Conectando Quickbooks Online a Rentman, puedes dejar que Rentman exporte automáticamente tus facturas a Quickbooks. Esto ahorra esfuerzo y es más rápido que la exportación a un archivo de Excel desde el módulo de Facturas.

Tu solo puedes conectar Rentman a Quickbooks Online, no al Escritorio de Quickbooks.

Los contactos siempre se importan como nuevos contactos en Quickbooks. Los contactos con el mismo nombre se agregan con el número de contacto de Rentman entre paréntesis después del nombre a Quickbooks.

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¿Qué datos se exportan?

• Ledgers
  Lee nuestro artículo sobre la gestión de los libros de contabilidad en Rentman.

Nota: Sólo se exportan los libros de contabilidad a Quickbooks. Por lo tanto, en las facturas exportadas a Quickbooks no encontrará cada equipo o función que haya planificado. 

• Información de la factura
  Las facturas contienen toda la información financiera que añades en Rentman, y que es necesaria para una completa visión general y un correcto funcionamiento en tu software de contabilidad. Esto incluye las tasas de IVA, las condiciones de pago, los momentos de la factura y los números de la factura.
  
  
• Información de contactos relevantes
  También se exporta la información de los contactos relevantes para tu factura. Esto incluye, por ejemplo, el nombre de la empresa, las personas de contacto y el número de contacto.
  Los contactos en Rentman no pueden ser emparejados con los contactos ya introducidos en Quickbooks. Los contactos con el mismo nombre se añaden con el número de contacto de Rentman entre paréntesis después del nombre a Quickbooks. 
  

Advertencia: La información del proyecto no puede ser exportada automáticamente a Quickbooks. Esto significa que la información como el nombre del proyecto, el número de proyecto, los costes de un proyecto y otra información del proyecto no se puede enviar a Quickbooks automáticamente. Sin embargo, esto es posible cuando se exportan manualmente las facturas desde el módulo Facturas.

Crear productos y servicios en Quickbooks

Para exportar los libros mayores de tus facturas de Rentman, tienes que conectarlos a los Productos y Servicios en Quickbooks. Para crear productos y servicios en Quickbooks:

1. Ve al módulo de Facturación.
2. Selecciona la pestaña Productos y Servicios.
3. Haz clic en "Nuevo" en la esquina superior derecha para añadir un producto.

Sugerimos crear un producto para cada libro mayor que exportamos: alquiler, venta, personal, transporte, seguros, otros, y predefinidos.

Conectar Quickbooks

Para conectar Quickbooks, debes primero llenar los detalles de tu cuenta de Quickbooks desde dentro de Rentman. Después, debes configurar tus ajustes para la exportación automática.

Conectando

1. Ve al módulo de Configuración > Cuenta > Extensiones.
2. Haz clic en el botón Conectar con Quickbooks.
   Asegúrate de que tu navegador permita las ventanas emergentes.
3. Accede con los datos de tu cuenta.
   
4. Después de entrar al sistema, puedes proceder a configurar la exportación automática.

Instalación

1. Vaya al módulo Configuración > Cuenta > Extensiones.
2. En la opción Exportar automáticamente, selecciona una de las siguientes opciones:
   
   
   Si eliges Manual, debes hacer clic en el botón Iniciar exportación para enviar tus nuevas facturas a Quickbooks. Nota: cuando no hay ninguna factura nueva, este botón no está disponible.
   
   Si eliges En los días siguientes, Rentman puede enviar automáticamente nuevas facturas a Quickbooks. Seleccionas todos los días en los que esto debe suceder. Las nuevas facturas siempre se exportan a las 02:00 AM, en los días que selecciones aquí.
   
3. A continuación, debes comparar tus libros de contabilidad, los tipos de IVA y Diario contable en Rentman con los de Quickbooks. Esto es necesario, porque tus nombres pueden ser ligeramente diferentes.
   
   
4. Guarda los cambios cuando hayas emparejado todos los campos.
   Si no puedes hacer clic en Guardar, es probable que los campos no hayan coincidido correctamente. Intenta este paso de nuevo.

Puedes ver el estado de tus facturas en el módulo Facturas (ver la sección de abajo).

Ver el estado de tus facturas

Cuando tus facturas hayan sido exportadas a Quickbooks, puedes comprobar en Rentman si esto se ha hecho correctamente. Esto se hace de la siguiente manera:

1. Ve al módulo de Facturas.
2. Añade la columna Status de exportación al resumen.
   Lee cómo añadir una columna aquí.
   
3. En esta columna recién añadida, puedes ver el estado de tus facturas.

Actualiza el estado de pago de tus facturas

Las facturas marcadas como pagadas en Quickbooks Online actualizarán automáticamente su estado de pago en Rentman. Cómo funciona:

• Recibe tu pago en línea de Quickbooks. El estado de pago de tu factura en Quickbooks Online debe estar marcado como pagado.
• Tu factura ahora se marca automáticamente como pagada en Rentman. 

Ten en cuenta que esta información se actualizará en Rentman la próxima vez que se exporten las facturas de tu cuenta Rentman a Quickbooks Online.

⚠️ Esta función solo está disponible con el complemento Sistema de cotización y finanzas de Rentman. Necesitarás tener una conexión activa entre Rentman y Quickbooks Online.

Solución de problemas

Mi factura fue exportada, pero no aparece en Quickbooks.
Puede ocurrir que una factura no se haya podido exportar a tu software de contabilidad. En algunos casos, podemos determinar por qué sucede esto. Puedes comprobarlo de la siguiente manera:

1. Ve al módulo de Facturas.
2. Añade la columna Comentario de exportación al resumen.
   Lee cómo añadir una columna aquí.
3. En esta columna recién añadida, puedes ver el estado de tus facturas.

Desafortunadamente, no siempre podemos determinar una causa clara para las facturas exportadas que no aparecen en Quickbooks. Ver más abajo una lista de errores conocidos al generar facturas.

Errores conocidos

• No hay ningún cliente añadido a la factura

Preguntas Frecuentes