Communiquer l'emploi du temps des équipes

La communication de l'emploi du temps est la prochaine étape après la planification des fonctions de vos équipes. Donnez un login à tous les membres, envoyez-leur leurs emplois du temps, laissez-les les consulter en direct dans l'App Rentman ou en synchronisant l'agenda sur leur smartphone.-

Envoyez l'emploi du temps ou le consulter en direct

Après avoir planifié un membre d'équipe sur le planning d'un projet, vous souhaitez le lui communiquer et ceci peut être fait de deux façons différentes:

1. Laissez vos membres d'équipe consulter leur emploi du temps en direct.

Si un membre de l'équipe est prévu pour une fonction, il peut voir la planification en direct dans son agenda.

Avantages:

  • Gagnez du temps. 
  • Un emploi du temps précis et mis à jour.
  • Des informations supplémentaires peuvent être facilement trouvées et ajoutées (comme ajouter une note par exemple).

Où trouver l'emploi du temps en direct:

  1. L'App Rentman.
  2. Le module (mon) Agenda.
  3. En synchronisant l'agenda aux smartphones.

2. Envoyez l'emploi du temps à vos membres d'équipe.

L'envoi de l'emploi du temps se fait par e-mail avec la planification dans le texte de l'e-mail ou en pièce jointe comme fichier PDF.

Avantages:

  • Choisissez le moment adéquat pour envoyer le planning.
  • Vos équipes reçoivent une notification lors de la réception de l'emploi du temps. 
  • Soyez plus flexible dans ce que vous communiquez à vos équipes.

Quelles options pour l'envoi de l'emploi du temps :

  1. Envoyez un e-mail personnel avec l'emploi du temps.
  2. Envoyez un document avec l'emploi du temps.
  3. Envoyez l'emploi du temps directement via le projet.

Les différentes manières de communiquer l'emploi du temps

L'App Rentman (IOS ou Android)

Dans l'application Rentman, chaque utilisateur peut voir sur quelles fonctions et quels projets il est planifié. Il peut consulter tous les détails ajoutés aux fonctions et aux projets. L'application est accessible partout et sur n'importe quel appareil. Elle est idéale pour les intermittents et les utilisateurs en déplacement.

Informations disponibles sur l'App Rentman:

  • Le module '(mon) Agenda' avec l'agenda personnel d'un membre d'équipe qui inclut les fonctions, les rendez-vous et les possibles réservations. Avec la possibilité de cliquer sur une fonction pour accéder à plus d'informations concernant le projet, l'équipe planifiée et autres documents.
  • Le module 'Invitations' qui comporte toutes les invitations ouvertes. Le membre d'équipe peut répondre à toutes les invitations directement à partir de ce module.

Avantages:

  • Contient des informations supplémentaires.
  • Peut être utilisé pour de petites actions liées à la planification, telles que la planification d'un itinéraire vers un emplacement ou la notification d'un équipement nécessitant une réparation.

Comment y accéder:

  1. Téléchargez l'application Rentman sur Android ou IOS.
  2. Saisissez votre nom de compte (lenomdevotresociété.rentmanapp.com)
  3. Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe (à modifier dans le module membres du personnel).
  4. Cliquez sur l'icône du menu en haut à gauche et choisissez '(mon) Agenda'.

Mon agenda dans Rentman

Le module '(mon) Agenda' sur la version web de Rentman est similaire à celui de l'App Rentman mais est plus adapté pour les employés de bureau, les employés en entrepôt et les gestionnaires de comptes.

Les informations disponibles dans le module '(mon) Agenda':

  • Fonctions prévues, rendez-vous et réservations. Avec la possibilité de cliquer sur les encadrés pour plus d'informations.
  • Liste des invitations.
  • Disponibilités (vert pour disponible, rouge pour indisponible et blanc pour inconnu).

Avantages:

  • Les membres d'équipe peuvent renseigner leurs disponibilités.
  • Possibilité de basculer entre l'agenda personnel et l'agenda de tous.

Comment y accéder:

  1. Accédez à la version Web de Rentman avec lenomdevotresociété.rentmanapp.com.
  2. Connectez-vous (les informations de connexions peuvent être éditées dans le module membres du personnel).
  3. Allez sur le module '(mon) agenda'.

Synchronisez votre agenda

Synchronisez votre agenda Rentman avec votre agenda personnel.

