Personalizar las plantillas de documentos (mejores prácticas)

Una vez que hayas terminado los ajustes básicos de tus plantillas de documentos, por ejemplo la estructura de tus columnas, módulos, quizá te interese ir más a fondo en la personalización de tu plantilla. En este artículo, te mostraremos como hacerlo y compartiremos las mejores prácticas para elaborar tus documentos.

Disponible para: Lite Clásica Pro

Agrega imágenes de equipos

Parte 1: Agrega una imagen a tus equipos

  1. Haz doble clic en un equipo dentro de category dulo de Equipos.
  2. En la parte inferior, en la sección de Archivos, carga tu imagen.
  3. Haz clic en el botón Más opciones more_vert button al costado de la imagen y selecciona edit Editar.
  4. En la opción Mostrar en documentos selecciona "Sí".
  5. Guarda  tus cambios

Parte 2: Muestra las imágenes en tu plantilla

  1. Al editar una plantilla, haz clic en el módulo "Equipo" que ya se encuentra dentro de tu documento.
  2. Clic en table_chart para editar los ajustes de la columna.
  3. Agrega una nueva variable de imagen. Esto lo encuentras en Equipo >> Imagen.
  4. Clic en la columna dentro de la vista previa para editar las propiedades de la columna.
  5. Guarda tus cambios.

El módulo de "Equipo" en tu plantilla se recargará y mostrará las imagenes del equipo. Para cambiar la posición de las imágenes, puedes editar las propiedades de la columna de imagen (paso 4 anterior).

Modifica el botón de firma digital 

El módulo de firma digital agrega un botón a tu plantilla, este botón permite que tu cliente pueda firmar digitalmente un presupuesto o cotización. Al momento que el cliente hace clic en el botón, será direccionado a un sitio web donde pueden firmar.

Los ajustes adicionales para la firma digital pueden ser configurados en settings Módulo de Configuración > Comunicación con el cliente > Comunicación.

  1. Arrastra y suelta el módulo de firma digital en tu plantilla de presupuesto o cotización.
  2. Clic en el módulo de firma digital para editar create las configuraciones o palette el estilo del módulo. 

Lista de empaque "Por empacar" o "En localización".

En el bloque de "Equipo", puedes seleccionar que equipos deben mostrarse:

  • Todos los artículos
  • Empaquetado solo o en localización
  • Solo queda por empacar

Puedes utilizar estas opciones para crear listas de empaque para los casos siguientes:

Caso A
Algunos artículos aún están en la locación, aun cuando el proyecto ya ha regresado. En este caso, es de utilidad usar una lista de empaque con los artículos Solo preparado o En locación.

Caso B
Una parte de tus equipos ya se encuentra en camino a la locación, pero la otra parte se mantiene en tu almacen. En este caso, sería de utilidad una lista de empaque Solo por empacar.

  1. Clic en el módulo "Equipo" de tu plantilla
  2. En el menú de la derecha, ve a Solo artículos actualmente preparados o en locación y selecciona la opción deseada.
  3. Dale un nombre de utilidad a esta lista de empaque para reconocerla.
  4. Guarda  tu plantilla.

Mostrar subalquileres en una lista de empaque

Al momento en el que subalquilas equipos  para un proyecto, también puedes mostrarlos dentro de tus listas de empaque. Hay tres formas de hacerlo: por artículo, por proveedor, o por proveedor de cada artículo.

Por artículo

  1. Clic en el módulo "Equipo" de tu plantilla
  2. Clic en table_chart agrega la columna Planificación de equipo >> "Cantidad de artículos subalquilados".
  3. Guarda  tus cambios

Elige esta opción si quieres ver cuántas piezas subalquilaste para cada artículo.

Por proveedor

Para ver la lista de equipos subalquilados de cada proveedor, arrastra y suelta el módulo "Equipos subalquilados" en tu documento.

Por proveedor para cada artículo

Puedes mostrar la cantidad en dinero del importe sub alquilado a un proveedor para cada artículo.

