Arbeitszeit: 20min

Hallo, wie läuft es bis jetzt? Du möchtest in der Lage sein, in Rentman Angebote und Rechnungen für deine Kunden zu erstellen, und genau das werden wir tun. Aber eins nach dem anderen, lasse uns erstmal alles vorbereiten und einrichten.

Falls du dich an einem Punkt des Prozesses verläufst oder feststeckst, zögere nicht, unser Support-Team in der rechten unteren Ecke deines Bildschirms um Hilfe zu bitten. Sie werden dich gerne persönlich beraten und unterstützen.

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Die Währung

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass du mit deinen Kunden auf einer Linie liegst, wenn es um die Preise geht, die du mit ihnen kommunizierst. Du musst die Währung angeben, insbesondere wenn du mit internationalen Kunden zu tun hast.

1 - Gehe zu settings Konfiguration > Finanzen > Finanzen und füge das Währungssymbol hinzu, das du für die meisten oder alle deine Transaktionen verwenden wirst.

Geschäftsbedingungen

Leitfaden: Richte deine Geschäftsbedingungen ein

Es gibt zwei Arten von Bedingungen:

• Die Geschäftsbedingungen, die Hauptbedingungen, die du zusammen mit all deinen Angeboten als extra Anhang mitschickst.
• Die zusätzlichen Bedingungen sind reiner Text, den du nach Belieben zu deinen Dokumenten hinzufügen kannst.

2 - Befolge die Anweisungen in dem oben erwähnten Artikel (Leitfaden) und erstelle eine der beiden Bedingungen.

Die Mehrtagesfaktoren

Leitfaden: Richte den Materialpreis-Faktor (Mehrtagesrabatt) ein

Du vermietest deine Materialien oft für längere Zeiträume und möchtest den Preis entsprechend diesem Zeitraum anpassen, damit du deinen Kunden einen attraktiveren Preis bieten kannst. So funktionieren die Faktoren.

3 - Gehe zu settings Konfiguration> Finanzen > Faktorgruppen und erstelle eine Faktor-Liste, die du höchstwahrscheinlich in einem zukünftigen Projekt verwenden wirst.

Verwalte deine Hauptbücher

Leitfaden: Verwalte deine Hauptbücher in Rentman

Hauptbücher werden in der Buchhaltung verwendet, um den Rechnungspreis in verschiedene Kategorien aufzuteilen. Dies ist wichtig, wenn du deine Rechnungen exportieren möchtest. Möglicherweise möchtest du dich bei deinem Buchhalter erkundigen, um sicherzustellen, dass du die korrekten Hauptbücher anlegst.

4 - Gehe zu settings Konfiguration > Finanzen > Hauptbücher und überprüfe die standardmäßig in Rentman vorhandenen Hauptbücher. Bearbeite sie oder füge bei Bedarf ein neues hinzu.
Hinweis: Wenn du das Materialmodul in deinem Rentman-Konto hast, kannst du, wenn du möchtest, für jeden Artikel ein Standard-Hauptbuch einrichten. Meistens hast du ein Hauptbuch für Vermietartikel und eines für Verkaufsartikel.

Da es ein kniffliges Thema sein kann, kannst du gerne später noch einmal darauf zurückkommen.

Richte deine Besteuerung ein

Leitfaden: Richte deine Besteuerung ein (MwSt. & GST)

Steuern sind ein ziemlich komplexes Thema, und es ist am besten, es jetzt anzugehen, damit alles für die Zukunft geregelt ist. Bitte habe Geduld mit mir, wir werden es gemeinsam durchgehen.

5 - Gehe zu settings Konfiguration > Finanzen > MwSt. Regelungen/ MwSt. Klassen. Überprüfe die Regelungen und vergewissere dich, dass die Steuersätze, die du für die Besteuerung deiner Kunden verwendest, vorhanden sind. Falls nicht, erstelle eine neue Steuerregelung und wende die richtigen Sätze an.

Die Klassen können standardmäßig z.B. für Materialien oder Funktionen eingerichtet werden. Dadurch wird die Berechnung des Preises für eine Veranstaltung schneller und effizienter. Wir werden uns später noch eingehender damit befassen.

Stelle sicher, dass deine Kunden pünktlich zahlen

Leitfaden: Richte deine Rechnungsstellung ein

Wir haben noch kein Projekt erstellt, und wir wollen bereits wissen, wann der Kunde bezahlen wird. Das klingt verwirrend, aber glaube mir, es ist sehr zeiteffizient.

Wenn du ein Projekt erstellst, kann Rentman automatisch erkennen, wann du die Rechnung erstellen solltest und ob es sich um eine vollständige oder teilweise Rechnung handeln muss. Wenn es sich um eine Teilrechnung handelt, musst du dir keine Sorgen machen, Rentman wird dir auch sagen, wann du den Rest der Rechnung erstellen solltest. All dies ist auf die Rechnungszeitpunkte zurückzuführen. Je nachdem, wie du diese festlegst, wird dir sofort nach der Bestätigung durch den Kunden mitgeteilt, welcher Teil des Projekts in Rechnung gestellt werden muss und welcher Teil vor dem Event (oder danach) in Rechnung gestellt werden muss.

6 - Gehe zu settings Konfiguration > Finanzen > Rechnungszeitpunkte. Prüfe, was bereits vorhanden ist. Passen diese Einstellungen für dein Unternehmen? Perfekt. Andernfalls bearbeite sie, entferne sie und erstelle neue, die deinem Arbeitsablauf entsprechen. Nicht wenige Benutzer bitten den Kunden, einen bestimmten Prozentsatz als Vorauszahlung zu leisten, wenn das Angebot bestätigt wird. Der Rest wird dann im Nachhinein bezahlt. Erstelle mindestens einen Rechnungszeitpunkt, bei dem der Kunde 30% vor der Veranstaltung und 70% am Ende der Veranstaltung bezahlt.

Sobald die Rechnung erstellt ist, musst du ein Fälligkeitsdatum angeben. Auch das kannst du im Voraus festlegen und bei Bedarf anwenden.

7 - Gehe zu settings Konfiguration > Finanzen > Zahlungskonditionen. Prüfe, was bereits vorhanden ist. Passen diese Einstellungen für dein Unternehmen? Perfekt. Andernfalls bearbeite sie, entferne sie und erstelle neue, die deinem Arbeitsablauf entsprechen.

Herzlichen Glückwunsch, du hast es geschafft! Du brauchst dir keine Sorgen mehr über die Einrichtung der Finanzinformationen zu machen. Natürlich kannst du später wiederkommen und sie bei Bedarf bearbeiten.  Du kannst jetzt damit beginnen, einen anderen Teil deiner Software zu implementieren, wie z.B. deinen Materialbestand oder deinen Personalplaner, falls du dies noch nicht getan hast.

Andernfalls kannst du mit der Einrichtung deiner Dokumente und Kommunikation beginnen, bevor du Stufe 1 erreichst!

Wenn du weitere Fragen oder Feedback hast, zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden.