Passe deine Dokumentvorlagen an (Best Practices)

Wenn du die Grundeinstellungen deiner Dokumentvorlagen, wie Module und Spaltenstruktur, abgeschlossen hast, bist du vielleicht an einer weiteren Anpassung deiner Vorlagen interessiert. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Anpassung ein und geben einige nützliche Tipps für Vorlagen, die du erstellen kannst.

Available for: Lite Classic Pro

Füge Bilder deiner Materialien hinzu

Teil 1: Füge Bilder zu deinen Materialien hinzu

  1. Doppelklicke auf ein Material im category Materialmodul.
  2. Lade das Bild unter Dateien hoch.
  3. Klicke auf den Weitere Aktionen more_vert Button neben dem Bild und wähle edit Bearbeiten.
  4. Wähle bei  "Ja" aus.
  5. Klicke auf Speichern .

Part 2: Füge das Bild einer Vorlage hinzu

  1. Wenn du eine Vorlage bearbeitest, klicke auf das Modul "Material", das sich bereits in deiner Vorlage befindet.
  2. Klicke auf table_chart , um die Spalteneinstellungen zu bearbeiten.
  3. Füge eine neue Bildvariable hinzu. Diese findest du unter Material >> Bild.
  4. Klicke in der Übersicht auf die Spalte, um die Spalteneigenschaften zu bearbeiten.
  5. Klicke auf Speichern .

Das Modul "Material" in deiner Vorlage wird neu geladen und zeigt die Bilder deiner Materialien an. Um die Positionierung der Bilder zu ändern, kannst du die Eigenschaften deiner Bildspalte bearbeiten (siehe Schritt 4 oben).

Verändere den Button für digitale Unterschriften 

Das Modul zum digitalen Unterschreiben fügt deiner Vorlage eine Schaltfläche hinzu, die es deinem Kunden ermöglicht, ein Angebot digital zu signieren. Wenn der Kunde auf diese Schaltfläche klickt, wird er zu einer Webseite geführt, auf der er eine Unterschrift leisten kann.

Zusätzliche Einstellungen können im settings Konfigurationsmodul > Kundenkommunikation > Kommunikation eingerichtet werden.

  1. Ziehe das Modul Digitale Unterschrift per Drag & Drop in deine Angebotsvorlage.
  2. Klicke auf das Modul, um es zu bearbeiten.

Packliste: "Noch zu packen" oder "Am Veranstaltungsort" 

Im Block "Material" kannst du wählen, welche Ausrüstung angezeigt werden soll:

  • Alle Materialien
  • Nur gepackt oder am Veranstaltungsort
  • Nur noch zu packende Materialien

Mit diesen Optionen kannst du Packlisten für die folgenden Anwendungsfälle erstellen:

Fall A
Einige Materialien befinden sich noch vor Ort, obwohl das Projekt bereits zurückgekehrt ist. In diesem Fall hättest du gerne eine Packliste mit Artikeln, die nur gepackt oder am Veranstaltungsort sind.

Fall B
Ein Teil deiner Materialien ist bereits auf dem Weg zum Veranstaltungsort, aber ein anderer Teil befindet sich noch in deinem Lager. In diesem Fall möchtest du eine Packliste mit Artikeln, die nur noch gepackt werden müssen.

  1. Klicke auf das Modul "Material", das sich bereits in deiner Vorlage befindet.
  2. Gehe im Menü auf der rechten Seite zu Nur Items, die gerade gepackt oder beim Veranstaltungsort sind und wähle die gewünschte Einstellung aus.
  3. Gib deiner Packliste einen Namen.
  4. Klicke auf Speichern .

Zeige Zumietungen in der Packliste an

Wenn du Materialien für ein Projekt zumietest, kannst du diese auf deiner Packliste angeben. Es gibt drei Möglichkeiten, dies zu tun: pro Artikel, pro Lieferant oder pro Lieferant für jeden Artikel.

