Guide: Planifier équipes et transports

Après avoir créé votre premier projet, il est temps de planifier vos employés, intermittents et véhicules. Ce guide vous expliquera comment suivre la disponibilité de vos membres d'équipe et comment leur envoyer leurs horaires de travail personnels.

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Étape 1: Ouvrir votre projet dans le planificateur

Il existe deux façons d'accéder au planificateur d'équipe.

  • Allez dans le module Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__11.29.26.png 
  • Directement dans l'un de vos projets, allez dans l'onglet Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__11.30.33.png, et cliquez sur Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__11.31.20.png.

Chronologie:
La chronologie du planificateur d'équipes Rentman rend la planification beaucoup plus visuelle. La chronologie est divisée en deux parties:

  • Projets
  • Disponibilités

Vous disposez d'une partie supérieure et inférieure. La partie inférieure est votre chronologie des disponibilités. Lorsque vous sélectionnez un membre d'équipe, sa disponibilité, les invitations en attente et les fonctions planifiées sont affichées ici.

La partie supérieure est le calendrier, qui vous montre les fonctions planifiées sur votre projet, l'équipe prévue et les invitations en attente. Vous pouvez utiliser les icônes en haut à droite pour zoomer et faire défiler le temps.

Vous pouvez ouvrir ou fermer vos ressources  Resources.PNG  et les filtres  Filters.PNG en cliquant sur les icônes en haut à droite de votre écran.

  • Vos ressources vous montrent tous les membres d'équipe et les véhicules qui se trouvent actuellement dans votre système.
  • Dans la colonne des filtres, vous pouvez choisir la période de planification.

Note: Les changements horaire que vous faites dans le planificateur d’équipes ne seront pas pris en compte par les fonctions du projet. Si une fonction est planifiée pour 8 heures et que vous décidez de l'étendre d’une heure dans le planificateur, le projet indiquera toujours une fonction de 8 heures sur votre devis et votre facture. 

Étape 2 - Suivre les disponibilités

Vous pouvez suivre la disponibilité de vos équipes. Vos employés et intermittents peuvent avoir leur propre compte dans lequel ils ont accès à leur agenda personnalisé. Ils peuvent utiliser cela pour indiquer leurs disponibilités et voir sur quels projets ils sont prévus.

Lorsque vous avez une fonction de prévue, vous souhaitez voir qui est disponible pour travailler. Il existe trois façons de connaître la disponibilité de quelqu'un.

  1. Lorsque votre employé ou intermittent l’a indiqué dans son agenda.
  2. En envoyant une demande de disponibilité pour une période spécifique.
  3. En envoyant une demande de disponibilité pour une fonction spécifique.

Nous allons ignorer la première option, qui est couverte dans cet article. Au lieu de cela, nous passons directement à l'envoi des demandes de disponibilité.

Avant de continuer, voici quelques raccourcis clavier utiles pour le calendrier:

  • Alt + Z pour zoomer.
  • Alt + Maj + Z pour effectuer un zoom arrière.
  • Utilisez Shift + défilement de la souris, pour le défilement horizontal.
  • Utilisez Shift + ? pour voir tous les raccourcis clavier.

Pour demander à l’un des membres d'équipe sa disponibilité, suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez un membre d'équipe depuis la colonne de gauche.
  2. Dans la ligne de temps inférieure, sélectionnez une période en faisant glisser votre souris.Select_period.gif 
  3. Sélectionnez l’option ‘inviter’ et modifiez les temps si nécessaire dans la fenêtre pop-up qui s'ouvre.
  4. Dans l'écran suivant, définissez l'option pour demander la disponibilité et cliquez sur Inviter.

Un e-mail (ou une notification push dans l’application smartphone) sera envoyé à votre membre d'équipe. Il/elle peut facilement approuver ou refuser. La réponse se traduira dans le planificateur par une barre verte claire (disponible) ou une barre légèrement rouge (indisponible).

Étape 3 - Inviter et planifier les membres d'équipe pour une fonction

Plan_function.gif

Lorsque vous avez déployé un projet dans la colonne de gauche, toutes les fonctions planifiées seront affichées dans le calendrier. Suivez ces étapes pour inviter quelqu'un à une fonction de projet:

1. Dérouler votre projet en cliquant sur la flèche à côté du projet.

2. Cliquez sur une barre de fonction rouge. 

Capture_d_e_cran_2018-11-06_a__12.22.35.png

Chaque barre représente l'une de vos fonctions pour le projet. Le nombre entre parenthèses montre le nombre de personne prévu sur le nombre de personne requise. Par exemple: (1/2) signifie que deux personnes sont requises et qu'une est actuellement prévue. La barre devient verte lorsque toutes les fonctions sont occupées.

Lorsque vous cliquez sur une barre de fonction, le planificateur affichera qui de votre équipe est disponible pour travailler en marquant leur nom en vert (disponible) ou en rouge (indisponible).

3. Sélectionnez la personne que vous voulez inviter à travailler sur cette fonction.

4. Cliquez sur Actions.

5. Sélectionnez Inviter membre du personnel sélectionnez.

6. Rentman vous donne la possibilité d’envoyer des demandes de disponibilité (pratique lorsque vous sélectionnez plusieurs personnes) ou des invitations pour les fonctions.

7. Sélectionnez votre option préférée et cliquez sur Inviter.

Au moment où vous cliquez sur “Inviter”, Rentman enverra un e-mail et/ou une notification push (si la personne utiliserait l'application Rentman) avec les détails de la fonction. Les invitations en attentes s'affichent sous forme de barre jaune sous la rangée «Invitations» de votre projet. Lorsque votre invité accepte ou décline l'invitation, cela se synchronisera avec le planificateur et s'affichera dans le calendrier. 

Planifier les membres d'équipe sur une fonction

Vous pouvez ignorer l'étape consistant à envoyer des invitations lorsque vous savez qu'une personne est disponible pour occuper un poste. Dans ce cas, il existe deux options pour la planification, visible ou invisible.

  • Planification invisible peut être utilisé lorsqu'un projet est toujours en option.
  • Planification visible est utilisé lorsque le projet et la planification sont confirmés. Le processus de planification fonctionne de la même manière pour les deux options.

Plan_function.gif

 
Comment planifier un membre d'équipe:  

1. Cliquez sur une barres de fonction rouge dans la chronologie. Vous pouvez modifier les heures d’une fonction en faisant glissant celle-ci.

2. Sélectionnez la personne que vous voudriez qui travaille sur cette fonction.

3. Choisissez de planifier de manière visible ou invisible et cliquez sur le bouton planifier.

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Étape 4 - Envoyer les emplois du temps

À partir du planificateur d’équipe, vous pouvez communiquer votre planification aux intermittents et au personnel.

Sending_out.gif

  1. Commencez par cliquer sur le bouton e-mail Email.PNG.

2. Définissez une période.

3. Sur la droite, choisissez à quel(s) projet(s) vous souhaitez associer la planification.

4. Sélectionnez les membres d'équipe qui devraient recevoir l’e-mail. Si les membres de l’équipe sont surlignés en rouge, cela indique que leur emploi du temps a été mis à jour depuis le dernier e-mail.

5. Cliquez sur envoyer.

6. Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez choisir votre modèle d'e-mail (c'est un texte standard que vous aurez enregistré au préalable) ou saisissez un nouveau texte.

7.Cliquez de nouveau sur envoyer.

Vos employés recevrons un e-mail avec leur emploi du temps personnel pour les projets que vous avez sélectionnés.

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