L'onglet Finance d'un projet

L'onglet Finance au sein même de vos projets fournit une vue d'ensemble des revenus et coûts du projet. Depuis cet onglet, vous pouvez aussi:

  • Calculer vos marges et vos profits.
  • Générer et envoyer des devis, des contrats et des factures

Dans cet article, nous couvrirons les composants suivants de l'onglet financier: Coûts estimés, Coûts prévus, Coûts réels, Chiffre d'affaires, Remise, Total.

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Disponible pour: Lite Classic Pro

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Coûts estimés

La colonne des coûts estimés indique les coûts que vous prévoyez de générer pour votre projet. Ils se basent sur les fonctions équipe et transport prévues et le prix d’achat du matériel que vous vendez. 

Lorsque vous générez un devis, gardez un oeil sur les coûts estimés afin de calculer le montant de vos marges et de la remise que vous pouvez possiblement offrir. Vous utiliserez cette vue d'ensemble principalement lorsque votre projet est en concept ou option.

Équipements de sous-location
Les coûts engendrés lorsque vous sous-louez des équipements ne peuvent actuellement pas être affichés dans l’aperçu financier. En effet, Rentman connecte individuellement les articles planifiés d'une demande de sous-location à l'équipement d'un projet, au lieu de connecter les articles à la demande de sous-location elle-même.

En théorie, une partie des équipements d'une demande de sous-location peuvent ne pas être liées qu'à un seul projet spécifique, mais plutôt réparties sur plusieurs projets différents. Il n'est donc pas possible de calculer le prix en fonction de vos coûts pour les articles sur un projet spécifique, car les demandes de sous-location ont un prix total unique. En revanche, nous avons pour objectif de rendre cela possible dans le futur.

Équipements de vente
Lorsque vous ajoutez des équipements de vente à un projet, le prix d'achat de l'équipement s'affichera dans les colonnes coûts estimés et coûts prévus.

Dans l'onglet Équipement de votre projet, vous verrez les prix d'achat des équipements de vente dans la colonne Prix unitaire (voir image ci-dessous). Ces coûts seront totalisés et affichés en tant que coûts prévus dans la catégorie vente dans l'onglet finance.

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Conseil: Vous pouvez définir les prix d'achat des équipements en accédant au module Équipement, puis en double-cliquant sur votre article. Ensuite, faites défiler vers le bas jusqu'au champ de saisie correspondant, sous la section "Finance". Pour les équipements temporaires, vous pouvez définir le prix d'achat en ouvrant un projet et en naviguant jusqu'à l'onglet Équipement -> la flèche à droite d'Ajouter -> Élément temporaire.

Équipe
Les coûts estimés pour l'équipe sont basés sur le tarif de recrutement que vous avez prédéfini pour vos fonctions équipe planifiées. Vous avez la possibilité de définir ces coûts par heure ou sous forme de montant fixe.

Dans l'onglet Équipe et Transport d'un projet, vous trouverez les coûts de recrutement d'une fonction dans la colonne Coûts totaux (voir image ci-dessous). Les coûts de l'ensemble de cette colonne seront totalisés et affichés en tant que coûts estimés pour la catégorie ressources humaines dans l'onglet Finance de votre projet.

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Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur l'ajout des fonctions équipe et transport.

Transport
Les coûts estimés pour le transport sont basés sur les coûts de sous-traitance que vous avez prédéfini pour vos fonctions transport planifiées. Vous avez la possibilité de définir ces coûts au kilomètre ou sous forme de montant fixe.

Dans l'onglet Équipe et transport d'un projet, vous trouverez les coûts de sous-traitance des fonctions transport dans la colonne Coûts Totaux (voir image ci-dessous).

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Coûts supplémentaires
Vous trouverez le total des coûts supplémentaires d'un projet dans la colonne coûts estimés.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les coûts supplémentaires (en anglais pour le moment).

Coûts prévus

La colonne des coûts prévus fournit une vue d'ensemble des coûts du projet avant qu'il ne commence. Dès que votre planification prendra forme, vous verrez plus d'informations sur (par exemple) le membre de l'équipe qui exécutera sa fonction, quels équipements sont nécessaires et quels véhicules seront utilisés. Ces informations sont utilisées pour calculer les coûts prévus.

Équipements de sous-location
Pour le moment, les coûts pour les équipements de sous-location ne sont pas affichés dans l'onglet finance. Pour plus d'explications, veuillez lire ce paragraphe Équipements de sous-location dans la section Coûts estimés. 

Équipements de vente
Les prix d'achat des équipements de vente sont affichés dans les colonnes coûts estimés et coûts planifiés. Pour plus d'informations, veuillez lire le paragraphe Équipements de vente dans la section Coûts estimés.

Équipe
Lorsque vous planifiez une équipe sur un projet, vous générez automatiquement des informations sur les coûts que vous aurez. Dans le module Membres du personnel vous pouvez définir différents taux pour chaque membre d'équipe, via l'onglet taux. Pour chaque membre d'équipe, le tarif standard sera automatiquement sélectionné. Vous pouvez le modifier manuellement lorsque son taux diffère du taux standard. Les tarifs que vous avez sélectionnés, apparaîtront en tant que coûts dans la colonne des coûts prévus.

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Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur l'ajout des membres d'équipe (en anglais pour le moment).

Transport
Lorsque vous planifiez des véhicules sur un projet, vous générez automatiquement des informations sur les coûts que vous aurez. Dans le module Véhicules, vous pouvez définir un taux fixe et un taux variable pour chaque véhicule. Le taux standard sera sélectionné par défaut. Les tarifs que vous sélectionnez seront affichés dans la colonne des coûts prévus.

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Coûts réels

Il peut arriver que votre équipe consacre plus d’heures que prévu sur sa fonction le jour-j. La colonne des coûts réels montre les coûts engendrés par ces heures supplémentaires.

Les coûts que vous voyez dans cette colonne sont basés sur le nombre réel d'heures travaillées de vos équipes. Vous pouvez enregistrer les heures de vos équipes dans le module Enregistrement horaire. Ce faisant, il est important de relier les heures travaillées à une fonction. De cette manière, Rentman peut connecter la fonction (et donc ses coûts) au projet.

Chiffre d'affaires

La colonne du chiffre d'affaires indique le CA de votre projet par catégorie. Nous calculons vos CA en ajoutant les montants facturés à votre client pour les équipements prévus, l’équipe, les différents transports et les coûts supplémentaires.

Remise

L'onglet finance vous permet d’offrir différentes réductions avant de générer un devis ou une facture. Vous pouvez sélectionner une remise par catégorie ou pour le prix total du projet.

Vous pouvez définir des remises par catégorie via la colonne remise. Vous définissez les remises sous forme de pourcentage du prix total de cette catégorie.

Vous pouvez définir une remise pour la totalité du projet via le champ de saisie remise en bas à coté du total hors TVA. Vous pouvez choisir entre un pourcentage du prix total ou un montant fixe.

Total

Ceci montre les coûts totaux de chaque colonne. Vous pouvez toujours définir ou ajuster manuellement la remise totale et le prix total du projet.

Options avancées

Verrouillez le prix de votre projet
Si vous souhaitez verrouiller le prix de votre projet après avoir généré un devis ou une facture, vous pouvez le faire dans l'onglet finance. Après avoir cliqué sur le bouton pour verrouiller, les modifications apportées à vos équipements, à votre équipe et à vos transports planifiés n’affecteront en rien les prix.

1. Allez dans l'onglet Finance de votre projet.

2. Cliquez sur Capture_d_e_cran_2018-10-16_a__14.52.05.png. Utilisez le même bouton pour débloquer les prix à nouveau.

Personnaliser le code TVA
Le code TVA dans l'onglet finance est automatiquement défini par défaut. Cela signifie que le code TVA par défaut, sélectionné pour chaque partie de votre projet (chaque article, chaque fonction), sera appliqué.

Dans le même menu déroulant, vous pouvez sélectionner les codes TVA que vous avez créés vous-même. Lorsque vous sélectionnez l'un de vos codes, les codes TVA par défaut sont écrasés pour chaque partie du projet.

Veuillez lire le paragraphe sur les codes TVA dans notre article sur le module de Configuration pour voir comment créer un code TVA.

Assurance
Si vous demandez un montant pour l'assurance du matériel loué, vous pouvez l'indiquer sur le devis et sur la facture. Pour cela, définissez un pourcentage dans le champ de saisie en face d'Assurance. Il s’agit d’un pourcentage du prix total brut (hors remises) du matériel de location prévu.

