Dans le module Enregistrement Horaire, vous pouvez garder une trace de toutes les heures de travail effectuées par les membres de votre équipe. Vous pouvez soit lier leurs heures de travail aux fonctions de membre du personnel dans un projet, ou enregistrer leurs heures séparément.  Vous pouvez donner la permission aux membres du personnel d'enregistrer leurs propres heures, et celles d'autres membres du personnel. Cela est possible en leur assignant un rôle utilisateur spécifique dans Rentman.

La somme des heures enregistrées apparaît dans la colonne coûts réels de l'onglet Finance de votre projet, ce qui vous offre une estimation plus précise des coûts de votre projet. Il est également possible d'exporter les données du module d'enregistrement horaire vers un fichier .xlsx, de façon à ce que les heures de travail de vos employés soient traitées dans le logiciel de comptabilité de votre choix.

Rentman ne prend pas en charge la gestion des salaires. Nous vous recommandons d'exporter les données pertinentes depuis le module Enregistrement Horaire, et d'utiliser par la suite un logiciel de comptabilité pour un traitement de données approfondi.

 Disponible pour: Lite Classic Pro

 

Ajouter un nouvel enregistrement horaire

Vous pouvez enregistrer vos heures dans la version Web de Rentman, et dans l'Application Rentman (iOS & Android). Vois les instructions ci-dessous: 

Version Web

    1. Allez dans le module Enregistrement horaire.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Sélectionnez le(s) membres(s) du personnel pour le(s)quel(s) cet enregistrement s'applique.
    4. Sélectionnez la durée dans  et choisissez la durée de la pause.
    5. Remplissez le reste des options.
    6. Entrez une activité (ou plus) qui décrit les tâches qui ont été effectuées dans cette période. 
    7. Sauvegardez.  

L'Application Rentman (iOS & Android)

Avec l'Application Rentman, vous pouvez aussi enregistrer vos propres heures lorsque vous êtes en route ou sur le terrain. Dans l'application, vous pouvez le faire manuellement ou en utilisant le système de pointage.

Vous avez besoin d'avoir tous les accès nécessaires pour enregistrer vos propres heures.

Manuellement

  1. Allez sur le menu Options  Options_menu.png.
  2. Choisissez Enregistrement horaire
  3. Choisissez Heures à enregistrer
  4. Sélectionnez la durée dans  et choisissez la durée de la pause.
  5. Remplissez le reste des options.
  6. Entrez une activité (ou plus) qui décrit les tâches qui ont été effectuées dans cette période. 
  7. Sauvegardez.

Système de pointage

  1. Allez sur le menu Options Options_menu.png.
  2. Choisissez Enregistrement horaire.
  3. Choisissez Enregistrer vos heures.
  4. Vous verrez le minuteur s'afficher sur l'écran.
    Le minuteur continuera de défiler en fond lorsque vous fermez l'application.
  5. Pour arrêter le minuteur, cliquez sur Stop.
  6. Remplissez le reste des options.
  7. Entrez une activité (ou plus) qui décrit les tâches qui ont été effectuées dans cette période. 
  8. Sauvegardez.

Options disponibles

Lorsque vous créez un nouvel enregistrement horaire, vous avez besoin de configurer les informations suivantes:

  • Membre(s) du personnel - Les membres du personnel pour qui l'enregistrement horaire s'applique.
  • De / À (date et heure) - Entrez la période pour cet enregistrement horaire.
  • Pause - La pause sera soustraite du nombre total d'heures travaillées.
  • (Optionnel) Type d'enregistrement des heures - Lire cette section
  • (Optionnel) Temps de trajet - Sera soustrait du nombre total d'heures travaillées.
  • (Optionnel) Distance - La distance du trajet qui a été effectuée pendant cette période.
  • (Optionnel) Déjeuner - Cochez cette case si le déjeuner est inclus durant cette activité.
  • (Optionnel) Activité - Description de la tâche qui a été effectuée pendant cette période. Vous pouvez: 

Lier cette activité à une fonction d'équipeSi vos heures enregistrées correspondent à une fonction planifiée d'un membre du personnel, vous pouvez lier l'activité à cette fonction en choisissant la fonction depuis la liste.

Ajouter un texte libreSi vos heures enregistrées ne correspondent pas à une fonction planifiée d'un membre du personnel, vous pouvez simplement entrer une actvité dans ce champ. Vous pouvez toujours ajouter plusieurs activités à un seul enregistrement d'horaires.

Type d'enregistrement des heures

Vous pouvez assigner un certain type aux heures que vous enregistrez. Le type que vous choisissez détermine si les heures enregistrées doivent être ajoutées ou supprimées du nombre total d'heures travaillées.

  • Travaillées - C'est l'option par défaut. Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées.
  • Vacances - Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées, et affichées séparément dans les heures de congés.
  • Correction - Cette option vous permet d'ajouter ou de supprimer du temps à partir du nombre total d'heures travaillées.
  • Congé maladie - Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées, et affichées séparément dans les heures de congés maladie.
  • Compensation - Ne sera pas ajouté au nombre total d'heures travaillées.
    Par exemple: Votre employé John a déjà fait des heures supplémentaires, et par conséquent ne travaillera pas vendredi. John prendra un jour de congé vendredi, pour compenser. Ce type d'heures vous permet de fournir une raison pour laquelle ce membre d'équipe n'est pas la vendredi. 

Configurer l'aperçu

Dans le module Enregistrement Horaire, vous verrez toutes les heures enregistrées dans la période de temps que vous avez sélectionné.

Vous pouvez filtrer les heures enregistrées, ajouter différentes colonnes et regrouper les heures par colonne pour avoir une vue d'ensemble plus ciblée.

Configurer les permissions pour vos membres du personnel

Les membres du personnel peuvent avoir accès à l'enregistrement de leurs propres heures, et aux heures des autres membres du personnel. 

Exporter votre enregistrement d'horaires

Il est possible d'exporter les données du module d'enregistrement horaire vers un fichier .xlsx, de façon à ce que les heures de travail de vos employés soient traitées dans le logiciel de comptabilité de votre choix.

L'onglet Activités

Reporter les activités sont facultatives, mais fortement recommandées. Vous pouvez lier une activité à une fonction d'un projet, soit l'ajouter comme texte libre.

Dans l'onglet Activités du module, vous trouverez un aperçu de toutes les activités enregistrées. Ici, vous pouvez facilement comparer chaque fonction de projet et les heures enregistrées correspondantes pour cette fonction.

Vous pouvez filtrer les activités, ajouter différentes colonnes et regrouper les activités par colonne pour avoir une vue d'ensemble plus ciblée.

Entrez la référence de la facture

Sélectionnez une ou plusieurs activités et cliquez sur Entrer la référence de la facture pour leur attribuer une référence de facture. De cette façon, vous pouvez suivre les activités pour lesquelles votre équipe et vos pigistes vous ont déjà facturé et vous assurer de ne pas être facturé deux fois pour la même activité.

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