt Google die ähnlichste kostenlose Alternative vor.

Anpassen der Sprache im Dokument

Wenn du die Sprache eines Dokumentes anpassen möchtest:

1. Gehe in das  Konfigurationsmodul > Kommunikation > Dokumentvorlagen.
2. Doppelklicke auf die Vorlage, die du verändern möchtest (wenn es eine Systemvorlage ist, dupliziere Sie indem du auf das orange Banner oben auf der Seite klickst)
3. Auf der rechten Seite findest du das Feld Sprache und wählst deine Sprache, alle Blöcke die du ab jetzt hinzufügst sind in der neuen Sprache.
   Statt jeden Block einzeln auszutauschen ist es manchmal leichter eine neue Vorlage aus der Vorlagenbibliothek zu nehmen.
   Statt jeden Block einzeln auszutauschen ist es manchmal leichter eine neue Vorlage aus der Vorlagenbibliothek zu nehmen.
   Hinweis: Blöcke die sich bereits in der Vorlage befinden, werden nicht verändert, du kannst diese löschen und durch neue Blöcke ersetzen. Diese Funktion sichert, dass du Dokumente in mehreren Sprachen gleichzeitig erstellen kannst.

Zeige Informationen per Subprojekt an

1. Ziehe ein Subprojekt in deine Vorlage.
2. Ziehe das gewünschte Modul (zum Beispiel Material) in das Subprojekt-Modul.
3. Wir empfehlen das Text-Modul über dem Subprojekt-Modul hinzuzufügen und mit einer Variablen für das Subprojekt-Modul zu versehen. Dadurch erleichtert sich die Zuordnung und es ist klar zu welchem Subprojekt die Information gehört. 

Kopf- und Fußzeile hinzufügen

So fügst du eine Kopf und/oder Fußzeile hinzu:

1. Gehe zu Eigenschaften bearbeiten in der rechten Spalte.
2. Klicke auf Kopfzeile oder Fußzeile.
3. Bearbeite den Text.
4. Speichern.

Um die Abstände der Kopf- oder Fußzeile anzupassen, kannst du das Briefpapier ändern. 

Automatische Bestätigung für unterschriebene Dokumente

Du kannst automatisch eine E-Mail schicken, wenn ein Dokument unterschrieben wurde. Die Person, die unterschrieben hat, wird dann automatisch eine Kopie des Dokuments erhalten.

So bearbeitest du den Inhalt und Betreff der E-Mail:

1. Gehe zu Eigenschaften bearbeiten in der rechten Spalte.
2. Klicke auf Optionen für die digitale Signatur.
3. Wähle "Ja" bei Kunden nach digitaler Signatur e-mailen.
4. Füge einen Betreff hinzu.
5. Bearbeite den Text.
6. Speichern.

FAQ: Wie kann ich Bilder zu meiner Vorlage hinzufügen?

Lies unseren Artikel über das Hinzufügen von Bildern für eine Anleitung.

FAQ: Wie füge ich mein Firmenlogo in das Dokument ein?

Du kannst dein Firmenlogo und andere Informationen mit deinem Briefpapier in deine Dokumente einfügen.

FAQ: Wie füge ich Materialbilder zu meiner Vorlage hinzu?

Teil 1: Hinzufügen eines Bildes zu deinen Materialien

1. Öffnen ein Material im Material-Modul von Rentman.
2. Klicke den Widget Button um die Widgets Seitenleiste zu öffnen.
3. Unter Dateien, lade ein Bild hoch.
   
   
4. Klicke auf den Pfeil nach unten  neben deinem Bild und wähle In Dokumenten anzeigen.
5. Speichere deine Änderungen.

Teil 2: Zeige das Bild in deiner Vorlage an.

1. Wenn du eine Vorlage bearbeitest, bewege den Mauszeiger über das Materialmodul, das sich bereits in deiner Vorlage befindet.
2. Klicke auf den Bearbeiten-Button .
3. Gehe zum Spalten Reiter.
4. Füge die Abbildungs-Variable hinzu.
   Du findest diese unter Planungsmaterial >> Material>> Allgemein.
5. Klicke um Abbildung als Spalte hinzuzufügen. Diese wird nun in der Übersicht auf der rechten Seite angezeigt.
6. Klicke auf die Spalte in der Übersicht um die Spalteneinstellungen zu bearbeiten.
7. Wähle das Format deiner Abbildung.
8. Speichere die Änderungen.

Das Materialmodul in deiner Vorlage wird nun neu geladen und zeigt deine Materialbilder an. Um die Positionierung von Bildern zu ändern, kannst du die Eigenschaften deiner Bildsäule bearbeiten (siehe Schritt 6 oben).

FAQ: Wie kann ich die Schaltfläche Digitale Signatur ändern?

Das Modul digital Unterschreiben fügt deiner Vorlage eine Schaltfläche hinzu, mit der dein Kunde ein Angebot digital signieren kann. Wenn der Kunde auf diese Schaltfläche klickt, wird er auf eine Webseite geleitet, auf der er eine Unterschrift für das entsprechende Angebot geben kann.

Zusätzliche Einstellungen für das digitale Unterschreiben werden im Modul Konfiguration > Kundenkommunikation > Kommunikation konfiguriert.

1. Ziehe das digitale Unterschreiben Modul per Drag & Drop in deine Angebotsvorlage
2. Klicke auf den digital Unterschreiben Button.
   
   
3. In der Seitenleiste rechts, nach unten zum Button digital Unterschreiben/ Online Bezahlen.
   
   Hier kannst du die Textfarbe, Hintergrundfarbe und Größe der Schaltfläche bearbeiten.
   