Caution
Si vous souhaitez demander une caution, indiquez le montant dans le champ de saisie à côté de caution. C'est supposé être un montant fixe. Le montant ne sera pas indiqué par défaut sur vos documents. Vous pouvez choisir de le faire et configurer cela manuellement en modifiant vos modèles de document. Une fois configuré, le montant de la caution apparaîtra séparément sur vos documents, sous le montant total.

Pour plus d'informations concernant les modifications de vos modèles de document, veuillez lire notre article sur l'édition des modèles.

Si vous souhaitez suivre l’état de la caution, sélectionnez le statut dans le menu déroulant en face de dépôt (lorsqu'un montant est saisi). Vous pouvez choisir entre "Aucune caution versée", "Caution versée" et "Caution restituée".

Moment de facturation
Vous pouvez choisir différents moments de facturation avant de générer une facture.

Pour plus d'informations sur comment configurer les moments de facturation, lisez la section Moment de facturation dans notre article concernant la configuration de Rentman.

Termes et conditions
Les termes et conditions sont, par défaut, ajoutés à vos documents si vous les avez ajoutés dans le module de configuration. Vous pouvez ajouter vos termes et conditions sous forme de fichier .PDF dans le module de configuration, sous "Général".

Ajouter des conditions supplémentaires
Dans le champ de saisie libre situé au-dessus des conditions générales par défaut, vous pouvez spécifier des conditions supplémentaires. Celles-ci seront indiquées dans la section Conditions supplémentaires de vos documents. Si vous n'avez pas encore cette section sur vos documents, vous pouvez l'ajouter à vos modèles.

Pour plus d'information concernant l'édition de vos modèles de document, veuillez lire notre article sur l'édition des modèles de document.

Vous utilisez souvent les mêmes conditions supplémentaires? Il est donc plus rapide de les ajouter aux "conditions supplémentaires" dans le module de configuration. Vous pouvez sélectionner ces conditions personnalisées dans le menu déroulant sous le champ de saisie libre.

Sous-projets
Dans l'onglet Finance de chaque sous-projet, vous trouverez un aperçu détaillé de chaque sous-projet que vous avez ajouté à votre projet. Dans l'onglet Finance de votre projet principal, vous verrez une synthèse des coûts totaux, du total du chiffre d'affaires et de la remise totale de chaque sous-projet.

Exclure des sections sur vos documents ou dans la vue d'ensemble (équipements, fonctions équipe et transport, sous-projets)
Vous pouvez choisir de masquer certaines parties/sections sur vos documents ou dans l'onglet finance. Il est même possible de masquer des sous-projets entiers dans la vue d'ensemble. Les coûts et le chiffre d'affaires qu’ils génèrent ne seront alors pas ajoutés aux totaux du récapitulatif financier.

  • Cacher des équipements
    Exclure des équipements dans le récapitulatif financier doit se faire par groupe d'équipements. Tous les articles d'un groupe seront alors cachés et exclus de vos documents. Les coûts engendrés par des sous-locations seront aussi exclus. 

Pour plus d'instructions, lisez la section Exclure des parties du calcul dans notre article concernant la planification d'équipements.

  • Cacher des équipes et transports 
    Vous pouvez masquer les coûts et les prix d'une fonction donnée sur vos documents.
  • Cacher des sous-projets
    Vous pouvez masquer les coûts et les prix d'un sous-projet entier sur vos documents.

Questions fréquemment posées

Comment est-ce que je génère des devis et contrats?
L'article sur ce sujet est en cours d'élaboration. Vous pouvez générer un devis ou un contrat dans l'onglet Finance de votre projet. Dans cet onglet, cliquez sur Imprimer document et sélectionnez le document souhaité.

Pour un exemple d'étapes supplémentaires, veuillez lire L'étape 4 dans notre article concernant la création de projet et devis.

Comment est-ce que je génère des factures?
L'article sur ce sujet est en cours d'élaboration. Vous pouvez générer une facture dans l'onglet Finance de votre projet. Dans cet onglet, cliquez sur Imprimer document et sélectionnez le document souhaité.

Pour un exemple d'étapes supplémentaires, veuillez lire L'étape 4 dans notre article concernant la création de projet et devis.

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