Les modèles de document déterminent quelles informations doivent être affichées sur vos documents et comment elles doivent être affichées. L'utilisation d'un modèle de document permet d'économiser du temps et est utile pour conserver le même aspect et le même contenu sur plusieurs documents du même type. Dans cet article, nous expliquons comment créer un modèle de document dans Rentman

Vous pouvez également regarder la vidéo ci-dessous:

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Types de document

Vous pouvez créer un modèle pour les documents suivants:

  • Devis, contrat, facture
  • Bon de préparation, bon de commande sous-location, étiquette équipement, bon de réparation, document véhicule
  • Rappel de paiement, note membre du personnel

Le type de document que vous choisissez détermine les informations que vous pouvez ajouter au modèle. Par exemple, si vous choisissez un Contrat, vous pouvez ajouter un bouton pour la signature numérique. Si vous sélectionnez un Bon de préparation, vous pouvez ajouter une liste d'équipement avec une colonne indiquant leur emplacement dans votre entrepôt.

Vue d'ensemble des modèles

  1. Allez dans le module de configuration > communication client > modèle de document.

Overview.png

Dans cette vue d’ensemble vous trouverez:

  • Des modèles générés par le logiciel
  • Des modèles que vous avez créé vous même

Ajouter une colonnes à la vue d'ensemble

Par défaut, la vue d'ensemble inclut les colonnes Nom, Pays, Langue, Masqué et Modèle système avec des informations sur chaque modèle. Lisez la section Paramètres du modèle pour savoir ce que ces colonnes signifient.

Vous pouvez également ajouter d'autres colonnes à la vue d'ensemble. Pour des instructions, lisez notre article sur les colonnes.(En anglais)

Modèles du système

Rentman propose des modèles utiles et prêts à l'emploi pour chaque type de document. Ces modèles sont conçus pour tout le monde et peuvent être trouvés dans la vue d'ensemble.

Les modèles du système sont mis à jour et maintenus par Rentman. Par conséquent, il n'est pas possible d'éditer leur contenu directement. Cependant, vous pouvez toujours dupliquer un modèle du système et modifier cette copie comme vous le souhaitez. Lisez la section Créer un modèle pour les instructions.

Dans la colonne Modèle du système, vous pouvez vérifier si un modèle est un modèle de système.

Ajouter un modèle à partir de la bibliothèque des modèles

Dans la bibliothèque de modèles, vous trouverez encore plus de modèles de système que vous pouvez utiliser. Ils sont disponibles dans plusieurs langues et peuvent être ajoutés à votre vue d'ensemble.

  1. Dans la vue d'ensemble, cliquez sur le bouton Template_library.png.
  2. Sélectionnez le(s) modèle(s) que vous souhaitez ajouter.
  3. Choisissez Ajouter.

Si vous supprimez un modèle de système de votre vue d'ensemble, vous pouvez toujours le récupérer plus tard en effectuant une recherche dans la bibliothèque.

Créer un modèle

Si vous souhaitez créer votre propre modèle, nous vous recommandons de dupliquer un modèle de système,puis de le modifier. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps, car vous n'aurez pas à créer votre modèle de zéro.

Vous pouvez cependant également choisir d'ajouter un nouveau modèle (vide).

Dupliquer un modèle existant

  1. Allez dans le module de Configuration > communication client > modèles de document..
  2. Sélectionnez le modèle Select.png, et cliquez sur le bouton Dupliquer Duplicate_item.PNG.
  3. Entrez un nouveau nom pour le modèle.

    Naam.png

  4. Configurez vos paramètres document, puis ajouter des blocs, modules et variables à votre modèle.
  5. Sauvegarder votre modèle.

Ajoutez un nouveau document (vide)

  1. Allez dans le module de Configuration > Communication client > Modèles de document.
  2. Cliquez surAjouter.
  3. Choisissez le bon type de document pour ce modèle

    Type.png
  4. Configurez vos paramètres document, puis ajouter des blocs, modules et variables à votre modèle.
  5. Sauvegarder votre modèle.

Éditer un modèle

  1. Allez dans le module Configuration > Communication client > Modèles de document.
  2. Double-cliquez sur un modèle pour l'éditer.

Vous ne pouvez pas modifier un modèle du système, car il est mis à jour et géré par Rentman. Pour modifier un modèle de système, vous devez d'abord le dupliquer.

Paramètres de modèle

Lorsque vous modifiez un modèle, vous pouvez configurer ses paramètres dans la barre latérale des Widgets sur la droite.

  1. Cliquez sur le bouton Ouvrir WidgetWidget.png pour ouvrir la barre latérale.

Sidebar.png

Pour chaque modèle, vous pouvez configurer:

Le nom
Le nom du modèle

Le type
Le type du document. Cela détermine quelles informations vous pouvez ajouter à votre modèle. Lisez la section Type de document pour voir les options disponibles.

Cacher
“Oui” signifie que vous ne pouvez pas choisir ce modèle comme nouveau document.
“Non” signifie que ce modèle est disponible lorsque vous générez un nouveau document.

