Academia Rentman - Crea un proyecto para un evento sin problemas

Tiempo de lectura: 45min a 1h

Si estas leyendo estas palabras, significa que has completado con éxito todos los pasos de la implementación. Si no, echa un vistazo a nuestras guías de implementación para asegurarte de que tu cuenta está completamente configurada y lista para un negocio real!

Si te pierdes o te atascas en algún momento del proceso, no dudes en pedir ayuda a nuestro equipo de soporte en la esquina inferior derecha de tu pantalla. Estarán encantados de ayudarte.

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Observa que la gestión de proyectos es un tema amplio. Esto significa que cubriremos todos los aspectos de los proyectos y todas las posibilidades a través de los diferentes módulos. Algunas partes de los proyectos son comunes a todos los módulos, pero otras son específicas. No te preocupes, lo dejaremos muy claro. Si una instrucción se relaciona con un módulo que no tienes, sólo sáltatelo, no ralentizará tu proceso de aprendizaje.

Crea un panel nuevo

Cómo hacerlo: Crea un nuevo proyecto o duplica uno existente

Rentman es un sistema basado en proyectos. Todos los eventos que planifiques serán nuevos proyectos. Ahora, usemos nuestra imaginación para una ronda de prueba. Tienes un evento que planear para el próximo mes. Es un evento simple de dos días.

1 - Dirígete a el table_chartModulo de Proyectos y + Añade un proyecto. Selecciona "Proyecto en blanco"

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Esta vez, crearas un proyecto en blanco, pero más tarde, podrás ir más rápido usando plantillas de proyecto. Más sobre eso en el Nivel 2 - Gestión de proyectos (próximamente). 

 

No tienes toda la información todavía, pero sabes:

  • Las fechas
  • Quién es el cliente
  • Cuando se dará el evento
  • (Planificador de personal) El código de vestimenta para tu personal
  • (Inventario y Almacén) Que el cliente es exigente con el equipo utilizado. Tienen que estar como nuevos.

También tienes un mapa de la ubicación.

2 - Estás en la Pagina general de ese nuevo proyecto. Introduce un nombre para ese proyecto.

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Podría ser una buena idea poner AR o la Academia Rentman en el nombre, sólo para estar seguro de que lo encontrarás fácilmente y no lo confundirás con un proyecto real más adelante. 

3 - ¿Recuerdas a el cliente al que le has creado una nota de proyecto/advertencia? Escribe las tres primeras letras de su nombre en el campo "Cliente". Encuentra su nombre en la lista y selecciónalo.

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Si no has hecho ese paso, te aconsejamos que vuelvas a la guía de implementación: Empezando - Implementación.

¿Viste el mensaje que apareció cuando agregaste el cliente? Así es como Rentman se asegura de que nunca olvides nada y puede asegurar un seguimiento de primera clase de tus clientes.

4 - Añade una ubicación que aún no está en tu base de datos. En la sección de locación, haz clic en el botón Más opciones more_vert  y haz clic en (+ Añadir). Completa la información relevante y guarda.

Esta locación es ahora parte de tu lista de contactos y se establece como la locación de ese evento.

5 - (Planificador de personal) - Desplázate hacia abajo y añade una nota a ese proyecto. La nota dirá que el código de vestimenta es bastante chic, así que los empleados tienen que prestar atención a su aspecto. Asegúrete de que sea visible para todos para que los empleados estén al tanto de esa instrucción.

Cómo hacerlo: Añadir una nota

6 - (Inventario y Almacén) - Desplázate hacia abajo y añade una nota a ese proyecto. Nota que dirá que el cliente es exigente con el equipo utilizado. Por lo tanto, los empleados del almacén tienen que tener un mayor cuidado al equipo que recojan y a la forma en que lo cargan en el camión. Asegúrate de que esta nota se muestre en el Almacén.

Cómo hacerlo: Añadir una nota

7 - También hay un mapa de la locación que te gustaría añadir a este proyecto. Haz clic en Archivos, junto a las notas, y agrega un archivo de tu computadora. Una imagen al azar funcionará.

