Rentman Academy - Füge deine Mitarbeiter und Fahrzeuge zu deinem Rentman-Konto hinzu

Arbeitszeit: 45min

Hallo, schön, dich wiederzusehen. Du benötigst Rentman, um deine Mitarbeiter und deinen Transport zu managen, und genau das werden wir heute tun. Aber zuerst musst du deine Mitarbeiter und den Transport zu deinem Rentman-Konto hinzufügen, bevor du mit der Planung beginnen kannst.

Falls du dich an einem Punkt des Prozesses verläufst oder feststeckst, zögere nicht, unser Support-Team in der rechten unteren Ecke deines Bildschirms um Hilfe zu bitten. Sie werden dich gerne persönlich beraten und unterstützen.

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Wie kann ich meine Mitarbeiter zu Rentman einladen?

Du hast ein Team, das mit dir arbeitet, egal ob es sich dabei um Arbeitnehmer oder Freiberufler handelt, und sie werden ebenfalls Rentman verwenden müssen. Sie werden ihr eigenes Profil und ihren eigenen Zugang zu der Software haben, aber als Poweruser entscheidest du, was sie sehen und tun können.

Organisiere deine Teams

Leitfaden : Erstelle und bearbeite deine Ordnerstruktur

1 -Erstelle eine folder Ordnerstruktur im group Mitarbeitermodul, die die Teamstruktur deines Unternehmens widerspiegelt. Tue das gleiche im local_shipping Fahrzeugmodul.

Hinweis
Hier ist ein Beispiel für eine Struktur, die du einrichten könntest: 

1.png

Füge deine Mitarbeiter hinzu

Nun, da die Struktur vollständig festgelegt ist, hast du zwei Möglichkeiten. Wähle eine der folgenden Optionen:

Lade deine Mitarbeiter manuell ein

Leitfaden: Füge Mitarbeiter hinzu

Du möchtest mit dem Eintragen der Daten deiner Mitarbeiter beginnen, bist dir aber noch nicht sicher, wie du vorgehen sollst. Und das ist normal, wir stehen erst am Anfang. Das bedeutet, dass du damit beginnst, deine Mitarbeiter und Fahrzeuge manuell einzutragen, nur um den Prozess erst einmal in den Griff zu bekommen.

2 - Wähle den ersten Ordner aus, den du mit einer neuen Person füllen möchtest, indem du auf die Dropdown-Liste der Ordner klickst. Klicke dann auf add_circle Mitarbeiter hinzufügen.

3 - Fülle alle notwendigen Informationen aus

Hinweis
Du musst einen Benutzernamen für deine Mitarbeiter erstellen. Dies wird der Benutzername sein, mit dem sie Zugang zu ihrem Arbeitsbereich haben werden. Dieser kann später bearbeitet werden, wenn du möchtest. Das Passwort kann ebenfalls beliebig oft geändert werden, bis sie ihr Profil erstellen. Dann überschreibt ihr eigenes Passwort dasjenige, das du für sie erstellt hast.

Hier wird alles erklärt: Verwalte dein Rentman-Profil und deine Arbeitsbereiche (Firmenkonten)

4 - Gehe zum local_shipping Fahrzeugmodul und füge mindestens ein Fahrzeug hinzu.

Leitfaden: Füge Fahrzeuge hinzu

Importiere deine Mitarbeiter 

Leitfaden: Importiere deine Mitarbeiter

Du hast eine ziemlich große Anzahl an Mitarbeitern, die du zu Rentman einladen möchtest, und du möchtest schnell vorankommen. Du ziehst es vor, dass alle so schnell wie möglich mit der Arbeit an Rentman beginnen, anstatt zu viel Zeit damit zu verbringen, alles vorzubereiten. Perfekt, Rentman soll dir helfen, Zeit zu sparen, und wir können es kaum erwarten, von deinem Workflow zu hören!

2 - Gehe zu deiner Excel-Datei und bereite sie so weit wie möglich vor. Stelle sicher, dass:

  • Alle Mitarbeiter sind in Zeilen angeordnet, und die verschiedenen Informationen über sie sind in verschiedene Spalten unterteilt.
  • Du hast eine Spalte namens "Ordner" oder "Ordnerstruktur" mit dem Ordner, in dem sich das Element befinden soll.
  • Die Datei enthält weniger als 68 Spalten.
  • Das Dokument enthält weder mehrere Seiten noch eine Formel.

3 - Klicke auf den Weitere Aktionen more_vert Button neben add_circle Mitarbeiter hinzufügen und lade deine Importdatei hoch oder ziehe sie in das Fenster. Fülle alles aus und importiere deine Mitarbeiter in Rentman, indem du den Anweisungen auf dem Bildschirm folgst.
4 - Gehe zum local_shipping Fahrzeugmodul und importiere die Daten auf die selbe Art und Weise.

Leitfaden: Importiere deine Fahrzeuge

Kennzeichne deine Mitarbeiter

Leitfaden: Verwende Labels

Jetzt hast du alle Mitarbeiter zu Rentman hinzugefügt. Aber auch wenn sie in verschiedenen Ordnern organisiert sind, möchtest du sie vielleicht noch einfacher filtern können oder zusätzliche Informationen hinzufügen.

