Rentman ist eine Software, die dir dabei hilft, dein Geschäft und deine täglichen Abläufe in einem zentralisierten System zu verwalten. Das bedeutet, dass du Zugang zu vielen Funktionen hast, die auf den ersten Blick überwältigend erscheinen können. Kein Problem, wir helfen dir! Die Rentman Academy führt dich durch die verschiedenen Schritte, die du unternehmen musst, um dein Konto zu implementieren. Dann wirst du nach und nach lernen, wie du mit der Verwendung von Rentman beginnen kannst. 

Bitte beachte, dass du möglicherweise nicht alle Module hast. Wenn du nicht über alle Module verfügst, ist es in Ordnung, wenn du den Leitfaden oder die Anleitungen, die nicht für dich bestimmt sind, einfach überspringst. Natürlich haben wir das in den Leitfäden der Rentman Academy so deutlich wie möglich gemacht. 

Falls du dich an einem Punkt des Prozesses verläufst oder feststeckst, zögere nicht, unser Support-Team in der rechten unteren Ecke deines Bildschirms um Hilfe zu bitten. Sie werden dich gerne persönlich beraten und unterstützen.

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Einrichten deines Accounts von A bis Z

Lege deine Kontaktliste an

Dies ist das allererste Modul der Rentman Academy. Da Aufträge mit Personen außerhalb deines Unternehmens abgewickelt werden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sich alle deine Kontakte an einem Ort befinden. Wir werden dich durch den Prozess der Implementierung deiner Kontaktliste führen. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Organisieren der Kontaktlliste, um sofort alle Informationen zu finden, die du benötigst. 
• Hinzufügen neuer Kontakte in Rentman, damit du sie als Auftraggeber für Projekte, aber auch als Veranstaltungsorte oder Lieferanten verwenden kannst.
• Hinzufügen spezifischer Informationen zu deinen Kontakten, damit du nie etwas über sie vergisst. Warnungen, Rabatte und Zahlungseinstellungen helfen dir dabei, alle Informationen über jeden Kontakt zu erhalten.
• Überblick über dein Unternehmen mit einem anpassbaren Dashboard. 

Folge meinem Beispiel!

Sobald du deine Kontakte eingerichtet hast, kannst du die folgenden Leitfäden in beliebiger Reihenfolge lesen. Gibt es Leitfäden, die für dich im Moment nicht relevant sind? Überspringe sie einfach oder lies weiter und entdecke zusätzliche Möglichkeiten, die Rentman zu bieten hat.

Richte deine Materialdatenbank ein

Wenn du deinen Bestand verwalten möchtest, musst du zuerst deine gesamtes Material zu Rentman hinzufügen, damit du mit deiner Datenbank arbeiten kannst. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Organisieren der Datenbank so, dass du alle Informationen, die du brauchst, sofort findest. 
• Hinzufügen neuer Materialien, damit du mit der Planung von Projekten beginnen und deren Verfügbarkeit verfolgen kannst.
• Kombinieren von Materialien wie Mikrofonen und Mikrofonständern oder Tischen und Stühlen, die du oft zusammen vermietest. So kannst du bei der Planung und Vorbereitung einer Veranstaltung viel Zeit sparen.
• Arbeit mit Artikeln, die du nicht vermieten, sondern lieber verkaufen möchtest. In der Tat sind nicht alle Artikel dazu bestimmt, am Ende einer Veranstaltung wieder in dein Lager zu kommen. Verbrauchsmaterialien und verkaufte Artikel werden auf unterschiedliche Weise verwaltet, und du wirst lernen, wie das geht.
• Bearbeiten deiner Materialliste, wann immer du willst.

Folge meinem Beispiel!

Füge deine Mitarbeiter und Fahrzeuge zu deinem Rentman-Konto hinzu

Wenn du dein Personal verwalten und planen möchtest, musst du zuerst sicherstellen, dass alle deine Mitarbeiter und Fahrzeuge im System vorhanden sind. Dann kannst du sie auf Projekte einplanen und ihnen bestimmte Funktionen zuweisen. Die Planung war noch nie so einfach. Dieser Leitfaden wird dir die folgenden Funktionen vorstellen:

• Organisieren der Datenbank so, dass du sofort alle Informationen findest, die du benötigst, wie zum Beispiel: E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Benutzerrolle.
• Einladen deiner Mitarbeiter zu Rentman, damit du sie für bevorstehende Veranstaltungen einplanen kannst.
• Hinzufügen aller Fahrzeuge, damit du entscheiden kannst, welche für jede Veranstaltung verwendet werden sollen.
• Nutzung von Labels zum Filtern deiner Mitarbeiter nach Fähigkeiten, um den Planungsprozess noch einfacher zu gestalten.
• Einstellung der Zugriffs- und Benutzerrechte deiner Mitarbeiter in Rentman.
• Effiziente Verwaltung der Zeit deiner Mitarbeiter durch Angabe, wann sie verfügbar sind und wann nicht, und durch Verwendung ihres eigenen Zeitplans.