Cómo hacerlo: Subir y descargar archivos

Toda la información general de tu proyecto está ahí, pero aún no has terminado. Tu proyecto ni siquiera se ha guardado todavía. Para ello, primero tienes que introducir las fechas. El proyecto es un evento de dos días. Tendrá lugar en un mes pero necesitas al menos una semana entera antes para preparar todo y dos días después dar cierre al proyecto. Este es el aspecto que debería tener tu cronograma:

  • Período de uso: dos días, un mes exactamente a partir de la fecha de hoy - Este es el período que le cobras a tu cliente
  • Período de planificación: Comienza una semana exactamente antes del comienzo del período de uso y termina dos días después del final del período de uso - esto afecta a la disponibilidad de tus recursos
  • Preparación: Toda la semana anterior al período de uso
  • Cierre: Los dos días siguientes al período de uso.

8 - Dirígete a la pestaña Cronograma e introduce las fechas como se describe arriba. Guarda tu proyecto.

Cómo hacerlo: Cronograma de tu proyecto
Este proyecto ya está oficialmente creado, felicidades. ¡Este es un primer paso! Ahora tienes una mejor idea de lo que tu cliente quiere, así que vamos a empezar a planear.

Empieza a planificar tu equipo - (Inventario y Almacén)

Cómo hacerlo: Planea tu equipo en un proyecto

Imagina un tipo de proyecto que ya has hecho. Cualquier proyecto. Te presente qué equipo programaras en este caso.

8 - Busca un artículo en la lista de equipo en la barra izquierda de la pestaña Equipo del proyecto. Haz doble clic en él. ¡Ahora es parte de tu proyecto! Sin embargo, necesitas 5 de ellos, así que haz doble clic en la columna Cantidad para modificarlo.

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9 - Busca otro artículo pero esta vez, necesitas 3 de ellos. En lugar de hacer doble clic, selecciónalo y escribe 3 en la columna de Cantidad. Presiona enter.

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10 - Añade más artículos y al menos un case, un kit y un artículo con accesorios.

Necesitas al menos 10 artículos programados para continuar.

El problema con ese método es que terminarás con una gran lista de artículos y podrás perderte rápidamente. Además, es muy posible que no necesites todos los artículos al mismo tiempo. Para dividirlos, vamos a organizarlos en diferentes grupos de equipos.

¿Viste que cuando programaste el primer equipo, se creó un nuevo grupo de equipo?

11 - Ahora crea un grupo de artículos que sólo utilizaras para la preparación del evento. Seleccione el grupo de equipos existentes y haz clic en edit editar. Renombra el grupo "Prep" y asegúrate de que el período de uso del grupo de equipo coincide con el período de preparación de todo el proyecto. Guardar.

12 - Crea otro grupo de equipos y nombralo "Evento". Asegúrate de que las fechas coincidan con el período de uso del proyecto. Haz lo mismo para el "Cierre".

13 - Arrastra tus artículos a los diferentes grupos de equipo para organizarlos.

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Tu equipo está ahora todo programado y el precio se calculará en base al precio de alquiler que has introducido para cada uno de ellos. Es posible añadir descuentos o editar los factores para cambiar el precio.

Como siempre en la industria, hay algunos cambios en el camino. Te das cuenta de que no necesitarás dos sino tres días para terminar todo después del evento.

14 - Vuelva a la pestaña Cronograma de tu proyecto y cambia los períodos respectivamente. ¿Qué cambio genera esto en tus grupos de equipo?

Empieza a planear a tus empleados y transporte - (planificador de personal)

Cómo hacerlo: Añade funciones de empleados y transporte a un proyecto

Imagina un tipo de proyecto que ya has hecho. Cualquier proyecto. Ten en cuenta a quién necesitarás para este trabajo. Pero antes de planear a la gente, necesitas saber qué tipo de funciones requiere este proyecto. Por ejemplo, sabes que necesitas un técnico de iluminación, pero aún no sabes si será Pedro o Alicia. Eso esta bien en este paso del proceso. Tenemos que centrarnos primero en las funciones.

