Una Orden de Compra (PO) es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor, indicando los tipos, cantidades y precios acordados de los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador. Es una solicitud formal hecha por el comprador al vendedor, sirviendo esencialmente como un contrato entre las dos partes.
¿Para qué sirven las Órdenes de Compra?
- Te permite controlar los costos de manera más efectiva, tanto dentro como fuera de los proyectos
- Proporciona una integración perfecta entre los gastos del proyecto y la contabilidad
- Mejora y agiliza la comunicación con los proveedores
- Reduce errores manuales e ineficiencias
- Crear una PO cuando tienes un gasto adicional, como una estadía en un hotel para el equipo durante un proyecto
- Generar una PO cuando los costos de subalquiler pueden ser reflejados: cuando deseas subalquilar artículos a un proveedor y necesitas que se genere una PO detallando todos los artículos que has subalquilado y el costo total
Nota: Las Órdenes de Compra no se pueden eliminar en Rentman porque se consideran documentos financieros. Filtra por estado en monetization_on Finanzas > Órdenes de Compra para ocultar cualquier Orden de Compra cancelada
Crear una PO y Solicitar una Aprobación
- Ingresa al proyecto de tu elección o selecciona Órdenes de Compra en el monetization_on Módulo Financiero en el menú lateral izquierdo.
- Puedes acceder a todas las Órdenes de Compra dentro de un proyecto específico seleccionando la pestaña de Órdenes de Compra o crear una en la
- pestaña de Costos Adicionales
- pestaña de Subalquiler
- En la pestaña seleccionada,
el costo que deseas incluir en una Orden de Compra
- Selecciona Crear Orden de Compra
- Ahora tienes la opción de crear una nueva Orden de Compra o incluir el costo en una orden existente
- Si es nueva, selecciona Crear Nueva Orden de Compra
- Rellena los campos necesarios en la pestaña de Datos de tu Orden de Compra
- Verifica la pestaña de Costos y los detalles para asegurarte de que el costo sea correcto
- Solicita
Solo puedes agregar nuevos costos a Órdenes de Compra existentes con un estado de "Borrador" o "Esperando Aprobación". No se pueden agregar nuevos costos una vez que la PO ha sido aprobada.
Si tu Orden de Compra incluye un costo de subalquiler, el proveedor en tu Orden de Compra debe coincidir con el proveedor en el Subalquiler. Puedes agregar múltiples Subalquileres a una sola PO solo si el proveedor es el mismo.
Después de seleccionar Solicitud, aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de notificar a un Power User específico. Esto no impide que otros Power Users aprueben. Todos los Power Users con los roles de usuario correctos podrán aprobar cualquier Orden de Compra.
Aprobar, Rechazar o Cancelar la OC
Una vez que se haya solicitado el borrador de la Orden de Compra, solo los Power Users con los permisos correctos pueden autorizarla.
| Aprobar una Orden de Compra | Como Power User, estás satisfecho con el costo de la Orden de Compra y deseas continuar. Selecciona Aprobar |
|
Rechazar la Autorización |
Rechaza la Orden de Compra y vuelve a intentarlo si esta Orden de Compra requiere ajustes o cambios. |
| Cancelar la Orden de Compra | Cancela tu Orden de Compra en cualquier momento. Esta opción es para cuando deseas cancelar la Orden de Compra directamente y no deseas continuar. Esta acción es irreversible. |
Solo los Power Users pueden aprobar la Orden de Compra. Consulta los permisos de roles de usuario en la configuración.
Comparar, Enviar y Completar la OC
Comparación de Costos
Antes de enviar tu OC, compara los costos aprobados con los costos totales. Al verificar la fila de Comparación de Costos en los detalles, podrás ver rápidamente si los dos costos están alineados, por encima o por debajo.
Un documento de Orden de Compra solo se puede generar si los costos totales no superan los costos aprobados. Si los costos aumentan después de la aprobación, la Orden de Compra requiere una nueva aprobación.
Enviar y Completar tu OC
Una vez que la Orden de Compra haya sido aprobada y alineada correctamente, un miembro del equipo podrá generar un documento para enviar seleccionando Crear Documentos.
Después de enviar el documento, la Orden de Compra se marcará automáticamente como enviada. Edita manualmente tu estado a Completado cuando lo desees.
Si generas un documento con un subarrendamiento adjunto, el comprobante de subarrendamiento se agregará al documento de la OC para aclarar aún más cuál es el contenido exacto de la OC.
Estados e Historial de OC
El estado de la Orden de Compra te ayuda a seguir el progreso y su etapa actual. También puedes ver el historial de estados de cualquier Orden de Compra en particular en la sección de Historial de Orden de Compra.