Passe bestimmte Teile deiner Datenbank an

Teile deiner Datenbank anzupassen, kann sinnvoll sein wenn du Massenbearbeitungen vornehmen möchtest, wie zum Beispiel: 

  • den Preis aller deiner Materialien zu erhöhen. 
  • Telefonnummern all deiner Kontakte anzupassen. 

Du kannst diese Funktionen auch nutzen um deine Datenbank vollständiger zu machen und beispielsweise: 

  • Maßeinheiten zu all deinen Artikeln hinzuzufügen
  • Seriennummern zu deinen Artikeln hinzuzufügen

Hinweis: Falls deine Datenbank leer ist (oder du zum ersten Mal Daten importierst), lies bitte unsere Artikel über das Importieren von Materialien, Kontakten, Mitarbeitern oder Fahrzeugen. 

Nachdem du die angepasste .XLSX Datei hochgeladen hast, wird Rentman die existierenden Einträge in deiner Datenbank mit den neuen Werten anlegen.

Rentman legt auch neue, einzigartige Spalten an wenn deine Einträge upgedatet werden. Diese neuen, einzigartigen Spalten legen auch fest, welche Einträge angepasst werden falls sich Duplikate in der Datei befinden.

Verfügbar für: Lite Classic Pro

Schritt 1: Exportiere deine aktuelle Datenbank

Exportiere deine aktuelle Datenbank als eine .XLSX Datei (Excel, Google Sheets), dies vereinfacht das Anpassen der Einträge. Durch diesen Schritt kannst du auch sicherstellen, dass du die korrekten, einzigartigen Spalten später auswählen kannst. 

  • Du solltest sicher sein, dass du bereits vor dem Export weißt welchen Teil deiner Datenbank du anpassen möchtest. Falls du beispielsweise den Preis anpassen möchtest, sollte die Spalte "Preis" im Export enthalten sein. 
  • Welche einzigartigen Spalten wird Rentman in späteren Schritten brauchen? Stelle sicher, dass diese Spalten im Export bereits enthalten sind. 

Schritt 2: Passe die Informationen deiner Einträge an

  1. Öffne die exportierte Datei mit einem Tabelleneditor (beispielsweise Excel oder Google Sheets) 
  2. Passe deine Einträge an.
  3. Speichere die Datei als .XLSX Datei.

Schritt 3: Importiere deine angepasste Datei

  1. Klicke im entsprechenden Modul von Rentman, auf den Knopf Spalten Columns.png  und wähle Importieren. 

    Click_import.png

  2. Lade deine angepasste Datei hoch.

    Upload_file.png

  3. Passe die Überschriften deiner Spalten an die Überschriften in Rentman an. Dieser Schritt ist notwendig, da die Überschriften deiner Spalten einen (leicht) anderen Namen haben können. 
  4. Wähle Nächster Schritt
  5. Wähle Aktualisiere Items mit Werten der Importdatei. 

    Update_items.png

  6. Wähle deine einzigartigen Spalten aus (Erklärung im nächsten Abschnitt) 
  7. Wähle Nächster Schritt
  8. Überprüfe deine Einträge und wähle Importieren.

Wähle deine einzigartigen Spalten 

Um zu bestimmen welche Einträge bereits in deiner Datenbank vorkommen und welche eine Anpassung brauchen, nutzen wir einzigartige Spalten. Wenn Rentman einen Eintrag in deiner Datenbank findet und eine Reihe in deiner .XLSX Datei, die die gleichen Werte haben in den ausgewählten einzigartigen Spalten, wird dieser Eintrag als Duplikat erkannt. Die Werte, die abweichen und nicht in den einzigartigen Spalten sind, werden angepasst.

Mögliche Probleme und Lösungen 

Falls sich Probleme ergeben beim Anpassen deiner Datenbank, kann der Fehler in der Art sein wie die Datei aufgesetzt ist. Der häufigste Fehler in diesem Fall sind Duplikate in den einzigartigen Spalten: falls in den Spalten, die du als einzigartig ausgewählt hast, Duplikate enthalten sind (zum Beispiel, zwei Einträge mit dem gleichen Namen oder dem gleichen Code) kann dies zu einem Fehler führen in einem der Duplikate. 

Um zu Überprüfen ob sich Duplikate in deiner Datenbank befinden, kannst du die Spalten gruppieren, die du als einzigartige Spalten nutzen möchtest. Falls es Einträge gibt die gruppiert sind (2), kannst du dies schnell korrigieren. Sind die Einträge einzigartig, zeigen sie nur (1) an. 

Wenn dies nicht die Ursache des Fehlers ist, überprüfe diese Auflistung möglicher Fehler.

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