Al generar un presupuesto o un contrato, Rentman copia automáticamente la información de precios de la planificación del proyecto. Para visualizar esta información en tus documentos, primero tienes que planificar el equipo o añadir funciones de personal y de transporte.
En Rentman no hay ninguna diferencia en el funcionamiento de cotizaciones y contratos. Puedes elegir entre usar uno, el otro o ambos, según las preferencias de tu empresa.
| Disponible para: | Lite | Clásica | Pro |
|---|
Crea un presupuesto o contrato
- Dirígete a la pestaña Contabilidad del proyecto.
- En la sección de la parte superior izquierda, elige entre Presupuesto o Contrato.
- Haz clic en Agregar presupuesto o Agregar contrato
- (Opcional) comprueba los detalles del documento, elige los subproyectos a incluir y añade un texto personal.
- (Opcional) Cambiar la plantilla de documento por defecto, el membrete y la configuración avanzada.
- Haz clic en Generar
Si realizas más cambios en la configuración del proyecto o del documento, deberás volver a generar el documento antes de que se apliquen.
El documento se guarda en la pestaña "Contabilidad" de proyecto, en la sección de la parte superior izquierda.
Realizando cambios
Cuando realices cambios en tu proyecto (por ejemplo, cambiar el equipo), es posible que quieras generar otro presupuesto para mostrar los cambios a tu cliente. Tienes tres opciones:
- Agregar presupuesto Si quieres ofrecer un nuevo presupuesto y conservar el anterior como referencia o comparación. Este nuevo presupuesto tendrá un número diferente. Si quieres que tu cliente firme digitalmente los nuevos cambios, es necesario un nuevo presupuesto (número).
- Sobreescribir para actualizar el presupuesto sin cambiar la versión o numero de documento. Utilíza esto si estás probando diferentes plantillas de documentos o haciendo cambios antes de enviar el presupuesto al cliente por primera vez.
- Crea una nueva versión si estás por enviar una versión actualizada de tu presupuesto. La versión antigua del documento se guarda como archivo en el proyecto y el número de versión aumentará para el documento actualizado.
Si no eliges alguna de estás tres opciones, los cambios que hagas no se verán reflejados en el documento.
Cómo sobreescribir y crear una nueva versión
- Abre el documento.
- Haz clic en edit Editar en la parte superior derecha.
- Haz clic en Generar
- Elige entre Sobreescribir y Nueva Versión
Configuración del documento
Selecciona los números de serie de este documento.
El número del documento. Puedes utilizarlo como referencia interna y para el destinatario.
En el módulo Configuración, puedes configurar tu serie de números para decidir con qué número debe empezar cada documento.
Haz clic en "Nuevo número" en la parte superior de la pantalla del documento para crear una oferta o un contrato adicional para tu cliente. Esto es útil para proporcionar a un cliente múltiples opciones para elegir, y todas las cotizaciones se mostrarán en la pestaña "Financiera".
La fecha de creación de este documento.
Configuración avanzada
Elige si el contenido de tus kits y cases debe mostrarse u ocultarse. Puedes leer aquí cómo hacer esto al generar un documento. Puedes configurarlo por defecto en el módulo "Equipo".
Mostrar u ocultar en los documentos
Puedes mostrar u ocultar el contenido de tus kits y cases de dos maneras. Puedes configurarlo por defecto en tu category Módulo de equipo, o puedes hacerlo durante el proceso de generación de tus documentos. El último mencionado se discutirá a continuación:
- Realiza los pasos 1 a 3 de la creación de un presupuesto o contrato.
- Desplázate hacia abajo hasta la Sección Configuración avanzada.
- Haz clic en Sets y cases abiertos
- Elige la opción que prefieras.
Período de caducidad
Cada documento que se genera tiene un período de caducidad. Después de este período, el presupuesto o contrato ya no son válidos. Por defecto, Rentman utiliza un período de caducidad de 14 días. Sin embargo, puedes cambiar esta configuración predeterminada a la longitud que desees.
Siempre se puede modificar manualmente el período de caducidad de un documento. Esto invalidará la configuración predeterminada
- Dirígete al settings Módulo de configuración > Contabilidad > Contabilidad.
- Busca la opción Presupuesto/contrato del período de vencimiento predeterminado y rellene el número de días que desee.
La fecha de vencimiento de un documento se muestra en el propio documento
En el módulo Configuración, también puedes dejar que tus clientes firmen documentos después de la fecha de expiración.
En el módulo Proyectos, puedes filtrar tus proyectos por Proyectos con ofertas vencidas..
Descarga tu documento
Puede descargar el presupuesto o el contrato en formato.pdf o.docx. Simplemente haz clic en "Descargar como archivo PDF" o "Descargar como archivo Word" al crear un documento.
No te olvides de (re)generar tu documento para aplicar cualquier cambio no guardado, antes de descargar tu archivo.
Envía por correo electrónico tus presupuestos o contratos
Puedes enviar tu presupuesto o contratos directamente desde Rentman. También puedes dejar que tus clientes firmen un presupuesto o contrato digitalmente.
Conectar Términos y condiciones
Puedes configurar tus términos y condiciones y elegir cómo enviarlos en el módulo "Configuración".
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