Folge meinem Beispiel!

Erstelle oder verwende QR-Codes für deine Materialien

Wenn du über das Lagermodul verfügst, möchtest du wahrscheinlich QR-Codes verwenden, um den Buchungsprozess schneller und genauer denn je zu gestalten. Die Verwendung von QR-Codes ermöglicht es auch, deine Materialien zu verfolgen, wo auch immer sie sich befinden. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Erstellen von QR-Codes für deine Artikel.
• Nutzung verschiedener QR-Codes für Artikel und Exemplare.
• Angabe des Lagerorts, um den Buchungsprozess zu optimieren.

Folge meinem Beispiel!

Richte deine Finanzeinstellungen ein

Wenn du über das Finanzmodul verfügst, bedeutet dies, dass du deinen Kunden Angebote vorlegen und Rechnungen ausstellen wirst. Diese Prozesse können ewig dauern, aber Rentman steht hinter dir. Die Rechnungsstellung ist fast vollständig automatisiert, sobald du alles eingerichtet hast. Genau das werden wir tun. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Eingeben der korrekten Währung.
• Hinzufügen deiner Bedingungen und Konditionen, die für eine vollständige Transparenz gegenüber deinen Kunden unerlässlich sind.
• Erstellen von Faktoren für mehrere Tage, wenn du deine Materialien manchmal für längere Zeiträume vermietest
• Einstellung deiner Besteuerung.
• Einstellung von Rechnungszeitpunkten und Zahlungskonditionen.

Folge meinem Beispiel!

Jetzt kommt der letzte Schritt zur vollständigen Einrichtung deines Rentman-Kontos. Überspringe ihn nicht, das ist unerlässlich! 

Bestimme das Aussehen deiner Dokumente und E-Mails

Du möchtest bestimmt sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation, die von deinem Rentman-Konto kommt, auch so aussieht. Sie muss zum Image deines Unternehmens passen. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Bestimme den Aufbau deiner E-Mails.
• Bestimme das Aussehen deiner Dokumente und füge das Logo deines Unternehmens hinzu. 

Folge meinem Beispiel!

Herzlichen Glückwunsch, dein Konto ist jetzt vollständig eingerichtet! Es ist an der Zeit, mit der Nutzung von Rentman zu beginnen und sicherzustellen, dass du alle Funktionen und Abläufe entdeckst, die du für dein Geschäft benötigst. 

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Beginne Rentman in vollem Umfang zu nutzen: Rentman Level 1

Erstelle ein Projekt für eine reibungslos ablaufende Veranstaltung

Rentman ist ein projektbasiertes System. Wenn du eine Veranstaltung planst und vorbereitest, musst du ein Projekt und alle Elemente von hier aus erstellen. Achte darauf, dass du möglicherweise nicht auf alles zugreifen kannst, je nachdem, welche Module du in deinem Rentman-Konto ausgewählt hast. Keine Sorge, du kannst den Abschnitt einfach überspringen und direkt zu den Modulen gehen, die du brauchst. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Erstellen eines Projekts und Ausfüllen der allgemeinen Informationen, wie Auftraggeber, Veranstaltungsort und einige wichtige Details mit den Anmerkungen.
• Planng des Materials, das du benötigst.
• Planung des Personals und des Transports unter Angabe der Funktionen, die du für das Projekt benötigst.
• Erstellen eines Angebots mit allen Informationen aus dem Projekt. Dieses Angebot kannst du dann an deinen Kunden senden.

Folge meinem Beispiel!

Sobald dein erstes Projekt geplant ist und du dich mit Rentman sicherer fühlst, ist es an der Zeit, einen Schritt weiter zu gehen. Wenn du nicht alle Module in deinem Rentman-Konto hast, kannst du auch nur die Anleitungen zu den Modulen lesen, die du hast. Oder entdecke, welche anderen Möglichkeiten dir Rentman bietet. 

Verwende Exemplare für eine genaue Verfolgung deines Materials

Wenn du das Materialmodul besitzt, möchtest du sicher den Überblick über deine Materialien behalten. Du möchtest wissen, wie sie verwendet werden, wo sie sich befinden, warum sie nicht verfügbar sind und wie du mit kniffligen Situationen umgehen kannst, wenn du merkst, dass du mit einem Mangel konfrontiert bist. Das macht Sinn, und genau das werden wir tun. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Einrichten und Verwendung von Exemplaren, um eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, wie und wo deine wertvollen Artikel verwendet werden.  
• Verfügbarkeitsverfolgung aller Arten von Artikeln, damit du nie kurz vor einer Veranstaltung überrascht wirst.
• Verwaltung von Mängeln vor einer Veranstaltung, um sicherzustellen, dass alles, was du brauchen, bis zur Deadline bereit ist. 
• Arbeiten mit Verkaufsartikeln, da nicht alle Artikel vermietet werden. Möglicherweise möchtest oder musst du deine Artikel verkaufen, und Rentman ist auch hier, um diese Situationen zu verwalten. 
• Dokumentieren von allem Bereichen, indem du die Dokumente und Dokumentvorlagen innerhalb von Rentman verwendest.

