Personaliza tus plantillas de documentos

Puedes personalizar una plantilla de documento que hayas creado o duplicado. Esto se hace añadiendo bloques, módulos y variables. Cuando los hayas arrastrado a tu plantilla, puedes editar sus ajustes para configurar qué información debe (o no debe) incluirse.

Para editar su plantilla de documento:

  1. Ve a Configuración > Comunicación con el cliente > Plantillas de documentos.
  2. Selecciona una plantilla.
  3. Haz clic en el icono Duplicar elemento en la parte superior de la pantalla.

Disponible para: Lite Classic Pro

Añadir bloques y módulos

Cada plantilla consta de diferentes bloques y módulos. Puedes añadirlos a una plantilla y, a continuación, configurar cada uno de ellos por separado.

El tipo de documento determina los bloques y módulos que se pueden añadir.

  1. Edita una plantilla.
  2. Para añadir una sección a tu plantilla, arrástrala desde la barra lateral de la derecha y suéltala en tu plantilla.


Add_module.gif

Verás una vista previa de tu plantilla cuando selecciones una plantilla de ejemplo en la parte superior de la pantalla.

Bloques

  • Sección con 2, 3, 4 ó 6 columnas
  • Bloque de texto
  • Salto de página

Módulos

Los módulos disponibles en un modelo son diferentes para cada clase de documento. Para un presupuesto, puedes añadir módulos como:

  • Equipo
  • Funciones del personal
  • Totalización
  • Condiciones
  • Imagen

Para un comprobante de equipo, puedes añadir un módulo de números de serie y para una nota de miembro del personal, puedes añadir un módulo de planificación de personal y planificación de vehículos.

Una vez que hayas añadido un módulo, puedes editarlo para personalizarlo y añadir más información. Lee la sección Editar un módulo para obtener más información.

Añadir una variable

Puedes agregar rápidamente información personalizada a su plantilla con variables. Puedes seleccionar una variable principal y, a continuación, una subvariable.

Por ejemplo:

  • Datos de la empresa
    • Número de cuenta bancaria
    • País
    • Dirección de correo electrónico de la persona de contacto
  • Detalles del presupuesto
    • Precio sin IVA
    • Precio con IVA incluido
    • Peso total
  1. Arrastra y suelta un nuevo bloque de texto en tu plantilla.
  2. Pasa el cursor del ratón por encima de un módulo hasta que veas los siguientes iconos Module_options.png.
  3. Haz clic en el botón Editar. Edit__template_editor_.png.
  4. En la barra lateral de la derecha, desplázate hacia abajo hasta Variable.
  5. Selecciona una variable principal (y una subvariable).

    Variable.png
  6. Haz clic Variable_add.pngpara añadir la variable al bloque de texto.

También puedes añadir variables al asunto y al nombre de archivo predeterminados del documento. Estos campos se encuentran en la sección Modelo de la columna derecha.

Editar la configuración del módulo

Después de añadir un módulo a tu plantilla, puedes cambiar su configuración predeterminada (mostrar) y las columnas que se muestran en el módulo.

Editar la configuración predeterminada

  1. Mueve el cursor del ratón sobre un módulo hasta que veas los siguientes iconos .
    Module_options.png.
  2. Haz clic en el botón Editar Edit__template_editor_.png.
  3. En la ficha Datos de la ventana emergente, encontrarás una lista de opciones de visualización.
    Por ejemplo, puedes editar el nombre (encabezado) del módulo, elegir qué grupos de equipos se muestran, elegir cómo se deben mostrar los kits, cómo se debe agrupar la información y elegir mostrar la suma total de todos los equipos.
  4. Haz clic en Guardar después de haber configurado la configuración.

Agregar, editar, eliminar o clasificar columnas

  1. Pasa el cursor del ratón por encima de un módulo hasta que veas los siguientes iconos Module_options.png.
  2. Haz clic en el botón Editar.Edit__template_editor_.png.
  3. En la ficha Columnas de la ventana emergente, puedes agregar o eliminar columnas a un módulo.

    Para añadir una columna, selecciona una variable y, a continuación, haz clic en._.png.

    Add_column_to_module.png

    Para editar una columna, haz clic en la columna del resumen.