15 - En el lado izquierdo de la pestaña Personal y transporte de tu proyecto, puedes ver que algunas funciones ya han sido creadas por defecto. Bien, porque necesitarás un técnico para ese proyecto. Haz doble clic en esa función.

16 - Te das cuenta de que no necesitarás uno sino dos técnicos. Haz clic en la cantidad para modificarla.

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17 - Ahora necesita otra función que aún no está en la lista de funciones. Añade una función predeterminada a la lista. Necesitarás dos de esta también. En lugar de hacer doble clic, selecciónalo y escribe la cantidad deseada en la columna de Cantidad. Presiona enter.

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Las funciones no son sólo para el personal sino también para el transporte. Sabes que necesitarás 30m3 de volumen de transporte pero aún no sabes si planearás el Renault Master o el Peugeot Boxer. Esto se puede decidir más adelante.

18 - Añadir una función de transporte siguiendo el proceso que acabamos de aprender.

El problema con ese método es que terminarás con una gran lista de funciones y podrás perderte rápidamente. Para dividirlos, vamos a organizarlos en diferentes grupos de equipos. Además, es necesario introducir los períodos para empezar a planificar y el grupo de funciones hará que esa tarea sea bastante fácil.

¿Viste que cuando programaste la primera función, se creó un nuevo grupo de equipo?

19 - Ahora crea un grupo de funciones que sólo utilizaras para la preparación del evento. Haz doble clic en el grupo existente o seleccione editar. Renombra el grupo "Prep" y asegúrate de que el período de uso del grupo de equipo coincide con el período de preparación de todo el proyecto. Guardar. 

20 - Crea otro grupo de equipos y nombralo Evento. Asegúrate de que las fechas coincidan con el período de uso del proyecto. Haz lo mismo para el Cierre.

21 - Arrastra tus artículos a los diferentes grupos de funciones para organizarlos.

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Ahora deberías tener algo así:
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Tus funciones están ahora todas programado y el precio se calculará en base al precio de alquiler que has introducido para cada uno de ellos. Es posible añadir descuentos o editar los factores para cambiar el precio.

Como siempre en la industria, hay algunos cambios en el camino. Te das cuenta de que no necesitarás 1 semana sino sólo 5 días para preparar el evento.

22 - Vuelva a la pestaña Cronograma de tu proyecto y cambia los períodos respectivamente. ¿Qué cambio genera esto en tus grupos de funciones? ¿Ves que las fechas del grupo de equipo se adaptaron?

Hora de cotizar - (Contabilidad)

Cómo hacerlo: Crea un presupuesto o contrato

Ahora tienes suficientes elementos para crear el presupuesto. Para crear el documento, Rentman sacará los datos que has introducido en el proyecto.

Si tiene ganas de añadir elementos adicionales, como costos adicionales, ¡no dudes en hacerlo!

23- Dirígete a la pestaña contabilidad del proyecto. Antes de enviar el presupuesto, te das cuenta de que ya llevas unos años trabajando con este cliente y sería bueno darles un descuento. ¿Qué tal un 10% en equipo de alquiler? O, aún mejor, en todo el proyecto?

24 - Haz clic en +Añadir presupuesto para generar tu primer presupuesto. Elige una plantilla y un membrete y crea ese presupuesto.

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El membrete es el fondo de tu documento. Es una buena manera de añadir tu estilo y logotipo a tus presupuestos o facturas. También determina el tamaño del documento y los márgenes. Hicimos una configuración y echamos un vistazo a las plantillas de documentos en Documentos y comunicación - Implementación.

¡Perfecto! Está listo para ser enviado a tu cliente. Ese presupuesto también aparecerá en los archivos de tu proyecto, en la página General.

Ahora es el momento de profundizar en las funcionalidades de Rentman. Puedes aprender más sobre planificación de equipos, planificación de personal, reservando equipos, o facturación.

 

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