Rentman es un software que te ayuda a gestionar tu negocio y tus operaciones diarias en un sistema centralizado. Esto significa que tienes acceso a muchas características que pueden parecer abrumadoras al principio. No hay problema, ¡te tenemos cubierto! La Academia de Rentman te guiará a través de los diferentes pasos a seguir para implementar tu cuenta. Aprenderás a usar Rentman poco a poco. 

Por favor, ten en cuenta que puede que no tengas acceso a todos los módulos. Si no los tienes está bien, sólo tendrás que saltarte la guía o la instrucción que no es para ti. Por supuesto, lo dejamos lo más claro posible en las guías de la Academia Rentman. 

Si te pierdes o te atascas en algún momento del proceso, no dudes en pedir ayuda a nuestro equipo de soporte en la esquina inferior derecha de tu pantalla. Estarán encantados de ayudarte.

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Implementación de la A a la Z

Implementa tu lista de contactos

Este es el primer módulo de la Academia Rentman. Como los negocios se hacen con personas ajenas a tu empresa, es importante asegurarse de que todos sus contactos están en un solo lugar. Te guiaremos a través del proceso de implementación de tu lista de contactos. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Organiza la lista para encontrar instantáneamente toda la información que necesites. 
• Añade nuevos contactos en Rentman para que puedas usarlos como clientes en proyectos pero también como locaciones o proveedores.
• Añade información específica a tus contactos para que nunca olvides nada de ellos. Las advertencias, los descuentos y las preferencias de pago te ayudarán a saber todo lo que necesitas saber sobre cada contacto.
• Haz seguimiento a tu negocio con un tablero personalizable. 

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Una vez que hayas implementado tus contactos, puedes leer las siguientes guías en el orden que desees. ¿Hay guías que no son relevantes para usted en este momento? Sólo sáltatelas o siéntete libre de seguir leyendo y descubrir otras posibilidades que Rentman tiene para ofrecer.

Implementa tu base de datos de equipos

Si quieres gestionar tu inventario, primero tienes que añadir todo tu equipo a Rentman para que puedas empezar a trabajar con tu base de datos. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Organiza tu base de datos para encontrar instantáneamente toda la información que necesites. 
• Añade nuevas piezas de equipo para que puedas empezar a planearlos en proyectos y rastrear su disponibilidad.
• Combina artículos, como micrófonos y soportes de micrófono o mesas y sillas, que a menudo se alquilan juntos para ahorrar un tiempo considerable en la programación y preparación de un evento.
• Trabaja con artículos que no quieres alquilar, sino que prefieres vender. De hecho, no todos los artículos están destinados a volver a tu almacén al final de un evento. Los consumibles y los artículos vendidos se manejan de manera diferente y aprenderás cómo.
• Edita tu lista de equipos cuando lo necesites y quieras.

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Añada a tus empleados y vehículos a tu cuenta de Rentman

Si quiere gestionar y programar a tus empleados, primero debes asegurarte de que los empleados y los vehículos estén en el sistema. Después, podrás programarlos en proyectos y asignarles funciones específicas. La planificación nunca ha sido más fácil. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Organiza la base de datos para encontrar instantáneamente toda la información que necesites como: dirección de correo electrónico, número de teléfono o función de usuario.
• Invita a tus empleados a Rentman para que puedas empezar a programarlos para los próximos eventos.
• Añade todos tus vehículos para que puedas decidir cuáles se usarán para cada evento.
• Usa etiquetas para filtrar a los empleados por habilidades para hacer el proceso de programación aún más fácil.
• Determina su acceso y derechos de usuario en Rentman.
• Ayúdalos a administrar su tiempo de manera eficiente indicando cuándo están disponibles o no y utilizando su propio horario.

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Crear o usar códigos QR con tus equipo

Si tienes el módulo de Almacén, probablemente quieras usar códigos QR para que el proceso de reserva sea más rápido y preciso que nunca. El uso de los códigos QR también permitirá rastrear tus equipo, dondequiera que se encuentren. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Crear un código QR para un artículo. 
• Usa diferentes códigos QR para artículos y números de serie específicos.
• Indica la ubicación en el Almacén para optimizar el proceso de reserva.

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Implementa tu proceso financiero

Si tienes el módulo de finanzas, esto significa que cotizaras y facturaras a tus clientes. Estos procesos pueden tomar años pero Rentman te ayudara a implementarlos con mayor eficiencia. El proceso de facturación estará casi totalmente automatizado una vez que configures todo. Esto es lo que vamos a hacer. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Indica la moneda correcta en tus documentos
• Añade tus términos y condiciones, esenciales para ser totalmente transparente con tus clientes.
• Crea factores de días múltiples si a veces alquilas tu equipo por un período de tiempo más largo
• Establece tu sistema de impuestos 
• Asegúrate de que tus clientes siempre paguen a tiempo estableciendo momentos de facturación y condiciones de pago

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Ahora viene el paso final para tener tu cuenta de Rentman totalmente implementada. No te lo saltes, ¡esto es crucial! 

Determina el aspecto de tus documentos y correos electrónicos

Seguramente querrás asegurarte de que el aspecto de toda la comunicación procedente de tu cuenta de Rentman se ajuste a la imagen de tu empresa. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Determina la estructura de tus correos electrónicos
• Determine el aspecto de tus documentos y añade el logotipo de tu empresa. 

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Felicitaciones, tu cuenta está completamente implementada! Es hora de empezar a usar Rentman y asegurarte de que descubres todas las características y flujos que necesitas para tu negocio. 