Lignes fines
Détermine si toutes les lignes doivent être de 0,5 pixel ou 1 pixel. Les lignes plus fines peuvent être choisies parce qu'elles sont plus esthétiques, mais elles ne sont pas affichées dans certains visionneuses de PDF (y compris la visionneuse PDF par défaut de Safari). Des lignes plus épaisses de 1 pixel sont affichées dans tous les visionneuses PDF.

La langue
La langue du modèle.

Le pays
Les paramètres du pays de ce modèle. Cela détermine, par exemple, la façon d’afficher les dates. Aux Pays-Bas, les dates sont indiquées en tant que 23-06-2018 et en Allemagne en tant que 23.06.2018.

Modèle exemple

En haut de l'écran, vous pouvez choisir un document existant à afficher comme exemple. Ceci est utile pour voir à quoi ressemblera votre modèle avec des exemples d'informations.

Example.png

En tête de document

En haut de l'écran, vous pouvez choisir un en-tête par défaut pour ce modèle.

Letterhead.png

L'en-tête est l'arrière-plan de vos documents et peut contenir votre logo, vos mentions légales et tout autre élément (visuel) que votre entreprise utilise dans sa communication.

Lisez notre article sur les en-têtes pour plus d'informations. (En anglais)

Vous pouvez toujours choisir un en-tête différent de celui par défaut lors de la génération d'un document.

Ajouter des blocs, des modules et des variables

Chaque modèle est composé de différents blocs, modules et variables. Vous pouvez ajouter ces sections à un modèle, puis les configurer séparément.

Le type de document détermine quels blocs, modules ou variables vous pouvez ajouter.

  1. Lorsque vous éditez un modèle, cliquez sur le bouton Widget.png pour ouvrir la barre latérale de droite.
  2. Pour ajouter une section à votre modèle, faites-la glisser de la barre latérale sur la droite et déposez-la dans votre modèle.

    Add_module.gif

Vous verrez un aperçu de votre modèle lorsque vous sélectionnez un exemple de modèle en haut de l'écran.

Les blocs

  • Section avec 2,3,4 ou 6 colonnes
  • Bloc texte
  • Saut de page

Les modules

Les modules disponibles dans un modèle sont différents pour chaque type de document. Pour un devis, vous pouvez ajouter des modules tels que:

  • Équipements
  • Fonctions équipe
  • Somme
  • Conditions
  • Image

Pour une étiquette équipement, vous pouvez ajouter le module numéros de série et pour une note membre d’équipe vous pouvez ajouter le module planification de l’équipe et planification des véhicules.

Une fois que vous avez ajouté un module, vous pouvez le modifier pour le personnaliser et ajouter plus d'informations. Lisez la section Modifier un module pour plus d'informations.

Les variables

Vous pouvez rapidement ajouter des informations personnalisées à votre modèle avec des variables. Vous pouvez choisir une variable principale, puis une sous-variable.

Par exemple:

  • Informations entreprise
    • Numéro de compte bancaire
    • Pays
    • Adresse e-mail de la personne de contacte
  • Informations devis
    • Prix HT
    • Prix TTC
    • Poids total
  1. Glissez et déposez un nouveau bloc de texte dans votre modèle.
  2. Faites passez votre souris sur un module jusqu'à ce que vous voyiez les icônes suivantes Module_options.png.
  3. Cliquez sur le bouton Éditer Edit_module.png.
  4. Dans la barre latérale de droite, descendez jusqu’à Variable.
  5. Choisissez une variable principale (puis sous-variable).

    Variable.png
  6. Cliquez sur Variable_add.png  pour ajouter la variable au bloc texte.

Éditer les paramètres d'un module

Après avoir ajouté un module à votre modèle, vous pouvez modifier ses paramètres par défaut et les colonnes affichées dans le module.

Éditez les paramètres par défaut

  1. Faites passez votre souris sur un module jusqu'à ce que vous voyiez les icônes suivantes Module_options.png.
  2. Cliquez sur le bouton Éditer Edit_module.png.
  3. Dans l'onglet Données de la fenêtre pop-up, vous trouverez une liste d'options d'affichage.
    Par exemple, vous pouvez modifier le nom (en-tête) du module, choisir les groupes d'équipements à afficher, choisir le mode d'affichage des kits, regrouper les informations et choisir d'afficher la somme totale de tous les équipements.
  4. Cliquez sur sauvegarder une fois les paramètres configurés.

Ajouter, modifier, supprimer ou trier des colonnes

  1. Faites passez votre souris sur un module jusqu'à ce que vous voyiez les icônes suivantes Module_options.png.
  2. Cliquez sur le bouton Éditer Edit_module.png.
  3. Dans l'onglet Colonnes de la fenêtre pop-up, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes dans un module.

    Pour ajouter une colonne, choisissez une variable, puis cliquez sur _.png.

    Add_column_to_module.png

    Pour modifier une colonne, cliquez sur la colonne dans la vue d'ensemble.

