Academia Rentman - Implementa tu lista de contactos

Tiempo de lectura: 30min

1 - Vacía la base de datos de prueba

Cómo hacerlo: Vacia la base de datos de prueba

Felicitaciones, ya estas listo para empezar a implementar tu cuenta Rentman. Estará lleno de información útil en poco tiempo. ¿Pero por dónde empezar? Entendemos que puede parecer abrumador y por eso te guiaré a través de los diferentes pasos. ¡Así que ten paciencia!

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¿Quiénes son mis contactos?

Empecemos con tus contactos. Para dirigir tu negocio adecuadamente, necesitas comunicarte con clientes, clientes potenciales, lugares para eventos o proveedores. Estas personas son externas a tu empresa y esenciales. Son lo que llamamos contactos en Rentman. Piensa en el contact_phoneMódulo de contactos de Rentman como tu libreta de contactos.

Dirígete a el contact_phone Modulo de Contactos.

Si te pierdes o te atascas en algún momento del proceso, no dudes en pedir ayuda a nuestro equipo de soporte en la esquina inferior derecha de tu pantalla. Estarán encantados de ayudarte.

  • Construye tu libreta de direcciones

Hay diferentes tipos de personas externas a tu empresa con las que tendrás que estar en contacto. No quieres que estos contactos se mezclen. Por lo tanto, primero hay que crear una estructura de carpetas organizada. Hazlo antes de crear tus primeros contactos, para que puedan estar bien organizados de inmediato.

  • Organiza tu libreta de contactos

Cómo hacerlo: Crear y editar tu estructura de carpetas

3 - Crea una folder Estructura de carpetas mostrando las diferentes categorías de contactos que puedes tener. 

Pista
Aquí hay un ejemplo de una estructura que podrías crear: 

1.png
  • Crea un panel nuevo

Ahora que la organización está lista, podemos empezar a crear los primeros contactos en Rentman. Tienes dos opciones para hacerlo. Puedes crear manualmente nuevos contactos o importarlos a Rentman desde una hoja de Excel. Elige una de las siguientes opciones: 

Crea manualmente los contactos en Rentman

Cómo hacerlo: Añadiendo contactos

Quieres empezar a completar tu base de datos de contactos sólo con unos pocos contactos o no estás seguro de cómo proceder todavía. Y eso es normal, sólo estamos empezando. Esto significa que empezarás a añadir tus contactos manualmente, sólo para controlar el proceso.

4 - Selecciona la primera carpeta que quieras completar con un nuevo contacto haciendo clic en el desplegable "carpetas". Haz clic en 
+ Añadir contacto

5 - Completa toda la información necesaria

5b - (opcional) Siempre estás en contacto con la misma persona cuando tratas con esa compañía. Ve a la pestaña de personas de contacto y añádelas como una nueva persona de contacto.
Crea al menos 10 contactos para continuar.

Pista
Una persona de contacto es su principal punto de contacto dentro de la compañía que estas usando como contacto. Como se puede estar en contacto con diferentes personas según el proyecto, es absolutamente posible introducir varias personas de contacto por cada contacto. Una vez guardados sus datos, tendrás acceso rápido a toda la información que necesites cuando llegue el momento de trabajar con ellos. 

Importar contactos con una hoja .xlsx

 

Tienes bastantes contactos para entrar en Rentman y quieres ir rápido. Prefieres empezar a trabajar de inmediato en vez de pasar demasiado tiempo preparándolo todo. ¡Perfecto, Rentman está destinado a hacerte ahorrar tiempo!

6 - Ve a tu archivo de Excel y asegúrate de que: 

  • Todos tus contactos están en filas y las diferentes piezas de información de los contactos están divididas en diferentes columnas
  • Tienes una columna llamada "Carpeta" o "estructura de carpetas" con la carpeta en la que debe estar el elemento.
  • Ningún contacto tiene el mismo número de base de datos
  • Tienes menos de 68 columnas
  • El documento no contiene varias hojas ni ninguna fórmula
  • Si también se importan personas de contacto asociadas a un contacto, será necesario duplicar la fila perteneciente a ese contacto para cada persona de contacto.
Pista
Por ejemplo, si tienes dos personas de contacto asociadas a un contacto, debes duplicar la fila de contacto 2 veces. Los datos de estas filas serán idénticos, salvo la información específica de las personas de contacto.
  • Tienes al menos 10 contactos en esa hoja 

7 - Haz clic en el botón Más opciones more_vert  al lado de + Añadir contacto y sube o arrastra tu hoja de importación .xlsx. Completa todo e importa tus contactos siguiendo las instrucciones de la pantalla.

Pista
Aquí hay una plantilla de un Hoja de importación que hemos preparado para hacerte la vida más fácil. No dudes en usarla.
F

¿Cómo filtrar mi lista de contactos? 

Ahora tienes una bonita agenda. Sin embargo, esta lista puede ser un poco abrumadora cuando la miras. Muestra mucha información y podrías perderte, ¿verdad? 

  • Etiqueta tus contactos

8 - Selecciona al menos un contacto y añade una label Etiqueta

Pista
Esta podría ser su ubicación, por ejemplo, para poder agrupar a todos los contactos de la misma zona. También puede ser la experiencia de tu proveedor, así que cuando necesites, digamos, equipo de audio, sólo aparecerán los proveedores especializados en equipos de audio. Un contacto puede

Cómo hacerlo: Utilizando etiquetas

9 - Haz clic en la etiqueta (o en una de las etiquetas) que acabas de crear en la lista desplegable de etiquetas. Debe estar ubicado en la esquina superior derecha de tu ventana. ¿Qué sucede? 

¿Cómo estar seguro de que nunca olvido nada de mis clientes? 

Ocurre muy a menudo que trabajas con clientes con los que ya has trabajado. Así es como se construyes una relación con ellos. A veces la experiencia es positiva y les prometes un descuento cada vez que utilizan tus servicios. Otras veces, puede ser negativa, no pagan a tiempo y te prometes a ti mismo que no volverá a suceder. 

  • Añadir preferencias y observaciones

10 - Dirígete a la información de uno de tus contactos de la que quieras recordar algo. Dirígete a Data > Notas y añade una nota de proyecto o una advertencia. Esto aparecerá en un proyecto si añades ese contacto como cliente. Lo haremos juntos más tarde.

11 - Puedes permanecer en el mismo contacto o utilizar otro e ir a la pestaña de pago. Puede indicar un descuento que se añadirá a un proyecto si añades a el contacto como cliente. 

Cómo hacerlo: Darle descuentos a un contacto

¿Cómo hacer un seguimiento a mi negocio? 

Nos enfocamos principalmente en los contactos en este momento porque ¿qué sería un negocio sin clientes o proveedores? Pero hay otros aspectos que el Tablero de Inicio te permitirá comprobar en un abrir y cerrar de ojos. 

  • Configura tu dashboard Tablero de Inicio

Próximamente

¡Bien hecho, ya está casi todo listo! Ahora puedes empezar a implementar otra parte de tu cuenta como tu Inventario, tsu Planificador de Personal, tu Almacén o tu información financiera. 

Si tiene más preguntas o algún comentario, no dudes en contactar con nuestro equipo de soporte. 

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