Importa tu equipo

En Rentman puedes añadir tu propio equipo importando un archivo de equipo. En este artículo, te guiamos a través de los pasos para obtener tu lista de equipo en Rentman.

Disponible para: Lite Classic Pro

Si deseas añadir artículos idividuales (o un pequeño número de ellos), puedes hacerlo en el módulo Equipo. 

Antes de empezar

Esto es lo que necesitas antes de importar tu lista de equipo:

  • Un archivo Excel o.csv con la información de tu equipo. Si aún no tienes uno, hemos creado una plantilla para crearlo fácilmente.
  • Una estructura lógica de carpetas en el módulo Equipo, para que puedas mantenerte organizado y encontrar tu equipo más rápido. Puedes seguir el enlace para crear tus carpetas con antelación, o dejar que Rentman cree automáticamente las rutas de las carpetas de tu elección. Tú eliges la ruta correcta de la carpeta en la columna Carpeta de tu archivo (lee la siguiente sección).

Prepara el archivo de tu equipo

La lista que importes en Rentman debe ser un archivo.xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o.csv.

Puedes descargar nuestra plantilla al final de este artículo. Se puede utilizar como referencia o para crear un fichero de equipo.

He aquí algunos consejos para preparar tu archivo:

  • Es una buena idea tener cabeceras (títulos) claras en la primera fila de tu archivo.
  • No importes más de 64 columnas de una sola vez.
  • Aunque no hay un número mínimo de columnas, te aconsejamos que incluyas al menos la información más importante (por ejemplo, Nombre, Cantidad, Precio de alquiler, Carpeta).
  • La ruta de la carpeta de un elemento debe especificarse en la columna Carpeta, de esta forma:
    audio/micrófonos/micrófonos/wireless
  • Asegúrate de que el archivo no tiene varias hojas (un.xslx con varias hojas no se puede importar en Rentman).
  • Si utilizas códigos QR, asegúrate de que sean únicos y de que tengan menos de 25 dígitos.
  • No dejes filas vacías en su archivo.xlsx.
  • No insertes imágenes en su archivo.xlsx. Puedes agregarlos más adelante en el software.
  • Asegúrate de que toda la información del archivo se introduce como texto y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).It's a good idea to have clear headers (titles) in the first row of your file.

Lo ideal es que el archivo.xslx tenga este aspecto:

ideally3.png

Columnas de números de serie

Si utilizas números de serie, puedes crear columnas en tu archivo de equipo que contengan información sobre un artículo único, identificado por un número de serie. Estas columnas son útiles, porque cada pieza del mismo artículo puede tener una fecha de compra o referencia interna diferente.

En tu archivo, las columnas de tu número de serie deberían tener este aspecto:

Ten en cuenta que siempre hay varios números de serie conectados al mismo artículo.

Nota: Los valores de la columna "Números de Serie (Número de serie) se muestran en todo el software para identificar cada número de serie. En esta columna, introduce el nombre o el código que utilizas para referirte a tu número de serie. 

Importa el archivo de tu equipo

  1. Entra en el módulo Equipo..
  2. Haz click en el botón de columna Columns.png y selecciona importar.
  3. Sube el archivo de tu equipo.

    Upload_file.png

    En la siguiente pantalla se mostrará una vista previa de tu archivo. Nota: sólo se previsualizan las primeras 8 filas del archivo.
  4. Si el fichero tiene títulos de columna (cabeceras) en la primera línea, selecciona

    Check.png Contiene cabeceras.

    Esto significa que la primera fila de tu archivo no se importará.
  5. Para cada columna, indica si es una columna de número de serie o una columna de equipo normal.

    Si no utiliza números de serie, selecciona siempre la columna Equipo.

  6. Match the titles of your columns to the titles in Rentman. This is necessary because your own columns might have a (slightly) different name.

