Les statuts des projets

Chaque projet a un statut, il permet d'indiquer l’étape à laquelle se trouve le projet. Le statut du projet permet de filtrer les projets qui nécessitent une action mais aussi de déterminer si les équipements du projet doivent être pris en compte pour la disponibilité ou non. Il peut vous indiquer si: un devis a été envoyé, si le client l'a confirmé et si les équipements sont sur le lieu de prestation.

Cet article explique comment utiliser les statuts des projets, quand les modifier et leur incidence sur la réservation de vos équipements.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Les statuts

  • Annulé
  • Demande
  • Concept
  • Option
  • Confirmé
  • Prêt
  • Sur place
  • Retourné

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C'est ici que vous trouverez les statuts de votre projet:

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Modifier les statuts

Automatiquement

Par défaut, le statut du projet est modifié automatiquement. Ce changement s'effectue sur la base de vos actions, ou celles de votre client.

  1. Concept
    C'est le statut par défaut d'un nouveau projet.
    Si vous voulez qu'un projet commence avec un statut différent, utilisez un modèle de projet.
  2. Option
    Le statut passe automatiquement sur option lorsque vous envoyez un devis à votre client.
  3. Confirmé
    Le statut passe automatiquement sur Confirmé lorsque votre client signe numériquement un devis.
  4. PrêtSur placeRetourné 
    Cet état est basé sur vos actions dans le module Entrepôt. Dans ce module, vous pouvez enregistrer le matériel entrant et sortant de l’entrepôt et lui attribuer un statut.

Manuellement

  • Dans un projet: pendant le projet, le statut du projet peut être modifié à tout moment:

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  • Dans le module Entrepôt: lorsque le statut du projet est confirmé (le projet est alors disponible dans le module Entrepôt), celui-ci peut être défini sur un statut de projet différent suivant l'avancé des équipements:

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L'affichage des statuts

En général

En général, vous souhaitez voir en un coup d'œil l'état, et donc le statut, de vos projets. D'autant plus si le projet est annulé, non-confirmé ou confirmé. Ceci est utile lorsque vous consultez la liste des projets à venir pour voir, par exemple, quels projets sont encore en option et doivent être suivis, et si le projet sur lequel vous souhaitez planifier une équipe est effectivement confirmé.

Statuts des Projets Situation Affichage
Annulé Annulé Texte barré

Demande
Concept
Option

Non-confirmé Texte en orange

Confirmé
Prêt
Sur Place
Retourné

Confirmé Texte normal en noir


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Dans la vue 'agenda'

Dans la vue 'agenda' de vos projets, la couleur d'un projet est affichée. Cette couleur peut être définie lors de la création du projet et doit être idéalement définie par types de projet. Pour afficher le statut du projet, le balisage suivant est utilisé:

Annulé: Texte barré
Non-confirmé: Texte en italique
Confirmé: Texte normal
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Les statuts des projets en détail

Annulé:
Quand utiliser: Quand un projet ne continue pas. Le projet n'est affiché nulle part, sauf dans les statistiques et pourra être utilisé dans le futur.
Changement automatique de ce statut: Ne peut être réglé que manuellement.
Filtrer dans Rentman comme: Annulé.

Note: Afin de conserver un maximum de données, nous vous suggérons de minimiser la suppression des projets et d’utiliser le statut Annulé à la place.

Demande:
Quand utiliser: Lorsque vous souhaitez entrer les souhaits exacts de votre client. Exemple: une liste d'équipements qu'un client souhaite louer ou un client qui souhaite organiser le même événement que l'an dernier.
Changement automatique de ce statut: Lorsqu'un projet est créé à partir d'une source externe telle que le plugin Webshop.
Filtrer dans Rentman comme: Demande.

Concept:
Quand utiliser: Lorsque vous travaillez sur un projet mais que vous n'avez pas encore envoyé de devis.
Changement automatique de ce statut: Lors de la création d'un projet vide.
Filtrer dans Rentman comme: Option.

Option:
Quand utiliser: Lorsque vous travaillez sur un projet et que vous avez envoyé un devis pour lequel vous n'avez pas encore la confirmation du client.
Changement automatique de ce statut: Lorsque le devis a été envoyé.
Filtrer dans Rentman comme: Option.

Confirmé:
Quand utiliser: Lorsque le projet est confirmé par le client.
Changement automatique de ce statut: Lorsque le client signe numériquement le devis.
Filtrer dans Rentman comme: Confirmé.

Prêt:
Quand utiliser: Lorsque les équipements sont collectés et préparés dans votre entrepôt, et prêts à sortir.
Changement automatique de ce statut: Dans le module Entrepôt.
Filtrer dans Rentman comme: Confirmé.

Sur Place:
Quand utiliser: Lorsque les équipements sont sortis de l'entrepôt et se retrouvent sur le lieu de prestation.
Changement automatique de ce statut: Dans le module Entrepôt.
Filtrer dans Rentman comme: Confirmé.

Retourné:
Quand utiliser: Quand les équipements sont revenus en entrepôt.
Changement automatique de ce statut: Dans le module Entrepôt.
Filtrer dans Rentman comme: Confirmé.

Options de filtrage

Créez des préréglages avec des filtres pour les statuts de vos projets afin de trouver facilement les projets qui nécessitent une action. Exemple: créez un préréglage avec tous les projets en option pour lesquels vous êtes le gestionnaire afin de pouvoir voir quels projets nécessitent un suivi après l'envoi du devis.

Planificateur d'équipe
Créez des préréglages avec des filtres pour les statuts de vos projets afin de vous assurer que seuls les projets confirmés sont affichés. Assurez-vous alors, de d'abord planifier un équipe pour ces projets.
Les projets annulés ne sont affichés que s’il existe encore des membres d'équipe prévus sur ceux-ci.

Entrepôt
L'entrepôt affiche les projets en fonction de leur statut actuel. Seuls les projets dont le statut est confirmé sont affichés ici.

Factures
Seuls les projets confirmés doivent être facturés. Si un projet n'est pas confirmé, il n'apparaît pas dans le module de facturation.

Sous-locations
Les projets annulés ne sont pas affichés. Ajoutez un préréglage avec des filtres pour filtrer uniquement les projets confirmés dans le module de sous-location.

Impact sur la disponibilité des équipements

  Annulé Demande Option + Concept Confirmé + Prêt + Sur Place + Retourné
Prise en compte de la disponibilité des équipements Non Oui Oui Oui
Réservation des équipements pour le projet, lorsque cela est possible Non Non Optionnel Oui

Questions fréquemment posées

Puis-je ajouter mon propre statut?
La personnalisation des statuts des projets figurent sur la feuille de route et seront ajoutés à Rentman. L'expérience nous dit que pour la plupart des problèmes pour lesquels vous souhaitez utiliser un statut personnalisé, de meilleures solutions existent. Contactez-nous pour plus d'informations.

Y-a t-il un statut pour signaler les projets comme facturés?
Il n'y a pas de statut pour les projets facturés. Un projet est facturé lorsque tous les moments de facturation sont terminés. Le problème avec le statut 'projet facturé' est que le moment et la manière dont les projets sont facturés sont différents pour chaque utilisateur et pour chaque types de projets. Il est possible qu'un projet soit facturé avant le retour des équipements dans l'entrepôt. Certains utilisateurs ne facturent pas avec Rentman, car ils l'utilisent principalement pour la planification des équipements et/ou des équipes. Nous allons bientôt permettre l'ajout des statuts personnalisés. Mais en attendant, les moments de facturation devraient être une bonne solution pour vous.

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