Pro Artikel

  1. Klicke auf das Modul "Material", das sich bereits in deiner Vorlage befindet.
  2. Klicke auf table_chart und füge die Spalte Planungsmaterial >> Anzahl aus Zumietungen hinzu.
  3. Klicke auf Speichern .

Wähle diese Option aus, um dir die Stückzahl anzeigen zu lassen, die du pro Artikel zumietest. 

Pro Lieferant

Um eine Liste der Materialien zu sehen, die du von den einzelnen Lieferanten zugemietet hast, kannst du das Modul "Zumietungsmaterial" in dein Dokument hineinziehen.

Pro Lieferant für jeden Artikel

Du kannst dir für jeden Artikel die von einem Lieferanten zugemietete Anzahl anzeigen lassen.

  1. Klicke auf das Modul "Material", das sich bereits in deiner Vorlage befindet.
  2. Gehe im Menü auf der rechten Seite zum Abschnitt Materialeigenschaften.
  3. Wähle bei Anzahl an Zumietungen wiedergeben "Ja" aus.
  4. Füge das Modul "Verknüpfte Zumietung" als Referenz hinzu.
  5. Klicke auf Speichern .

Zeige optionales Material in einem separatem Modul an

Bei der Planung deines Materials kannst du Artikel, Sets und Cases als optional für ein Projekt markieren.

In deiner Angebotsvorlage kannst du wählen, wie optionale Materialien angezeigt werden soll. Standardmäßig wird das optionale Material zwischen allen anderen Materialien aufgeführt. Du kannst jedoch auch optionale Materialien in einem separaten Abschnitt auflisten.

  1. Stelle sicher, dass sich insgesamt zwei "Materialmodule" in deiner Angebotsvorlage befinden.
    Falls schon ein Materialmodul vorhanden ist, musst du noch ein zweites hinzufügen.
  2. Wähle eines der Materialmodule in deiner Vorlage aus. 
  3. Wähle bei Zeige Material in Option "Nein" aus.
  4. Wähle das zweite Materialmodul aus.
  5. Wähle bei Zeige Material in Option "Nur optionale Items" aus.

Dein Angebot wird nun einen separaten Abschnitt mit optionalem Material haben.
Wir empfehlen, den Titel dieses Abschnitts in "Optional" zu ändern. Du kannst dies tun, indem du das Modul bearbeitest und deinen Titel in das Textfeld Kopfzeile einträgst.

Zeige extra Eingabefelder an

In deiner Vorlage kannst du dir extra Eingabefelder anzeigen lassen, die du in Rentman hinzugefügt hast. 

  1. Klicke auf ein Modul , das sich bereits in deiner Vorlage befindet, um es zu bearbeiten.
  2. Klicke auf table_chart und füge die neue Spalte mit dem extra Eingabefeld hinzu.
    In diesem Beispiel gehört unser zusätzliches Eingabefeld Artikelfarbe zum Modul "Material" unserer Vorlage. Es befindet sich unter Material >> Extra.
  3. Es wird nun in der Übersicht rechts angezeigt. Du kannst die Spalteneigenschaften bearbeiten, indem du in der Übersicht auf diese Spalte klickst.
  4. Klicke auf Speichern .

Blende Nullen auf deinen Dokumenten aus

Einige Spalten zeigen möglicherweise eine Menge Nullen, die du vielleicht ausblenden möchtest. Zum Beispiel für den Fall, dass du auf deiner Packliste die Anzahl der Materialien aus Zumietungen anzeigst. Für jede Zeile werden möglicherweise viele Nullwerte angezeigt, die du ausblenden möchtest, um weniger Informationen zu zeigen und damit eine übersichtlichere Packliste zu erhalten.

  1. Klicke auf ein Modul , das sich bereits in deiner Vorlage befindet, um es zu bearbeiten.
  2. Klicke auf table_chart und anschließend auf die Spalte, die du bearbeiten möchtest.
  3. Ändere die Einstellung Nullwerte ausblenden zu "Ja".

Wiederhole diesen Vorgang für alle Spalten, in denen du die Nullwerte ausblenden möchtest.

 

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