    En este ejemplo, la primera columna de tu archivo se llama Item. Contiene los nombres de los elementos del equipo. Sin embargo, en Rentman el nombre de esta columna es Nombre (en la base de datos).
  7. Haz clic en Siguiente paso cuando hayas hecho esto para todas las columnas.
  8. Seleccionar qué hacer con las líneas duplicadas. Se produce una línea duplicada cuando ya existe un valor en una columna en la base de datos Rentman. Hay tres opciones:

Duplicate_rows.png

Si seleccionas Importar todas las líneas como nuevo artículo, Rentman crea un nuevo artículo para cada línea. Esta es la opción por defecto, y se importará cada línea del fichero excel como un artículo.

Si seleccionas Omitir líneas duplicadas, Rentman no importa artículos que ya están en tu base de datos. Cuando elijas esta opción, deberás seleccionar qué columnas de tu archivo deben ser escaneadas en busca de duplicados. Llamamos a estas columnas únicas. Cuando Rentman encuentra un artículo en tu base de datos y una fila en tu archivo.xlsx con los mismos valores en las columnas únicas seleccionadas (como Nombre o Código), la fila se saltará (no se importará). Esta opción es útil si en el archivo.xlsx hay equipos que ya ha importado en el pasado, y deseas evitar tener duplicados en tu base de datos.

Si deseas actualizar los elementos de tu base de datos (ejemplo: nuevo precio), lee cómo hacerlo en nuestro artículo sobre la actualización de datos.

  1. Seleccione la carpeta raíz de su propia estructura de carpetas.

La carpeta raíz es la carpeta de la parte superior y contiene la estructua de carpetas.


Folder_structure.png 

Normalmente, deberías elegir simplemente la carpeta raíz.
Advertencia: Si el archivo del equipo no contiene una columna Carpeta, todos los elementos se colocarán en la misma carpeta raíz. Esto significa que tus artículos no estarán organizados y puede ser difícil encontrar equipo. Te recomendamos que crees tu propia estructura de carpetas y que especifiques la ruta de carpeta correcta para tus elementos en la columna Carpeta.

  1. Selecciona Siguiente paso.
  2. Verifica sus datos y seleccione Importar.

Posibles problemas y soluciones

A veces la importación puede fallar (parcial o totalmente). Si esto te sucede, comprueba si estás cometiendo alguno de los siguientes errores.

  • Números de serie dobles o códigos QR - En Rentman no puede tener el mismo número de serie o código QR para más de un artículo. Si importas un artículo con número de serie o código QR x, y x ya está en tu base de datos, el artículo no se importará. Recuerda que los códigos QR en Rentman tienen un tamaño máximo de 25 dígitos (espacios incluidos). Si tus códigos QR exceden este número, se cortará. Esto puede dar lugar a códigos QR idénticos.
  • Demasiados datos - Los archivos grandes pueden tardar demasiado en ser procesados y es posible que no se importe cierta información. Si esto sucede, borra la última importación, divide tu lista en archivos más pequeños e impórtalos por separado.
  • Formato incorrecto - Toda la información en el archivo debe ser ingresada como texto, y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).

Eliminar una importación

Cuando una importación sale parcialmente mal, la mejor opción es borrar la información y volver a hacerlo todo de nuevo. Cada vez que importas un equipo, Rentman crea una etiqueta con el formato "importar-fechar-hora". Simplemente selecciona la etiqueta de tu última actualización y elimina esos elementos.

Actualizar el equipo en tu base de datos

Si ya has importado tu lista de equipos pero necesitas hacer algunos cambios importantes, puedes actualizar los elementos de tu base de datos.

Importación de campos de entrada adicionales

  1. Configura el campo de entrada extra en el módulo Configuración.
  2. Crea una columna con el valor extra del campo de entrada en tu archivo.xlsx.
  3. Al importar el archivo, haz coincidir la nueva columna con el campo de entrada extra (lo encontrarás en la sección'Extra' de las columnas). 

Descargar nuestra plantilla de importación

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