    Edit_a_column.png

    Para borrar una columna, búscala en el resumen y haz clic en Delete.png.
    Para clasificar una columna, búscala en el resumen y haz clic en Sort_column.png.

    Delete_column.png

Cambiar la fuente

El editor de plantillas tiene diferentes tipos de letra incorporados entre los que puedes elegir. Para cambiar la fuente del texto del documento, haz lo siguiente:

  1. Haz clic en el texto de un bloque de documento (todo el texto en el editor estará resaltado en azul)
  2. Desplázate hacia abajo por la columna de la derecha hasta que encuentres la sección Texto.
  3. Selecciona la fuente que prefieras en el campo Fuente.

Fuentes adicionales

Si no encuentras la fuente perfecta para tu documento en las disponibles, puedes añadir una fuente de Google. 

  1. En el editor de plantillas, haz clic en CSS en la columna de la derecha.
  2. Pega el siguiente código en la ventana emergente de CSS:

    body, td, th, p {
    GOOGLE FONT CSS HERE
    }

  3. Abre una nueva pestaña en tu navegador y accede a Fuentes de Google.

  4. Elige una de las muchas fuentes disponibles.
  5. Haz clic en la fuente para añadirla (en la parte inferior de la pantalla aparecerá una barra negra que dice "n° Familia seleccionada").
  6. Haz clic en la barra para abrirla y copia el código en el campo "Especificar en CSS" (por ejemplo: font-family: 'Montserrat', sans-serif; )
  7. Vuelve a la pestaña con el editor de plantillas Rentman y sustituye "GOOGLE FONT CSS HERE" por el código en la ventana emergente CSS.
    Deberías tener algo como esto:
  8. Guarda

Nota: La nueva fuente no aparecerá en el editor de plantillas, pero aparecerá en el documento una vez que la generes..

Si tienes en mente una fuente específica que quieras utilizar, prueba a buscarla en Google seguido de "Google Fonts" (por ejemplo, "arial google fonts"). Para la mayoría de las fuentes, Google te sugerirá la alternativa gratuita más similar.

Cambiar el idioma

Si deseas cambiar el idioma de un modelo de documento individual:

  1. Abre el módulo Configuración > Comunicación con el cliente > Plantillas de documentos.
  2. Haz doble clic en la plantilla que quieras modificar (si es una plantilla del sistema, duplícala haciendo clic en el banner naranja de la parte superior de la página).
  3. En la columna de la derecha, busca el campo Idioma y selecciona tu idioma. Todos los bloques que añadas a partir de este momento estarán en el nuevo idioma.
    Nota: los bloques que ya estaban en la plantilla no cambiarán al nuevo idioma. Se pueden borrar y añadir nuevos bloques.
    Esta opción es útil para crear un documento con varios idiomas. Si necesitas cambiar cada bloque, probablemente sea más rápido añadir una nueva plantilla de la biblioteca de plantillas.

Visualizar información por subproyecto

Esto también se explica en nuestro video (@11:35).

  1. Arrastra un módulo de subproyecto a tu plantilla.
  2. Arrastra y suelta el módulo deseado (por ejemplo, Equipo) en el módulo de subproyecto.
  3. Se recomienda añadir un módulo de texto encima del módulo de subproyecto, con una variable para el nombre del subproyecto. Esto deja claro a qué subproyecto pertenece la información.

Añadir un encabezado y un pie de página

Para añadir una cabecera y un pie de página a tu documento:

  1. Ve a la sección Editar propiedades en la columna de la derecha.
  2. Haz clic en Encabezado o Pie de página.
  3. Edita el texto.
  4. Guardar.
  5. Para ajustar los márgenes de las cabeceras y pies de página, puedes editar el membrete.

Confirmación automática por correo electrónico de los documentos firmados

Puedes enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación cuando se firma un documento. El firmante recibirá un correo electrónico con la copia firmada del documento.

Para editar el contenido y el asunto de este correo electrónico:

  1. Ve a la sección Editar propiedades en la columna de la derecha.
  2. Haz clic en Opciones de firma digital.
  3. Selecciona "Sí" en el campo Después de la firma digital del cliente de correo electrónico.
  4. Agregar un tema.
  5. Edita el texto.
  6. Guardar.
  7. Ve a la sección Editar propiedades en la columna de la derecha.

