Personalizar las plantillas de documentos (mejores prácticas)

Una vez que hayas terminado los ajustes básicos de tus plantillas de documentos, por ejemplo la estructura de tus columnas, módulos, quizá te interese ir más a fondo en la personalización de tu plantilla. En este artículo, te mostraremos como hacerlo y compartiremos las mejores prácticas para elaborar tus documentos. 

Available for: Lite Classic Pro

Agrega imagenes de equipos

Parte 1: Agerga una imagen a tus equipos

  1. Doble clic en un equipo dentro de category dule de Equipo.
  2. en la parte inferior, en la sección de Archivos, carga tu imagen.
  3. Clic en el botón Más opciones more_vert button al costado de la imagen y selecciona edit Editar.
  4. En la opción Mostrar en documentos selecciona "Sí".
  5. Guarda tus cambios

Parte 2: Muestra las imagenes en tu plantilla 

  1. Al editar una plantilla, haz clic en el módulo "Equipo" que ya se encuentra dentro de tu documento.
  2. Clic en table_chart para editar los ajustes de la columna.
  3. Agrega una nueva variable de imagen. Esto lo encuentras en Equipo >> Imagen.
  4. Clic en en la columna dentro de la vista previa para editar las propiedades de la columna.
  5. Guarda tus cambios.

El módulo de "Equipo" en tu plantilla se recargará y mostrará las imagenes del equipo. Para cambiar la posición de las imágenes, puedes editar las propiedades de la columna de imagen (paso 4 anterior).

Modifica el botón de firma digital 

El módulo de firma digital agrega un botón a tu plantilla, este botón permite que tu cliente pueda firmar digitalmente un presupuesto o cotización. Al momento que el cliente hace clic en el botón, será direccionado a un sitio web donde pueden firmar.

Los ajustes adicionales para la firma digital pueden ser configurados en settings Módule de Configuración > Comunicación con el cliente > Comunicación.

  1. Arrastra y suelta el módulo de firma digital en tu plantilla de presupuesto o cotización.
  2. Clic en el módulo de firma digital para editarlo.

Lista de empaque "Por empacar" o "En locación". 

En el bloque de "Equipo", puedes seleccionar que equipos deben mostrarse:

  • Todos los artículos
  • Solo artículos preparados o en locación 
  • Solo artículos por empacar

Puedes utilizar estas opciones para crear listas de empaque para los casos siguientes:

Caso A
Algunos artículos aun están en la locación, aun cuando el proyecto ya ha regresado. En este caso, es de utilidad usar una lista de empaque con los artículos
Solo preparado o En locación.

Caso B
Una parte de tus equipos ya se encuentra en camino a la locación, pero la otra parte se mantiene en tu almacen. En este caso, sería de utilidad una lista de empaque Solo por empacar.

  1. Clic en el módulo "Equipo" de tu plantilla. 
  2. En el menú de la derecha, ve a Solo artículos actualmente preparados o en locación y selecciona la opción deseada.
  3. Dale un nobre de utilidad a esta lista de empaque para reconocerla.
  4. Guarda  tu plantilla.

Mostrar subalquileres en una lista de empaque

Al momento en el que subalquilas equipos  para un proyecto, también puedes mostrarlos dentro de tus listas de empaque. Hay tres formas de hacerlo: por artículo, por proveedor, o por proveedor de cada artículo.

Por artículo

  1. Clic en el módulo"Equipo" de tu plantilla
  2. Clic en table_chart agrega la columna Planificación de equipo >> "Cantidad de articulos subalquilados".
  3. Guarda tus cambios.

Selecciona esta opción si quieres ver cuantas piezas has subalquilado por cada artículo.

Por proveedor

Para ver una lista de los equipos que has subalquilado de cada proveedor, arrastra y suelta el módulo de "Equipo subalquilado" dentro de tu documento.

Por proveedor de cada artículo

Puedes mostrar la cantidad subalquilada de un proveedor por cada artículo.

  1. Clic en el módulo de "Equipo" de tu plantilla
  2. En el menú de la derechat, ve a la sección Propiedades de los equipos.
  3. Selecciona "Sí" en Mostrar candtidad de subalquieres.
  4. Agrega el módulo "Subalquileres enlazados" para referencia.
  5. Guarda tus cambios

Muestra equipos opcionales en un módulo separado

Al momento de planificar tus equipos, puedes marcar los articulos, kits and cases como opcionales para un proyecto.

En tu tu plantilla de presupuesto, puedes seleccionar como deben mostrarse los equipos opcionales. Por defecto, los equipos opcionales serán enlistados en todos los equipos. De cualquier forma, también puedes enlistar los equipos opcionales en una sección separada.

  1. En tu plantilla de presupueto , asegurate de tener dos módulos de "Equipo" en total.
    Si ya existe un módulo de "Equipo" en tu plantilla, solo tendrás que agregar uno más.
  2. Selecciona uno de los módulos "Equipo" en tu plantilla.
  3. Selecciona "No" para Mostrar equipos pendientes.
  4. Selecciona el segundo módulo de  "Equipo".
  5. Para Mostrar equipos pendientes, selecciona "Solo artículos opcionales".

Tu presupuesto ahora tendrá una sección separada con los equipos opcionales.
Sugerimos cambiar en encabezado de esta sección a "Opcional". Puedes hacer esto por medio de la edición del módulo y rellenando el texto deseado en el campo Texto de encabezado.

Mostrar campos de entrada adicional

En tu plantilla, puedes mostrar los campos de entrada adicional que hayas agregado en Rentman.

  1. Al editar una plantilla, haz clic en algún módulo que ya se encuentre en ella para editarlo.
  2. Clic en table_chart y agrega una columna nueva con el campo adicional.
    En este ejemplo, el campo de entrada color del artículo corresponde al módulo "Equipo" de nuestra plantilla. Se encuentra en  Equipo >> Extra.
  3. Se mostrará en la vista previa de la derecha. Puedes editar la columna de propiedades al hacer clic en esa columna en la vista previa.
  4. Guarda tus cambios.

Oculta los ceros en tu documento

Algunas columnas pueden llegar a mostrar varios ceros que quizá quieras ocultar. Por ejemplo en caso de que estés mostrando el número de artículos que vienen de un subalquiler en tu lista de empaque. En cada línea se mostrarán varios valores en cero, por lo que sería recomendable ocultar dichos valores para no ocupar mayor espacio y presentar una lista de empaque más clara.

  1. Al editar una plantilla, haz clic en algún módulo que ya exista para editarlo.
  2. Clic en table_chart y clic en la columna que quieres editar para expandir toda la información.
  3. Cambia a "Sí"  el ajuste Ocultar valores en cero para la columna.

Haz esto para todas las columnas donde quieres ocultar los valores en cero.

 

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