Actualizar los elementos de la base de datos

La actualización de los elementos de tu base de datos es útil para hacer cambios en los elementos de Rentman, como por ejemplo:

  • aumentar el precio de todos los artículos de equipo
  • actualizar los números de teléfono de todos los contactos

La actualización de la base de datos también puede utilizarse para hacerla más completa:

  • añadiendo medidas para todos los artículos de equipo
  • Añadir números de serie a los artículos de su equipo

Nota: Si tu base de datos está vacía (o está importando por primera vez), lee nuestros artículos sobre la importación de equipos, contactos, personal o vehículos.

Después de subir su archivo .XLSX actualizado, Rentman actualizará los elementos existentes en la base de datos con nuevos valores.

Rentman también necesita columnas únicas cuando actualiza tus artículos. Las columnas únicas que eliges determinan qué artículos deben ser actualizados si se encuentran valores duplicados en el archivo.

Disponible para: Lite Classic Pro

Paso 1: Exportación de la base de datos actual

La exportación de la base de datos actual como un archivo .XLSX (Excel, Google Sheets) facilita mucho la actualización de la información de tus artículos. También asegura que puedas elegir las columnas únicas correctas, más adelante.

  • Asegúrate de saber de antemano qué detalles de tus artículos vas a actualizar. Si estás actualizando el precio, asegúrate de incluir la columna del precio en tu archivo de exportación..
  • Piensa en las columnas únicas que Rentman necesitará más adelante. Asegúrate de incluir estas columnas también en tu archivo de exportación.

Paso 2: Actualizar la información de tus artículos

  1. Abre el archivo exportado utilizando un editor de hoja de cálculo, como Excel o Google Sheets.
  2. Realiza los cambios.
  3. Guarda el archivo como .XLSX.

Paso 3: Importa tu archivo actualizado 

  1. En el módulo correspondiente de Rentman, haz clic en el botón Columnas Columns.png y selecciona Importar.

    Click_import.png

  2. Sube el archivo actualizado.

    Upload_file.png

  3. Haz coincidir los títulos de tus columnas con los títulos de Rentman. Esto es necesario porque tus propias columnas pueden tener un nombre (ligeramente) diferente.
  4. Haz clic en el siguiente paso.
  5. Elige la opción Actualizar los elementos a los valores del archivo de importación.

Update_items.png

  1. Elige tus columnas únicas (véase el siguiente párrafo).
  2. Selecciona siguiente paso.
  3. Verifica tus datos y selecciona Importar.

Elija sus columnas únicas

Para identificar qué elementos ya están en la base de datos y necesitan una actualización, utilizamos columnas únicas. Cuando Rentman encuentra un ítem en tu base de datos y una fila en tu archivo .xlsx con los mismos valores en las columnas únicas seleccionadas (como Nombre o Código), el ítem es identificado como un duplicado. Los valores que difieren, y que no están en las columnas únicas, se actualizan entonces.

Posibles problemas y soluciones

 

Si tienes problemas para actualizar la base de datos, puede que haya algún problema en la forma en que configura tu archivo o la base de datos. El error más común, en este caso, es tener elementos dobles en columnas únicas: si las columnas que seleccionas como únicas contienen elementos dobles (por ejemplo, dos elementos con el mismo nombre o el mismo código) esto puede crear un error que resulte en un elemento duplicado.

Para comprobar si tienes elementos dobles en tu base de datos, puedes agrupar las columnas que utilizarás como únicas. Luego busca qué elementos están agrupados en (2), y corrígelo - si son únicos, el número de cada grupo debe ser siempre (1).

Si esta no es la causa del error, comprueba esta lista de posibles errores.

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