Añadir imágenes a la plantilla

Lee nuestro artículo sobre cómo añadir imágenes para obtener instrucciones.

Añade el logotipo de tu empresa al documento

Puedes añadir el logotipo de tu empresa y otra información a tus documentos utilizando un membrete

Añadir imágenes del equipo

Parte 1: Añade una imagen a tus equipos

  1. Abre un artículo de equipo en el módulo Equipo de Rentman.
  2. Haz clic en el botón Widget para abrir la barra lateral Widgets.
  3. En Archivos, cargue la imagen.

        Upload_file.png

  1. Haz clic en la imagen que aparece junto a la tuya y selecciona "En presupuesto".

  2. Guarda las modificaciones.

Parte 2: Muestra la imagen en tu plantilla

  1. Cuando edites una plantilla, pasa el puntero del ratón por encima de un módulo de Equipo que ya esté en tu plantilla.
  2. Haz clic en el botón Editar. Edit__template_editor_.png.
  3. Ve la pestaña Columnas.
  4. Añade una nueva variable de imagen.
    Lo encontrarás en Planificación de equipos >> Equipos >> Equipos >> General.

  5. Haz clic para  _.png añadir la imagen como una nueva columna. Ahora se mostrará en la vista general de la derecha.
  6. Haz clic en la columna de la vista general (ver imagen de arriba) para editar las propiedades de la columna.
  7. Elige el formato de tu imagen.

  8. Guarda los cambios.

El módulo Equipo de la plantilla se recargará y mostrará las imágenes de tu equipo. Para cambiar la posición de las imágenes, puedes editar las propiedades de tu columna de imagen (ver paso 6).

Cambiar el botón de firma digital

El módulo de firma digital añade un botón a tu plantilla, que permite a tu cliente firmar digitalmente una oferta. Cuando el cliente haga clic en este botón, será conducido a una página web donde podrá firmar.

Los ajustes adicionales para la firma digital se configuran en el módulo Configuración > Comunicación con el cliente > Comunicación.

  1. Arrastra y suelta el módulo de firma digital en tu plantilla de presupuesto.
  2. Haz clic en el botón de firma digital para seleccionarlo.
    Digital_payments_module.png
  3. En la barra lateral de la derecha, desplázate hacia abajo hasta el botón de firma digital / pago en línea.

    Aquí puedes editar el color del texto, el color de fondo y el tamaño del botón.
    Digital_payments_colour.png
  4. Para editar el texto en el botón, pasa el puntero del ratón por encima del botón hasta que veas los siguientes iconos .Module_options.png.
  5. Haz clic en el botón Editar Edit__template_editor_.png, y cambia el texto del botón.

Crear un comprobante de empaque que contenga únicamente el equipo "dejado para empaquetar" o "en el lugar".

En el módulo Equipo, puedes elegir qué equipo se debe mostrar:

  • Todos los artículos
  • Sólo empaquetado o en el sitio
  • Sólo queda por empaquetar

Puedes utilizar estas opciones para crear comprobantes de empaque para los siguientes casos de uso:

Caso de usuario A
Algunos artículos siguen en el lugar, a pesar de que el proyecto ya ha sido devuelto. En este caso, te interesaría tener un albarán con los artículos empaquetados o en el lugar.

Caso de usuario B
Una parte del equipo ya está en camino a la ubicación, pero otra parte todavía está en el almacén. En este caso, te interesaría tener un albarán con los artículos que sólo quedan por empaquetar.

  1. Move your mouse cursor over the Equipment module in your template.
  2. Click on the Edit button Edit__template_editor_.png
  3. Next to Only items that are currently packed or on location, choose your desired option.

    Packing_slip_equipment.png
  4. Guarda los cambios.

  5. Dale un nombre útil a este albarán para que lo reconozca.

Mostrar los subalquileres en un comprobante de empaque

Cuando subalquilas un equipo para un proyecto, puedes mostrarlo en tu albarán. Hay tres maneras de hacerlo: por artículo, por proveedor o por proveedor para cada artículo.