   
4. Um den Text in der Schaltfläche zu bearbeiten, bewegen den Mauszeiger über die Schaltfläche, bis du die folgenden Symbole siehst..
5. Klicke den bearbeiten Button  und ändere den Buttontext.

FAQ: Wie erstelle ich einen Lieferschein, der nur noch Material "zu packen" oder "Am Veranstaltungsort" enthält?

Im Equipment-Modul kannst du auswählen, welche Materialien angezeigt werden sollen:

• Alle Artikel
• Nur gepackt oder am Veranstaltungsort
• Nur noch zu packen

Mit diesen Optionen kannst du Packlisten für die folgenden Anwendungsfälle erstellen:

Anwendungsfall A
Einige Artikel sind noch vor Ort, obwohl das Projekt bereits zurückgegeben wurde. In diesem Fall möchtest du eine Packliste mit Artikeln die nur gepackt oder vor Ort sind.

Anwendungsfall B
Ein Teil deiner Ausrüstung ist bereits auf dem Weg zum Standort, aber ein anderer Teil befindet sich noch in deinem Lager. In diesem Fall möchtest du eine Packliste mit Artikeln, die nur noch zu packen sind.

1. Bewege den Mauszeiger über das Modul Material in deiner Vorlage.
2. Klicke den bearbeiten Button . 
3. Neben Artikel, die derzeit verpackt oder vor Ort sind, wähle die gewünschte Option.
   
   
   
   
4. Speichern die Änderungen.
   
   
5. Gib diesem Packzettel einen nützlichen Namen, an dem er zu erkennen ist.

 

F.A.Q.: Wie zeige ich Zumietungen auf meiner Packliste an?

Wenn du Material für ein Projekt zumietest, kannst du dies auf deiner Packliste angeben. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten: pro Item, pro Lieferant oder pro Lieferant für jedes Item. 

Zeige Zumietungen pro Item an

1. Gehe in deiner Vorlage mit dem Mauszeiger über das Materialien Modul.
2. Klicke auf das Bearbeiten Symbol .
3. Gehe zum Reiter Spalten.
4. Wähle die Spalte Planungsmaterial >> Materialplanung >> Anzahl aus Zumietungen.

Wähle diese Option, wenn du die Anzahl der Zumietungen für jedes Item sehen möchtest.

Zeige Zumietungen pro Lieferant an

Um eine Liste der Materialien zu sehen, die du von jedem Lieferanten zugemietet hast, ziehe das Zumietungsmaterial Modul per Drag-and-Drop in dein Dokument.

Pro Lieferant für jeden Artikel

Man kann sich die Menge an zugemietetem Material per Lieferant für jedes Item anzeigen lassen. 

1. Editiere das Materialien Modul in dem du auf das Stiftsymbol klickst. 
2. In der Daten-Sektion gehe zu Materialeigenschaften.
3. Bei der Option Anzahl an Zumietungen wiedergeben wähle "Ja".
4. Speichern.
5. Füge das Modul Verknüpfte Zumietung als Referenz hinzu.

FAQ: Wie kann ich optionale Geräte in einem separaten Modul anzeigen?

Bei der Planung deines Materials kannst du Positionen, Kits und Cases als optional für ein Projekt kennzeichnen.

In deiner Angebotsvorlage kannst du wählen, wie das optionale Equipment angezeigt werden soll. Standardmäßig werden optionale Materialien zwischen allen anderen Geräten aufgelistet. Du kannst aber auch optionale Materialien in einem separaten Abschnitt auflisten.

1. Stelle in deiner Angebotsvorlage sicher, dass du insgesamt zwei Material-Module hast. Wenn in deiner Vorlage bereits ein Materialmodul vorhanden ist, musst du ein zusätzliches hinzufügen.
2. Wähle eines der Material-Module in deiner Vorlage aus und klicken auf den Button bearbeiten.  . 
3. Wähle für die Einstellung Zeige Material in Option Nein.
   
   
   Denke daran, deine Änderungen zu speichern.
4. Wähle das zweite Materialmodul aus und klicke auf den Button bearbeiten.  . 
5. Wähle unter Zeige Material in Option die Option "Nur optionale Items".
   
   
   Dein Angebot hat nun einen separaten Abschnitt mit optionalen Materialien.
   Wir empfehlen, den Titel dieses Abschnitts auf Optional zu ändern. Du kannst dies tun, indem du das Modul bearbeitest und den Titel in das Textfeld Header eingibst.

FAQ: Wie kann ich meine zusätzlichen Eingabefelder anzeigen?

In deiner Vorlage kannst du zusätzliche Eingabefelder anzeigen, die du in Rentman hinzugefügt hast.

1. Wenn du eine Vorlage bearbeitest, bewege den Mauszeiger über ein Modul, das sich bereits in deiner Vorlage befindet.
2. Klicke den Bearbeiten-Button .
3. Gehe zum Reiter Spalten.
4. Füge eine neue Variable hinzu.
   In diesem Beispiel gehört unser zusätzliches Eingabefeld Artikelfarbe zum Materialmodul unserer Vorlage. Du finden es unter Plannungsmaterial >> Material >> Extra.
   
5. Klicke  um das extra Eingabefeld als neue Spalte hinzuzufügen. Es wird nun in der Übersicht auf der rechten Seite angezeigt.
   
   
   
   Du kannst die Spalteneigenschaften bearbeiten, indem du auf diese Spalte in der Übersicht klickst.
6. Speichere die Änderungen.