Dans le module Enregistrement Horaire, vous pouvez garder une trace de toutes les heures de travail effectuées par les membres de votre équipe. Vous pouvez soit lier leurs heures de travail aux fonctions de membre du personnel dans un projet, ou enregistrer leurs heures séparément.  Vous pouvez donner la permission aux membres du personnel d'enregistrer leurs propres heures, et celles d'autres membres du personnel. Cela est possible en leur assignant un rôle utilisateur spécifique dans Rentman.

La somme des heures enregistrées apparaît dans la colonne coûts réels de l'onglet Finance de votre projet, ce qui vous offre une estimation plus précise des coûts de votre projet. Il est également possible d'exporter les données du module d'enregistrement horaire vers un fichier .xlsx, de façon à ce que les heures de travail de vos employés soient traitées dans le logiciel de comptabilité de votre choix.

Rentman ne prend pas en charge la gestion des salaires. Nous vous recommandons d'exporter les données pertinentes depuis le module Enregistrement Horaire, et d'utiliser par la suite un logiciel de comptabilité pour un traitement de données approfondi.

 Disponible pour: Lite Classic Pro

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Ajouter un nouvel enregistrement horaire

Vous pouvez enregistrer vos heures dans la version Web de Rentman, et dans l'Application Rentman (iOS & Android). Vois les instructions ci-dessous: 

Version Web

    1. Allez dans le module Enregistrement horaire.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Sélectionnez le(s) membres(s) du personnel pour le(s)quel(s) cet enregistrement s'applique.

      Adding_crew_members2.gif

    4. Sélectionnez la durée dans  et choisissez la durée de la pause.

      From_until_time.png

      Break.png

    5. Les informations suivantes à remplir sont optionnelles :
      Type d'enregistrement des heures
      Temps de trajet
      Distance
      Déjeuner
      Remarque
    6. Entrez une activité (ou plus) qui décrit les tâches qui ont été effectuées dans cette période. Cette étape est optionnelle, mais grandement recommandée. Vous pouvez soit lier une activité à une fonction de membre de personnel ou à un projet, ou simplement l'ajouter en texte libre.

      Activity.png
    7. Pensez à bien enregistrer.  

L'Application Rentman (iOS & Android)

Avec l'Application Rentman, vous pouvez aussi enregistrer vos propores heures lorsque vous êtes en route ou sur le terrain. Dans l'application, vous pouvez le faire manuellement ou en utilisant le système de pointage.

Vous avez besoin d'avoir tous les accès nécessaires pour enregistrer vos propres heures.

Manuellement

  1. Allez sur le menu Options  Options_menu.png.
  2. Choisissez Enregistrement horaire
  3. Choisissez Heures à enregistrer
  4. Sélectionnez la durée dans  et choisissez la durée de la pause.

    From_until_break.png

  5. Le temps de trajet et la distance sont optionnels: 

    Travel_time_distance.png

  6. Entrez une activité (ou plus) qui décrit les tâches qui ont été effectuées pendant cette période. Cette étape est optionnelle, mais grandement recommandée. Vous pouvez soit lier une activité à une fonction de membre de personnel ou à un projet, soit simplement l'ajouter en texte libre.

    Activities.png

  7. Enregistrez vos changements.

Système de pointage

  1. Allez sur le menu Options Options_menu.png.
  2. Choisissez Enregistrement horaire.
  3. Choisissez Enregistrer vos heures.
  4. Vous verrez le minuteur s'afficher sur l'écran.

    Timer.png
    Le minuteur continuera de défiler en fond lorsque vous fermez l'application.
  5. Pour arrêter le minuteur, cliquez sur Enregistrez les heures.
  6. Le temps de trajet et la distance sont optionnels :

    Travel_time_distance.png

  7. Entrez une activité (ou plus) qui décrit les tâches qui ont été effectuées dans cette période.
  8. Cette étape est optionnelle, mais grandement recommandée. Vous pouvez soit lier une activité à une fonction de membre de personnel ou à un projet, ou simplement l'ajouter en texte libre.

    Activities.png

  9. Sauvegardez vos changements. 

Options disponibles

Lorsque vous créez un nouvel enregistrement horaire, vous avez besoin de configurer les informations suivantes:

Membre(s) du personnel
Les membres du personnel pour qui l'enregistrement horaire s'applique.

De / À (date et heure)
Entrez la période pour cet enregistrement horaire.

Pause
La pause sera soustraite du nombre total d'heures travaillées.

Les options ci-dessous sont optionnelles:

Type d'enregistrement des heures
Lire cette section

Temps de trajet
Il sera soustrait du nombre total d'heures travaillées. Ce champ n'est pas obligatoire.

Distance
La distance du trajet qui a été effectuée pendant cette période. Ce champ n'est pas obligatoire.

Déjeuner
Cochez cette case si le déjeuner est inclu dans cette période. Ce champ n'est pas obligatoire.

Activité
Description de la tâche qui a été effectuée pendant cette période. Vous pouvez: 

Lier cette activité à une fonction d'équipe
Si vos heures enregistrées correspondent à une fonction planifiée d'un membre du personnel, vous pouvez lier l'activité à cette fonction en choisissant la fonction depuis la liste.

ou

Ajouter un texte libre
Si vos heures enregistrées ne correspondent pas à une fonction planifiée d'un membre du personnel, vous pouvez simplement entrer une actvité dans ce champ. Vous pouvez toujours ajouter plusieurs activités à un seul enregistrement d'horaires.

Type d'enregistrement des heures

Vous pouvez assigner un certain type aux heures que vous enregistrez. Le type que vous choisissez détermine si les heures enregistrées doivent être ajoutées ou supprimées du nombre total d'heures travaillées.

Travaillées
C'est l'option par défaut. Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées.

Vacances
Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées, et affichées séparément dans les heures de congés.

Correction
Cette option vous permet d'ajouter ou de supprimer du temps à partir du nombre total d'heures travaillées.

Congé maladie
Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées, et affichées séparément dans les heures de congés maladie.

Compensation
Ne sera pas ajouté au nombre total d'heures travaillées.

Par exemple: Votre employé John a déjà fait des heures supplémentaires, et par conséquent ne travaillera pas vendredi. John prendra un jour de congé vendredi, pour compenser. Ce type d'heures vous permet de fournir une raison pour laquelle ce membre d'équipe n'est pas la vendredi. 

Configurer l'aperçu

Dans le module Enregistrement Horaire, vous verrez toutes les heures enregistrées dans la période de temps que vous avez sélectionnée :  

Period.png

Vous pouvez grouper votre aperçu par mois pour avoir une meilleure vue d'ensemble de toutes les heures ou bien organiser l'aperçu par membre du personnel de manière à voir les heures d'un seul membre du personnel. 

Lire notre article sur Regrouper et organiser dans Rentman pour plus d'information. 

Votre rôle utilisateur dans Rentman détermine si vous pouvez voir vos propres heures, ou les heures de tous les membres du personnel. Plus d'informations dans la section ci-dessous.

Configurer les permissions pour vos membres du personnel

Les membres du personnel peuvent avoir accès à l'enregistrement de leurs propres heures, et aux heures des autres membres du personnel. 

Lisez notre articles sur les Rôles Utilisateurs pour plus d'informations.

Exporter votre enregistrement d'horaires

Il est possible d'exporter les données du module d'enregistrement horaire vers un fichier .xlsx, de façon à ce que les heures de travail de vos employés soient traitées dans le logiciel de comptabilité de votre choix.

Lisez notre article sur l'export de données pour plus d'information.

 

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