Mostrar subalquileres por artículo

  1. Mueve el cursor del ratón sobre el módulo Equipo de la plantilla.
  2. Haz clic en el botón Editar.Edit__template_editor_.png.
  3. Ve a la pestaña Columna.
  4. Selecciona la columna en Planificación de necesidades >> Planificación de necesidades >> Cantidad de artículos subalquilados.

Selecciona esta opción si quieres ver cuántas piezas has subalquilado para cada artículo.

Mostrar subalquileres por proveedor

Para ver una lista de los equipos que has subalquilado de cada proveedor, arrastra y suelta el módulo de equipos de subalquiler en tu documento.

Por proveedor para cada artículo

Puedes mostrar el importe subalquilado de un proveedor para cada artículo.

  1. Editar el módulo Equipo.
  2. En la ficha Datos, ve a la sección Propiedades del equipo.
  3. Selecciona'Yes' en la opción Mostrar cantidad de subalquileres.
  4. Guardar.
  5. Añade el módulo Subcontratistas vinculados como referencia.

Visualizar el equipo opcional en un módulo separado

Al planificar tu equipo, puedes marcar los artículos, kits y cases como opcionales para un proyecto.

En la plantilla de presupuesto, puedes elegir cómo quieres que se muestren los equipos opcionales. De forma predeterminada, el equipo opcional aparecerá en la lista entre todos los demás equipos. Sin embargo, también puedes listar los equipos opcionales en una sección separada.

  1. En la plantilla de presupuesto, asegúrate de que tienes dos módulos de Equipo en total.
    Si ya hay un módulo de Equipo en la plantilla, necesitas agregar uno adicional.
  2. Selecciona uno de los módulos de Equipo en tu plantilla, y haz clic en el botón Editar . 
  3. En la opción Mostrar equipo en, selecciona No.

    No.png

    Recuerda guardar los cambios.
  4. Selecciona el segundo módulo Equipo, y haz clic en el botón Editar . Edit__template_editor_.png
  5. En la opción Mostrar equipo en, selecciona Sólo elementos opcionales.
    Only_optional_items.png

    Recomendamos cambiar el título de esta sección a Opcional. Puedes hacerlo editando el módulo y rellenando el título en el campo de texto Cabecera.
    Recomendamos cambiar el título de esta sección a Opcional. Puedes hacerlo editando el módulo y rellenando el título en el campo de texto Cabecera.

Visualización de campos de entrada adicionales

En tu plantilla, puedes mostrar campos de entrada adicionales que hayas añadido en Rentman.

  1. Cuando edites una plantilla, pasa el puntero del ratón por encima de un módulo que ya esté en tu plantilla.
  2. Haz clic en el botón Editar Edit__template_editor_.png.
  3. Ve a la pestaña Columnas.
  4. Añadir una nueva variable.
    En este ejemplo, nuestro campo de entrada adicional Item color pertenece al módulo Equipment de nuestra plantilla. Se encuentra en Planificación de equipos >> Equipos >> Equipos >> Extra.
    Add_extra_input_field.png
  5. Haz clic _.pngpara añadir el campo de entrada adicional como una nueva columna. Ahora se mostrará en la vista general de la derecha.

    Extra_input_field_added.png

    Puedes editar las propiedades de las columnas haciendo clic en esta columna en el resumen.
  6. Guarda las modificaciones.

Ocultar ceros en tu documento

Algunas columnas pueden mostrar un montón de ceros que puede que quieras ocultar. Por ejemplo, en caso de que esté mostrando el número de artículos de equipo en su albarán procedentes de subalquiler para cada fila, se puede mostrar una gran cantidad de valores cero que deseas ocultar en favor de tener menos información y, por lo tanto, una hoja de embalaje más clara.

  1. Edita el módulo donde quieres ocultar los ceros.
  2. Abre la pestaña'columnas'.
  3. Haz clic en la columna que quieras editar para ampliarla con toda la información.
  4. Cambiar la opción `ocultar valores cero' por `sí' para la columna.

Haz esto para todas las columnas en las que desee ocultar valores cero.

2019-07-10_13_42_07-Duplicate_document_template___Rentman_rental_software.png

 

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 1 de 1

Comentarios

0 comentarios

Inicie sesión para dejar un comentario.