5 - Wähle mindestens einen Mitarbeiter aus und füge ein label Label hinzu.

Hinweis
Labels sind sehr nützlich, um die Fähigkeiten deiner Mitarbeiter anzugeben. Du kannst zum Beispiel ein Label für Tontechniker, für Lichttechniker, für Bühnenarbeiter usw. oder sogar für die Sprache, die deine Mitarbeiter sprechen, erstellen.

6 - Klicke auf ein gerade erstelltes label Label aus der Dropdown-Liste. Diese befindet sich in der rechten oberen Ecke deines Bildschirms. Was passiert?

Die Berechtigungen deiner Mitarbeiter

Abhängig von ihrer Arbeit, ihren Aufgaben oder Verantwortlichkeiten ist es deinen Mitarbeitern nicht gestattet, auf bestimmte Informationen in deinem Rentman-Konto zuzugreifen. Zum Beispiel haben deine Freiberufler keinen Zugang zu den Rechnungen, aber deine Accountmanager schon, da es zu ihren Aufgaben gehört. Du bist derjenige, der ihnen diesen Zugriff dank der Benutzerrollen gewährt.

Leitfaden: Lege Benutzerrollen an

7 - Gehe zu settings Konfiguration > Account > Benutzerrollen und überprüfe die bereits vorhandenen Benutzerrollen. Bearbeite eine, z. B. die Benutzerrolle Freiberufler, und wirf einen Blick auf die Berechtigungen, die sie gewährt. Prüfe jetzt eine andere Benutzerrolle. Kannst du die Unterschiede erkennen?

8 - Gehe zurück zur Benutzerrolle Freiberufler. Wenn deine Freiberufler mehr Rechte haben sollen, wähle diese aus. Wenn sie weniger Rechte haben sollen, hebe die Markierung derer auf, die du aus ihrer Rolle entfernen möchtest.

9 - Gehe zum group Mitarbeitermodul, wähle einen deiner Freiberufler aus und wähle im Teil mit den Anmeldeinformationen die Benutzerrolle Freiberufler aus.

Hinweis
Es kann ziemlich vage erscheinen. Du kannst also einen "Test" Mitarbeiter erstellen und ihm eine der Benutzerrollen zuweisen, zum Beispiel Freiberufler. Melde dich mit diesem Test-Mitarbeiter an und schaue dir seinen Zugriff an. So kannst du dich vergewissern, worauf deine Mitarbeiter zugreifen können und worauf nicht.

Wie kann mein Team seine Zeit einteilen?

Nun, da deine Mitarbeiter alle in Rentman sind, kannst du ihren Benutzernamen und ihr Passwort mit ihnen teilen, damit sie sich einloggen können. Du benötigst jetzt ein Tool, das dir zeigt, wie du deine Zeit verwalten kannst und woran dein Team arbeitet. Wahrscheinlich möchtest du auch wissen, wann sie (un)verfügbar sind.

Jeder hat Zugang zu seinem eigenen Terminkalender

Leitfaden: Das (Mein)Kalender Modul

10 - Gehe zum event (Mein) Kalender Modul. Da du noch nicht mit der Planung von Projekten begonnen hast, solltest du auf dieser Seite nicht viel sehen. Wir werden später darauf zurückkommen. Klicke zunächst auf Planung und tippe den Namen eines anderen Mitarbeiters ein. Du hast jetzt Zugang zu seinem Terminkalender.

11 - Du weißt schon, dass dieser Mitarbeiter auf jeden Fall für einen ganzen Monat verfügbar ist. Klicke auf dieses Datum und wähle Verfügbar aus. Wähle einen Zeitraum aus und speichere. Der Tag ist jetzt grün. Das bedeutet, dass dieser Mitarbeiter verfügbar ist, wenn du ihn für eine Funktion einplanen möchtest. Schauen wir uns das später noch einmal an.

Hinweis
Hier findest du weitere Informationen zur Vefügbarkeit: Prüfe die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter

12 - Gehe zurück zu deinem eigenen Terminkalender und wähle einen Tag aus, an dem du einen Termin hast. Oder vielleicht einen Feiertag. Egal aus welchem Grund, du weißt, dass du nicht verfügbar bist, und du möchtest sicherstellen, dass niemand dich an diesem Tag einplanen kann. Klicke auf Termin und trage die Informationen ein. Klicke auf Speichern. Der Termin erscheint jetzt in deinem Terminkalender.

Gut gemacht, du bist hier so gut wie fertig! Dein Team sieht großartig aus und ist bereit, mit der Arbeit zu beginnen. Du kannst jetzt damit beginnen, einen anderen Teil deiner Software zu implementieren, wie z.B. deinen Materialbestand, dein Lager oder deine Finanzinformationen, falls du es noch nicht getan hast.

Andernfalls kannst du mit der Einrichtung deiner Dokumente und Kommunikation beginnen, bevor du Stufe 1 erreichst!

Wenn du weitere Fragen oder Feedback hast, zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden.

 

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