Informations disponibles lors de la synchronisation de l'agenda :

  • Fonctions planifiées (toutes ou personnelles).
  • Rendez-vous (tous ou personnels).
  • Réservations.

Avantages:

  • Directement indiqué dans votre propre agenda.

Comment synchroniser :

Lisez notre article sur la synchronisation de l'agenda.

Envoyez l'emploi du temps personnel par e-mail

L'emploi du temps personnel contient une liste de toutes les fonctions sur lesquelles un membre d'équipe est planifié sur une certaine période. Les fonctions sont groupées par date et par projet. 

Informations disponibles dans l'emploi du temps personnel :

  • Fonctions prévues avec notamment les horaires et le nom du projet.
  • L'emplacement.
  • Notes sur la fonction.
  • Si la fonction est nouvelle ou mise à jour (marquée en rouge).

Avantages:

  • Facile et rapide à envoyer.
  • L'emploi du temps personnel pour chaque membre d'équipe.
  • Choisissez quand envoyer le planning.

Comment envoyer l'emploi du temps personnel:

  1. Allez dans le module planificateur d'équipes ou l'onglet planificateur dans un projet.
  2. Cliquez sur le bouton Bildschirmfoto_2017-07-25_um_11.53.10.png sur la barre du haut.
  3. Sélectionnez la période.
  4. Sélectionnez les projets pour lesquels vous voulez envoyer les emplois du temps.
  5. Sélectionnez les membres d'équipe qui sont censés recevoir leurs emplois du temps.
  6. Facultatif: consultez les e-mails en cliquant sur un membre d'équipe.
  7. Cliquez sur Envoyer dans le coin inférieur droit.
  8. Facultatif: Ajouter un texte personnalisé à l'e-mail.
  9. Cliquez sur Envoyer à nouveau.

Imprimer l'emploi du temps pour chaque membre d'équipe

Un emploi du temps imprimé est personnel pour chaque membre d’équipe et se présente sous format PDF, envoyé en pièce jointe. Le PDF est imprimé sur la base d'un modèle que vous pouvez modifier selon vos envies dans l'onglet Modèle de document via le module Configuration. L'emploi du temps à imprimer est la solution lorsqu'il manque des informations dans l'emploi du temps format e-mail. 

Informations disponible sous format PDF:

  • Informations dépendantes au modèle utilisé.

Avantages:

  • Peut être édité.
  • Emploi du temps spécifique pour chaque membre d'équipe.

Suivez ces étapes:

  1. Allez dans le module planificateur d'équipes
  2. Cliquez sur le bouton Bildschirmfoto_2017-07-25_um_11.53.10.png sur la barre du haut.
  3. Cliquez sur Imprimer dans le coin en haut à gauche.
  4. Fixer une période.
  5. Sélectionnez les membres d'équipe.
  6. Choisissez un modèle.
  7. Cliquez sur Imprimer dans le coin en bas à droite.
  8. Téléchargez le document comme PDF ou Word, ou envoyez-le par e-mail.
  9. Enregistrez le document pour l'afficher ultérieurement dans les widgets, dans le module Membres d'équipes.

Conseil Rentman: Utilisez le bouton Capture_d_e_cran_2018-10-25_a__19.03.49.png pour attacher le document au membre d'équipe concerné. Grâce à cela, vous pouvez rapidement vérifier quand vous avez créé le dernier document pour chaque membre d'équipe et le télécharger à tout moment.

Envoyer le planning du projet

Le planning d'un projet peut se présenter sous format PDF contenant toutes les informations d'un projet, y compris l'emploi du temps des membres d'équipe.

Informations disponibles dans le planificateur de projet:

  • Informations dépendantes au modèle utilisé.

Avantages:

  • Peut être édité.
  • Peut inclure les informations du projet.

Comment envoyer la planification du projet:

  • Accédez à l'onglet Générale d'un projet ou allez dans le module Projets.
  • Dans le module Projets: choisissez le bouton Plus d'actions et choisissez le bon modèle (feuille d'appel).
  • Dans le projet: cliquez sur le bouton générer document et choisissez le bon modèle (feuille d'appel).
  • Cliquez sur l'icône e-mail pour envoyer directement le PDF à tous les membres de l'équipe planifiés.

Le modèle par défaut à utiliser est la feuille d'appel, ce modèle est disponible par défaut dans Rentman. Le modèle peut être édité dans l’onglet Modèles de documents de votre module de configuration.

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