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Empieza a usar a Rentman en todo su potencial: Nivel 1 de Rentman

Crea un proyecto para un evento sin problemas

Rentman es un sistema basado en proyectos. Cuando programes y prepares un evento, necesitarás crear un proyecto y todos los elementos desde aquí. Ten cuidado, puede que no tengas acceso a todo, dependiendo de los módulos que hayas elegido en tu cuenta de Rentman. No te preocupes, puedes saltarte la sección e ir directamente a las que necesitas. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Crea un proyecto y empieza a completar la información general, como el cliente, la ubicación y algunos detalles importantes con las notas
• Planifica el equipo que necesitaras
• Planifica tus empleados y transporte, indicando qué tipo de funciones necesitaras para ese proyecto
• Crea una cotización con toda la información del proyecto. Podrás enviar esta cotización a tu cliente

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Una vez que tu primer proyecto esté programado y te sientas más seguro usando Rentman, es hora de dar un paso más. Si no tienes todos los módulos en tu cuenta de Rentman, siéntete libre de leer sólo las guías sobre los módulos que tienes. O descubre cuáles son las otras posibilidades que Rentman tiene para ofrecer. 

Utiliza los números de serie para un seguimiento preciso de tus equipos

Si tienes el módulo de Inventario, seguro que querrás hacer un seguimiento de tus equipos. Quieres saber cómo se usan, dónde están, por qué no están disponibles y cómo hacer frente a situaciones difíciles cuando te das cuenta de que te enfrentas a una escasez. Tiene sentido y esto es lo que vamos a hacer. Esta guía le mostrará cómo hacerlo:

• Configura y utiliza los números de serie para tener una idea precisa de cómo y dónde se utilizan tus objetos de valor.  
• Comprende el seguimiento de la disponibilidad de todo tipo de artículos para que nunca te sorprendas justo antes de un evento
• Resuelve tu inventario agotado antes de un evento para asegurarte de que todo lo que necesitas estará listo para el día D. 
• Trabaja con artículos de venta ya que no todos los artículos son de alquiler. Puede que quieras o necesites vender tus artículos y Rentman también está aquí para manejar estas situaciones. 
• Documenta todo fácilmente usando los documentos y plantillas de documentos dentro de Rentman.

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Planifica tus empleados y vehículos en tus proyectos

Si tienes el módulo de planificación de personal, seguramente querrás gestionar la agenda de tus empleados, invitarlos o planificarlos en diferentes funciones y/o proyectos. Asegurarse de que no se crucen ningún proyecto con otro o hacer un seguimiento de quién está disponible y cuándo puede ser rápidamente un dolor de cabeza. Somos plenamente conscientes de ello y Rentman te permite abordar la planificación del personal con facilidad y eficiencia. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Lleva un registro de la disponibilidad de los empleados. Ten presente, incluso antes de preguntarles si estarán disponibles para un evento o no. 
• Invite a tus empleados a los trabajos en los que los necesites.
• Planifica a tus empleados en varios proyectos al mismo tiempo para optimizar tu tiempo y el de ellos.
• Planea tus vehículos también. 

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Reserva equipos usando el módulo del Almacén

Si tienes el módulo de almacén, estarás registrando tu equipo dentro y fuera del almacén para asegurarte de hacer un seguimiento de donde esta cada equipo. El módulo del Almacén te dará una visión general rápida de todo lo que necesitas saber! Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Reserva la salida y entrada de tus equipos en el almacén cuando se usen en eventos
• Usa diferentes códigos QR para artículos y números de serie específicos cuando reserves tus equipos.
• Comprender los diferentes estados para saber dónde están los proyectos sin tener que entrar a los detalles del proyecto.
• Crear listados de empaques para documentar todo

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Factura a tus clientes

Si tiene el módulo de finanzas, esto significa que cotizaras y facturaras a tus clientes. Sin embargo, la facturación es más compleja que la simple creación de una factura. También te cubrimos las espaldas con estos pasos. Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Entender todos los ajustes financieros de sus proyectos para hacer el mejor uso de ellos
• Añade condiciones a tus presupuestos para que tus clientes sepan a que van a aceptar.
• Crear una factura, mostrando los datos del proyecto
• Envía recordatorios cuando el cliente no haya pagado la factura a tiempo.
• Crea facturas parciales

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Ahora viene el paso final para completar el Nivel 1. Después de eso, conocerás todos los flujos más importantes dentro de Rentman. No te lo saltes, ¡esto es crucial! 

Creación automática de documentos con las plantillas de documentos

Las plantillas de documentos son plantillas que permiten crear fácilmente documentos, cualquier tipo de documentos (presupuesto, factura, albarán, etc.). De esta manera, una vez creado la plantilla, sólo tendrás que hacer clic en "Generar" y se creará un nuevo documento con toda la información que necesites.  Esta guía te mostrará cómo hacerlo:

• Domina la estructura de las plantillas de documentos
• Aprende cuáles son las diferentes posibilidades que se te ofrece
• Personaliza el contenido de tus plantillas
• Adapta el estilo y los colores para que coincidan con tu marca.
• Añade un botón de firma digital
• Crea una plantilla de correo electrónico para enviar los documentos aún más rápido de una manera muy profesional

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Felicidades, si estás en ese punto, has completado el nivel 1 de la Academia Rentman! Ahora puedes usar Rentman a diario, asegurándote de que tomas las decisiones correctas y eficientes. Tu flujo de trabajo será más rápido y más automatizado que nunca. 

Mantente pendiente para el Nivel 2 que viene pronto.