Guide: Créez votre premier projet et devis

Les projets sont la base de Rentman. De là, vous planifiez vos équipements, planifiez vos équipes et transports et envoyez un devis. Ce guide couvrira les étapes de base de création d’un projet, à partir de la demande, en passant par la planification jusqu'à l’envoi du devis.

Vous pouvez également regarder notre vidéo tutoriel ci-dessous (sous-titres disponibles en Français):

Étape 1 - Créer un projet

Astuce: Au lieu de créer un projet vide à chaque fois, vous pouvez créer et utiliser des modèles de projet pour configurer de nouveaux projets plus rapidement.

  1. Allez dans le module Projets.
  2. Cliquez sur Ajouter+.
  3. Choisissez un projet vide, ou un modèle de projet puis cliquez sur "sélectionner".
  4. Entrez un nom de projet, votre client, un lieu de prestation.
  5. Réglez la période de planification. Durée pendant laquelle vous souhaitez réserver votre équipement, c'est la période d'immobilisation, la période durant laquelle vos équipements seront hors entrepôt et donc, indisponibles. 
  6. Réglez la période d’utilisation. C’est la période sur laquelle le client sera facturé pour la location des équipements.
  7. Sauvegardez en cliquant sur Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__10.20.37.png ou choisissez "sauvegarder sans fermer". Vous pouvez aussi utiliser Alt+S.

Remarque: dans les prochaines étapes, nous utiliserons ces différentes périodes pour planifier vos équipements et vos équipes. Définir les horaires appropriés est donc une étape importante dans votre projet. Vous pouvez également ajouter vos propres périodes, telles que "l'installation" ou le "premier jour de l'événement".

Étape 2 - Ajouter des équipements

Astuce: vous voulez, peut être, d’abord importer vos équipements. Sinon, continuez à travailler avec la base de données fournie en exemple dans la version d'essai.

Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__10.25.37.png

  1. Allez sur l’onglet Équipement de votre projet. Vous aurez un aperçu des équipements présents dans votre base de données.
  2. Ajoutez un nouveau groupe d'équipements en tapant un nom et en cliquant sur +. Vous pouvez également le faire en cliquant sur Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__10.29.16.png puis en choisissant Groupe d'équipements.
  3. Sélectionnez Select_2.png votre groupe d'équipements dans la liste.
  4. Dans la colonne de gauche, double-cliquez sur un équipement pour l'ajouter à votre groupe.
  5. Vous pouvez modifier la quantité en double-cliquant sur le nombre dans la colonne "Quantité".

Remarque: Rentman met à jour automatiquement la disponibilité de vos équipements. Si vous prévoyez plus d'articles que vous n'en avez en stock, l'équipement deviendra rouge. Voir l'image ci-dessous pour un exemple.

Équipements indisponibles

Étape 3 - Ajouter les fonctions équipe et transport

Remarque: Les fonctions ajoutent des emplois à votre projet. Vous planifierez des employés ou des véhicules spécifiques sur ces fonctions à un stade ultérieur. La planification sera traitée dans d'autres articles.

  1. Allez dans l'onglet Équipe et transport dans votre projet.
  2. Ajoutez un nouveau groupe de fonctions en cliquant sur Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__10.29.16.png et choisissez Groupe de fonctions. 
  3. Entrez un nom, et cliquez sur Éditer.
  4. Choisissez Horaire Connu.
  5. Dans chaque colonne, choisissez Sélectionner à partir du planning.
  6. Dans la colonne Utilisation à partir de, choisissez une période d'utilisation et sélectionnez Heure de début.
  7. Dans la colonne Utilisation jusqu'à, choisissez une période d'utilisation et sélectionnez Heure de fin.
  8. Cliquez sur Sauvegarder deux fois. Votre groupe de fonctions est désormais ajouté à la liste.
  9. Sélectionnez Select_2.png votre groupe de fonctions.
  10. Dans la colonne de gauche, double-cliquez sur les fonctions que vous souhaitez ajouter à votre groupe.

Astuce: vous pouvez également créer vos propres fonctions équipe et transport, au lieu des fonctions par défaut. Lisez cet article pour plus d'informations.

Étape 4 - Créer et envoyer un devis

Note: Rentman garde un aperçu des coûts et des revenus de votre projet. Vous pouvez ajouter des coûts supplémentaires (onglet "coûts supplémentaires") à cette vue d'ensemble ou appliquer des réductions si vous le souhaitez.

Astuce: Rentman propose des modèles prédéfinis pour vos devis et autres documents dans plus de vingt langues différentes. Vous pouvez également créer et modifier vos propres modèles, en savoir plus à ce sujet dans notre article dédié.

  1. Allez dans l’onglet Finance de votre projet. Cela vous donne une vue d'ensemble de la partie finance de votre projet.
  2. Cliquez sur imprimer document et sélectionnez créer devis
  3. Une fois votre devis créé, vous pouvez utiliser les options dans la colonne de droite pour ajuster la mise en page et les détails. Sélectionnez un modèle et un papier à lettre.
  4. Cliquez sur regénérer.
  5. Cliquez sur e-mail pour envoyer le devis a un client. 

Note: vos clients peuvent signer le devis numériquement. Lorsqu'ils l'auront signé, votre projet changera automatiquement de statut en tant que “confirmé” et modifiera la disponibilité des équipements dans votre stock.

Guide suivant:
Planifier équipes et transports

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