L'onglet Finance d'un projet

L'onglet Finance au sein même de vos projets fournit une vue d'ensemble des revenus et coûts du projet. Depuis cet onglet, vous pouvez aussi:

  • Calculer vos marges et vos profits.
  • Générer et envoyer des devis, des contrats et des factures

Dans cet article, nous couvrirons les composants suivants de l'onglet financier: Coûts estimés, Coûts prévus, Coûts réels, Chiffre d'affaires, Remise, Total.

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Disponible pour: Lite Classic Pro

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Coûts estimés

La colonne des coûts estimés indique les coûts que vous prévoyez de générer pour votre projet. Ils se basent sur les fonctions équipe et transport prévues et le prix d’achat du matériel que vous vendez. 

Lorsque vous générez un devis, gardez un oeil sur les coûts estimés afin de calculer le montant de vos marges et de la remise que vous pouvez possiblement offrir. Vous utiliserez cette vue d'ensemble principalement lorsque votre projet est en concept ou option.

Location

Ce montant est basé sur le prix du sous-location dans votre base de données, multiplié par la quantité en rupture de stock pour ce projet.

Exemple: Le prix de sous-location de l'article X dans votre base de données est de €5. Vous avez une pénurie de 10. Le coût estimé sera alors: 5 € x 10 (pénurie) = 50 €

Vente
Lorsque vous ajoutez des équipements de vente à un projet, le prix d'achat de l'équipement s'affichera dans les colonnes coûts estimés et coûts prévus.

Dans l'onglet Équipement de votre projet, vous verrez les prix d'achat des équipements de vente dans la colonne Prix unitaire (voir image ci-dessous). Vous configurez cela lors de l'ajout des équipements ou lors de l'ajout d'un élément temporaire.
Ces coûts seront totalisés et affichés en tant que coûts prévus dans la catégorie vente dans l'onglet finance.

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Équipe
Les coûts estimés pour l'équipe sont basés sur le tarif de recrutement que vous avez prédéfini pour vos fonctions équipe planifiées. Vous avez la possibilité de définir ces coûts à l'heure ou sous forme de montant fixe.

Dans l'onglet Équipe et Transport d'un projet, vous trouverez les coûts de recrutement d'une fonction dans la colonne Coûts totaux (voir image ci-dessous). Les coûts de l'ensemble de cette colonne seront totalisés et affichés en tant que coûts estimés pour la catégorie ressources humaines dans l'onglet Finance de votre projet.

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Transport
Les coûts de transport estimés sont basés sur les coûts de location que vous avez définis pour les fonctions transport. Vous pouvez définir ces coûts par kilomètre ou comme un montant fixe.

Dans l'onglet Équipe et transport d'un projet, vous trouverez les coûts d'embauche des fonctions transport dans la colonne Coûts totaux (voir l'image ci-dessous).Capture_d_e_cran_2018-10-16_a__13.58.46.png

Coûts supplémentaires
Vous trouverez le total des coûts supplémentaires (article en anglais) d'un projet dans la colonne coûts estimés.

Coûts prévus

La colonne des coûts prévus fournit une vue d'ensemble des coûts du projet avant qu'il ne commence. Dès que votre planification prendra forme, vous verrez plus d'informations sur (par exemple) le membre de l'équipe qui exécutera sa fonction, quels équipements sont nécessaires et quels véhicules seront utilisés. Ces informations sont utilisées pour calculer les coûts prévus.

Vous pouvez utiliser les coûts prévus pour vous assurer que vous respectez le budget avant le début du projet, vous pouvez donc toujours modifier votre planification en conséquence.

Location
Ce nombre est basé sur le prix de sous-location de votre base de données, multiplié par la quantité que vous avez déjà sous-louée.

Exemple: vous connaissez un fournisseur qui vous donnera 5 articlesX, vous créez donc une sous-location pour 5 des 10 articlesX dont vous êtes à court. Le coût prévu sera alors: 5€ x 5 (déjà sous-loué) = 25 € 

Vente
Les coûts d'achat des équipements destinés à la vente sont indiqués dans les colonnes des coûts estimés et des coûts prévus. Pour plus d'informations, consultez le paragraphe Vente d'équipements dans la section Coûts estimés.

Équipe
Lorsque vous planifiez une équipe sur un projet, vous générez automatiquement des informations sur les coûts que vous aurez. Dans le module Membres du personnel vous pouvez définir différents taux pour chaque membre d'équipe, via l'onglet taux. Pour chaque membre d'équipe, le tarif standard sera automatiquement sélectionné. Vous pouvez le modifier manuellement lorsque son taux diffère du taux standard. Les tarifs que vous avez sélectionnés, apparaîtront en tant que coûts dans la colonne des coûts prévus.

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Transport
Lorsque vous planifiez des véhicules sur un projet, vous générez automatiquement des informations sur les coûts que vous aurez. Dans le module Véhicules, vous pouvez définir un taux fixe et un taux variable pour chaque véhicule. Le taux standard sera sélectionné par défaut. Les tarifs que vous sélectionnez seront affichés dans la colonne des coûts prévus.

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Coûts réels

Parfois, les coûts d'un projet sont différents de ce à quoi vous vous attendiez. Par exemple, votre équipe peut être amenée à travailler plus, ou le fournisseur d'un article que vous sous-louez pourrait vous facturer un prix différent. Cette colonne indique les coûts réels à la fin de votre projet.

Location

Ce nombre est basé sur le prix réel que vous avez convenu avec le fournisseur, multiplié par la quantité que vous avez sous-louée.