Folge meinem Beispiel!

Plane dein Personal und deine Fahrzeuge für deine Projekte

Wenn du über das Modul Personalplaner verfügst, möchtest du sicherlich den Zeitplan deiner Mitarbeiter verwalten, sie einladen oder sie für verschiedene Funktionen und/oder verschiedene Projekte planen. Sich zu vergewissern, dass sich die Planung nicht mit einer anderen überschneidet oder den Überblick zu behalten, wer wann verfügbar ist, kann schnell zu Kopfschmerzen führen. Wir sind uns dessen voll bewusst, und mit Rentman kannst du die Personalplanung mit Leichtigkeit und Effizienz in Angriff nehmen. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Überblick über die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter. Informiere dich, noch bevor du sie fragst, ob sie für eine Veranstaltung verfügbar sind oder nicht. 
• Einladen deiner Mitarbeiter auf Funktionen, falls du sie benötigst.
• Planung deines Personals für mehrere Projekte gleichzeitig, um deine und ihre Zeit zu optimieren.
• Planung deiner Fahrzeuge.

Folge meinem Beispiel!

Buche Materialien mit dem Lagermodul

Wenn du über das Lagermodul verfügst, buchst du deine Materialien im Lager ein und aus, um sicherzustellen, dass du den Überblick behältst, was sich wo befindet. Das Lagermodul gibt dir einen so schnellen Überblick über alles, was du wissen musst! Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Ein-und Ausbuchen deines Material, wenn es bei Veranstaltungen eingesetzt werden.
• Nutzung unterschiedlicher QR-Codes für Artikel und Exemplare bei der Buchung deines Materials.
• Erklärung der verschiedenen Status, damit du weißt, wo sich die Projekte befinden, ohne dass du dich in das Projekt einarbeiten musst.
• Erstellen von Packlisten.

Folge meinem Beispiel

Stelle deinen Kunden Rechnungen aus

Wenn du über das Finanzmodul verfügst, bedeutet dies, dass du deinen Kunden Angebote unterbreiten und Rechnungen ausstellen wirst. Die Rechnungsstellung ist jedoch komplexer als nur die Erstellung einer Rechnung. Auch bei diesen Schritten stehen wir dir mit Rat und Tat zur Seite. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Erklärung aller finanziellen Einstellungen deiner Projekte, damit du dieser Optimal nutzen kannst.
• Hinzufügen von Bedingungen zu deinen Angeboten, damit deine Kunden wissen, welchen Bedingungen sie zustimmen werden.
• Erstellen von Rechnungen mit Daten aus dem Projekt.
• Senden von Mahnungen an den Kunden, wenn dieser die Rechnung nicht pünktlich bezahlt hat.
• Erstellen von Teilrechnungen.

Folge meinem Beispiel!

Jetzt kommt der letzte Schritt zum Abschluss von Level 1. Danach wirst du die wichtigsten Abläufe innerhalb von Rentman kennen. Überspringe sie nicht, das ist sehr wichtig! 

Automatisierte Erstellung von Dokumenten mit Dokumentvorlagen

Bei den Dokumentvorlagen handelt es sich um Vorlagen, mit denen du auf einfache Weise Dokumente jeder Art ( Angebote, Rechnungen, Packzettel usw.) erstellen kannst. Auf diese Weise musst du, sobald du die Vorlage erstellt hast, nur noch auf "Erstellen " klicken, und schon wird ein neues Dokument mit allen Informationen, die du dazu benötigst, erstellt. Dieser Leitfaden wird dir folgende Funktionen erklären:

• Die Struktur von Dokumentvorlagen meistern.
• Personalisieren des Inhalts deiner Vorlagen.
• Anpassen des Stils und der Farben an dein Firmenimage.
• Hinzufügen einer Schaltfläche für die digitale Signatur.
• Erstellen einer E-Mail-Vorlage, um die Dokumente auf sehr professionelle Weise noch schneller zu versenden.

Folge meinem Beispiel!

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Herzlichen Glückwunsch, wenn du an diesem Punkt bist, hast du Level 1 der Rentman Academy abgeschlossen! Jetzt kannst du Rentman täglich benutzen und sicherstellen, dass du die guten und effizienten Entscheidungen triffst. Dein Arbeitsablauf wird schneller und automatisierter sein als je zuvor. 

Halte dich bereit für das bald kommende Level 2.