  1. Clic en el módulo "Equipo" de tu plantilla
  2. En el menú de la derecha, dirígete a la sección Propiedades del equipo.
  3. Selecciona "Sí" en el Mostrar el importe de los subalquileres.
  4. Añade el módulo "Sub alquiler vinculado" como referencia.
  5. Guarda  tus cambios

Mostrar los códigos QR por equipo

Al mostrar códigos QR escaneables en los documentos, ahora puedes escanear los artículos que se están empaquetando o desempaquetando independientemente de su ubicación real en el almacén.

Imagínate: Tienes que empaquetar (escanear) 6 cables en el almacén y 10 cables recién devueltos de otro proyecto. Están justo delante de ti, pero no tienen un código QR adjunto. No quieres ir a la estantería del almacén para escanearlos, ya que solo quieres escanear el código del albarán 6 veces, para tenerlos marcados como empacados.

Añadir códigos QR a tus documentos puede ser especialmente útil cuando tu equipo no tiene un código QR físico adjunto, o cuando quieres acelerar el proceso de escaneo de equipos comunes o combinaciones de equipos. 

  1. Haz clic en el módulo "Equipo" de tu plantilla. 
  2. Haz clic en table_chart y añade la imagen del código QR de la columna ("Equipo planificado" > "Equipo" > "Código QR (Imagen)"). 
  3. Guarda tus cambios. 

Qr_code_equipment.png

Muestra equipos opcionales en un módulo separado

Al momento de planificar tus equipos, puedes marcar los artículos, kits y cases como opcionales para un proyecto.

En tu plantilla de presupuesto, puedes seleccionar como deben mostrarse los equipos opcionales. Por defecto, el equipo opcional estará listado entre todos los demás equipos. Sin embargo, también puedes enumerar el equipo opcional en una sección separada.

  1. En tu plantilla de presupuesto ,asegúrate de tener dos módulos de "Equipo" en total.
    Si ya existe un módulo de "Equipo" en tu plantilla, solo tendrás que agregar uno más.
  2. Selecciona uno de los módulos "Equipo" en tu plantilla.
  3. Selecciona "No" para Mostrar equipos pendientes.
  4. Selecciona el segundo módulo de  "Equipo".
  5. Para Mostrar equipos pendientes, selecciona "Solo artículos opcionales".

Tu presupuesto ahora tendrá una sección separada con los equipos opcionales.
Sugerimos cambiar en encabezado de esta sección a "Opcional". Puedes hacerlo editando el módulo y rellenando tu título en el campo de Texto del encabezamiento.

Mostrar campos de entrada adicional

En tu plantilla, puedes mostrar los campos de entrada adicional que hayas agregado en Rentman.

  1. Al editar una plantilla, haz clic en algún módulo que ya exista para editarlo.
  2. Clic en table_chart y agrega una columna nueva con el campo adicional.
    En este ejemplo, el campo de entrada color del artículo corresponde al módulo "Equipo" de nuestra plantilla. Se encuentra en  Equipo >> Extra.
  3. Se mostrará en la vista previa de la derecha. Puedes editar la columna de propiedades al hacer clic en esa columna en la vista previa.
  4. Guarda tus cambios.

Oculta los ceros en tu documento

Algunas columnas pueden llegar a mostrar varios ceros que quizá quieras ocultar. Por ejemplo en caso de que estés mostrando el número de artículos que vienen de un subalquiler en tu lista de empaque. En cada línea se mostrarán varios valores en cero, por lo que sería recomendable ocultar dichos valores para no ocupar mayor espacio y presentar una lista de empaque más clara.

  1. Al editar una plantilla, haz clic en algún módulo que ya exista para editarlo.
  2. Clic en table_chart y clic en la columna que quieres editar para expandir toda la información.
  3. Cambia a "Sí"  el ajuste Ocultar valores en cero para la columna.

Haz esto para todas las columnas donde quieres ocultar los valores en cero.

 

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 0 de 0

Comentarios

0 comentarios

Inicie sesión para dejar un comentario.