    2018-07-30_15_08_03-Window.png

    Pour supprimer une colonne, recherchez-la dans la vue d'ensemble et cliquez sur Delete.png.
    Pour trier une colonne, recherchez-la dans la vue d'ensemble et cliquez sur Sort_column.png.

    Delete_column.png

Module de signature numérique

Le module de signature numérique ajoute un bouton à votre modèle, ce qui permet à votre client de signer numériquement une facture. Lorsque le client clique sur ce bouton, il sera dirigé vers une page Web où il pourra fournir une signature.

Des paramètres supplémentaires pour la signature numérique sont à configurer dans le module Configuration> Communication client > Communication..

  1. Glissez et déposez le module de signature numérique dans votre modèle.
  2. Cliquez sur le bouton de signature numérique pour le sélectionner.

    2018-07-30_15_09_01-Window.png

  3. Dans la barre latérale de droite, faites défiler vers le bas jusqu’au bouton pour signer numériquement / payer en ligne.

    Vous pouvez modifier la couleur du texte, la couleur d'arrière-plan et la taille du bouton ici.

    Digital_payments_colour.png
  4. Pour modifier le texte dans le bouton, passez le curseur de votre souris sur le bouton jusqu'à ce que vous voyiez les icônes suivants: Module_options.png.
  5. Cliquez sur le bouton Éditez Edit_module.png, et modifiez le texte du bouton.

Les bons de préparation contenant seulement les équipements qui ne sont toujours pas préparés ou toujours en location

Il y a un paramètre dans le module Équipements dans l'éditeur des modèles qui permet d'afficher seulement les articles qui n'ont toujours pas été préparés ou au contraire, seulement les articles qui sont prêts ou en location sur un lieu de prestation. Avec ce paramètre vous êtes désormais capable de créer des bons de préparation spécifiques qui n'afficheront qu'une partie des équipements pour des situations spécifiques: 

A: Afficher tous les équipements qui sont encore sur place une fois le projet retourné.
Cela pourrait être une bonne idée de bon de préparation si tous les équipements ne sont pas revenus et que vous avez besoin d'un bon de préparation spécial avec seulement les équipements toujours sur place.

B: Afficher tous les équipements qui doivent encore être préparé pendant qu'une partie des équipements est déjà prête ou sur place.
Ceci est utile quand par exemple, un premier camion a quitté l'entrepôt avec une partie des équipements et que vous voulez maintenant un bon de préparation qui affiche ce qui reste à envoyer sur le lieu de prestation. 

  1. Sélectionnez le module Équipement dans votre modèle et cliquez sur le bouton Éditer Edit__template_editor_.png.
  2. Pour Seulement les articles qui sont actuellement prêts ou en location, choisissez Reste seulement à préparer ou seulement prêt ou sur le lieux de prestation.

    2018-07-30_15_03_56-Window.png

    N'oubliez pas de sauvegarder vos changements.


  3. Donnez à votre bon de préparation un nouveau nom pour pouvoir le reconnaître.

Afficher les équipements optionnels dans un module séparé

Lors de la planification de vos équipements, vous pouvez marquer les articles, les kits et les cases comme facultatifs pour un projet.

Dans votre modèle de devis, vous pouvez choisir comment les équipements optionnels peuvent être affichés. Par défaut, l'équipement en option sera répertorié entre tous les autres équipements. Cependant, vous pouvez également lister les équipements optionnels dans une section séparée.

  1. Dans votre modèle de devis, assurez-vous d'avoir deux modules d'équipement au total.
    S'il y a déjà un module Équipement dans votre modèle, vous devez en ajouter un de plus.
  2. Sélectionnez l'un des modules équipement dans votre modèle et cliquez sur le bouton éditer Edit__template_editor_.png
  3. Pour Afficher l'équipement en option, choisissez Non.

    No.png

    N’oubliez pas de sauvegarder les modifications.
  4. Sélectionnez le second module équipements et cliquez sur le bouton éditer Edit__template_editor_.png
  5. Pour Afficher l'équipement en option, sélectionnez Seulement les articles facultatifs.

    Only_optional_items.png

    Votre devis aura maintenant une section séparée avec équipement optionnel.
    Nous vous recommandons de changer le titre de cette section comme Facultatif. Vous pouvez le faire en éditant le module et en remplissant votre titre dans le champ de texte En-tête.

Choisissez votre modèle par défaut

Un type de projet contient des paramètres prédéfinis pour le même type de projets, tels que le modèle de document par défaut pour les devis, les contrats et les factures. Vous pouvez choisir votre modèle par défaut pour ces documents en ajoutant ou en modifiant un type de projet. Ensuite, vous devez appliquer ce type de projet à votre projet.

Lors de la création de votre document, vous pouvez toujours choisir un modèle différent de celui par défaut.

Lisez notre article sur les types de projets pour plus d'informations.(En anglais)

Assistance

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, vous pouvez contacter directement notre équipe d'assistance.

Rentman propose également de créer un modèle de document pour votre entreprise contre un taux horaire. Contactez notre support pour plus d'informations.

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