Exemple: vous contactez votre fournisseur, et il vous offre une meilleure offre que ce à quoi vous vous attendiez: 4€ par pièce, vous décidez donc de tout sous-louer chez lui. Le coût réel sera alors: 4€ x 10 (toute la pénurie) = 40€

Équipe

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs de la licence Pro.

Il peut arriver que votre équipe consacre plus d'heures que prévu sur un projet. La colonne des coûts réels le montre.

Les coûts que vous voyez dans cette colonne sont basés sur le nombre réel d'heures travaillées de votre équipe. Vous pouvez enregistrer les heures de votre équipe dans le module d'enregistrement horaire. Ce faisant, il est important de connecter les heures travaillées à une fonction. De cette façon, Rentman peut connecter la fonction (et donc ses coûts) au projet.

Chiffre d'affaires

La colonne du chiffre d'affaires indique le CA de votre projet par catégorie. Nous calculons vos CA en ajoutant les montants facturés à votre client pour les équipements prévus, l’équipe, les différents transports et les coûts supplémentaires.

Remise

L'onglet finance vous permet d’offrir différentes réductions avant de générer un devis ou une facture. Vous pouvez sélectionner une remise par catégorie ou pour le prix total du projet.

Vous pouvez définir des remises par catégorie via la colonne remise. Vous définissez les remises sous forme de pourcentage du prix total de cette catégorie.

Vous pouvez définir une remise pour la totalité du projet via le champ de saisie remise en bas à coté du total hors TVA. Vous pouvez choisir entre un pourcentage du prix total ou un montant fixe.

Bénéfice / Marge

Dans cette colonne, vous pouvez voir combien vous gagnez sur vos équipements, vos l'équipes, vos transports et sur la totalité du projet. Ceci est calculé en soustrayant vos coûts aux revenus.

Cliquez sur l'en-tête de la colonne pour basculer la vue entre Profit (en chiffres) et Margin (en pourcentage).

Total

Ceci montre les coûts totaux de chaque colonne. Vous pouvez toujours définir ou ajuster manuellement la remise totale et le prix total du projet.

Verrouillez le prix ou personnalisez la TVA

Verrouillez le prix de votre projet
Si vous souhaitez verrouiller le prix de votre projet après avoir généré un devis ou une facture, vous pouvez le faire dans l'onglet finance. Après avoir cliqué sur le bouton pour verrouiller, les modifications apportées à vos équipements, à votre équipe et à vos transports planifiés n’affecteront en rien les prix.

1. Allez dans l'onglet Finance de votre projet.

2. Cliquez sur Capture_d_e_cran_2018-10-16_a__14.52.05.png. Utilisez le même bouton pour débloquer les prix à nouveau.

Personnaliser le code TVA
Le code TVA dans l'onglet finance est automatiquement défini par défaut. Cela signifie que le code TVA par défaut, sélectionné pour chaque partie de votre projet (chaque article, chaque fonction), sera appliqué.

Dans le même menu déroulant, vous pouvez sélectionner les codes TVA que vous avez créés vous-même dans le module de configuration.

Assurance, caution, et moment de facturation 

Assurance
Si vous demandez un montant pour l'assurance du matériel loué, vous pouvez l'indiquer sur le devis et sur la facture. Pour cela, définissez un pourcentage dans le champ de saisie en face d'Assurance. Il s’agit d’un pourcentage du prix total brut (hors remises) du matériel de location prévu.

Caution
Si vous souhaitez demander une caution, indiquez le montant dans le champ de saisie à côté de caution. Le montant ne sera pas indiqué par défaut sur vos documents. Vous pouvez choisir de le faire et configurer cela manuellement en modifiant vos modèles de document. Une fois configuré, le montant de la caution apparaîtra séparément sur vos documents, sous le montant total.

Si vous souhaitez suivre l’état de la caution, sélectionnez le statut dans le menu déroulant en face de dépôt (lorsqu'un montant est saisi). Vous pouvez choisir entre "Aucune caution versée", "Caution versée" et "Caution restituée".

Moment de facturation
Vous pouvez choisir différents moments de facturation avant de générer une facture. Vous pouvez configurer les moments de facturation dans le module de configuration.

Termes et conditions et conditions supplémentaires

Termes et conditions
Les termes et conditions sont, par défaut, ajoutés à vos documents si vous les avez ajoutés dans le module de configuration. Vous pouvez ajouter vos termes et conditions sous forme de fichier .PDF dans le module de configuration, sous "Général".

Ajouter des conditions supplémentaires
Dans le champ de saisie libre situé au-dessus des conditions générales par défaut, vous pouvez spécifier des conditions supplémentaires. Celles-ci seront indiquées dans la section Conditions supplémentaires de vos documents. Si vous n'avez pas encore cette section sur vos documents, vous pouvez l'ajouter à vos modèles.

Vous utilisez souvent les mêmes conditions supplémentaires? Il est donc plus rapide de les ajouter aux "conditions supplémentaires" dans le module de configuration. Vous pouvez sélectionner ces conditions personnalisées dans le menu déroulant sous le champ de saisie libre.

Sous-projets

Dans l'onglet Finance de chaque sous-projet, vous trouverez un aperçu détaillé de chaque sous-projet que vous avez ajouté à votre projet.

Dans l'onglet Finance de votre projet principal, vous verrez une synthèse des coûts totaux, du total du chiffre d'affaires et de la remise totale de chaque sous-projet.

Générez des devis, des contrats et des factures

À partir de l'onglet Finance, vous pouvez également générer un devis, un contrat ou une facture (cliquez sur Imprimer et sélectionnez Créer une facture - l'article sur les factures est en cours de rédaction).

 

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