Créer un devis ou un contrat

Quand vous générez un devis ou un contrat, Rentman va automatiquement reprendre les informations financières du projet. Afin de faire apparaître ces informations sur vos documents, vous devez d'abord planifier votre équipement et ajouter des fonctions d'équipe et de transport à un projet.

Il n'y a aucune différence entre la façon dont les devis et les contrats sont générés et fonctionnent dans Rentman. Vous pouvez utiliser l'un, l'autre ou même les deux selon les usages et préférences de votre entreprise.

Disponible pour  Lite Classic Pro

Créer un devis ou un contrat

  1. Rendez-vous dans l'onglet "Finance" de votre projet.
  2. Cliquez sur Imprimer document, et choisissez Créer devis ou Créer contrat.
  3. Cliquer sur l'icône Ouvrir widgets Widget.png afin d'ouvrir la barre des widgets.
  4. Dans cette barre latérale, configurez les paramètres de votre document.
  5. Une fois que vous avez configuré tous les paramètres, cliquez sur Générer.
    Si vous faites des modifications dans votre projet ou les paramètres de votre document, vous devrez regénérer votre devis ou contrat afin de les appliquer. 

Votre document est sauvegardé dans l'onglet "Finance" de votre projet. Dans la barre latérale sur la droite, vous verrez toutes les différentes versions de vos documents.

Paramètres des documents

Configuration

Modèle
Choisissez un modèle pour ce document. Le type de projet peut déterminer quel modèle sera utilisé par défaut. Vous pourrez toutefois toujours en sélectionner un autre.
En-tête
Une en-tête servira d'arrière-plan au document. Elle peut contenir des images, des en-têtes ou pieds-de-page. Le type de projet peut déterminer quel modèle sera utilisé par défaut. Vous pourrez toutefois toujours en sélectionner une autre.
Editer texte personnel

Vous pouvez ajouter un message personnel pour le destinataire du document que vous envoyez.

  1. Cliquez sur Editer texte personnel.
  2. Tapez votre texte ou gagnez du temps en utilisant un modèle de texte personnel.
  3. Sauvegardez votre texte.
  4. Régérérez le document afin de voir apparaître le texte que vous venez de taper.

Version

Numéro de série
Numéro

Le numéro de votre document. Vous pouvez l'utiliser soit en référence interne, soit à l'adresse de votre destinataire.

Dans le module configuration, vous pouvez configurer vos numéros de série et donc décider par quel numéro chaque document devra commencer.  

Cliquez sur "Nouveau document" en haut à gauche de la fenêtre du document afin de créer un nouveau devis ou contrat pour votre client. C'est assez pratique de pouvoir laisser au client le choix entre différentes options. Tous les devis et contrats générés apparaîtront dans l'onglet "Finance" de votre projet.

Version
La version actuelle de ce document. Cliquez sur "Nouvelle version" en haut de la fenêtre du document afin de créer une nouvelle version et prévenir que vous avez mis à jour le document (les versions plus anciennes seront toujours sauvegardées dans l'onglet "Général" de votre projet).
Date

Date de création de ce document.

Éléments Liés

Par défaut, tous les sous-projets apparaissent sur tous les documents que vous générez. Cependant, vous pouvez toujours choisir quel sous-projet particulier apparaîtra sur vos documents.

Produit

Sujet

Ce champ sera utilisé comme sujet pour vos emails lorsque vous enverrez le document au client.

Déplier les kits et les cases
Choisissez si le contenu de vos kits et de vos cases devrait ou non apparaître sur le document. Vous pouvez configurer ce point par défaut dans le module Equipement.
Nom de fichier

Le nom du fichier .pdf sous lequel sera enregistré ce document. Par défaut, le nom du fichier sera automatiquement généré en s'appuyant sur le type et le numéro du document.

Finance

Afficher TVA

Choose whether to display VAT, or not.

Date d'échéance
Choisissez la date à laquelle le document expirera. 

Régénérer, Nouveau document, Nouvelle version

Lorsque vous modifiez quelque chose sur votre projet, il faudra soit régénérer votre document, générer un nouveau document ou bien une nouvelle version afin de votre apparaître les changements.

Voila comment se décider entre les différentes options:

  • Cliquez sur "Régénérer" afin de mettre à jour votre devis ou contrat sans en changer ni le numéro, ni la version. Faites cela jusqu'à ce que vous soyez satisfait du document.
  • Cliquez sur "Nouveau document" afin de générer un nouveau devis ou contrat et conserver les autres plus anciens comme point de référence ou de comparaison. 
  • Cliquez sur "Nouvelle version" afin d'envoyer une version mise à jour du document sans conserver la précédente. 

Si vou ne choisissez pas l'une de ces trois options, les changements fait n'apparaîtront pas sur votre document. 

Date d'échéance

Chaque document généré a une date d'échéance. Après cette période, le devis ou bien le contrat n'est plus valide. Par défaut, Rentman va appliquer une date d'expiration 14 jours plus tard. Cependant, vous pouvez changer ce paramètre par défaut et choisir la durée que vous souhaitez.

Vous pouvez toujours modifier cette date d'échéance manuellement sur un document. Cela va ou can always manually change the expiration period of a document. Cette modification va écraser les paramètres par défaut. 

  1. Allez dans le module Configuration > Finance > Finance.
  2. Cherchez et trouvez l'option Date d'expiration par défaut devis / contrat, et entrez le nombre de jours désiré.

La date d'échéance sera affichée sur le document. 

Dans le module Configuration, vous pouvez également décider de permettre à vos clients de signer le document même après la date d'expiration.

Dans le module Projets, vous pouvez appliquer un filtre Devis arrivé à expiration ou bien Contrats arrivés à expiration.

Télécharger le document comme...

Vous pouvez télécharger votre devis ou contrat au format .pdf ou Word (.docx). Cliquez tout simplement sur "Télécharger comme fichier PDF" ou bien "Télécharger comme fichier Word" après avoir créé votre document.

N'oubliez pas de (ré)générer votre document afin d'appliquer toutes les modifications qui n'auraient pas encore été enregistrées avant de télécharger votre document.

Envoyez vos devis et contrats par email 

Vous pouvez envoyer vos devis et contrats à vos clients directement par email depuis Rentman. Vous pouvez également laisser vos clients signer en ligne.

Termes et conditions 

Vous pouvez configurer vos termes et conditions et choisir comment les envoyer depuis le module Configuration.

FAQ

Comment puis-je ajouter mon logo et les informations de mon entreprise sur mon document ?
Vous pouvez télécharger votre En-tête directement dans Rentman.
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