Importer des équipements

Dans Rentman, vous pouvez ajouter vos propre équipements en important un fichier Excel. Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour obtenir votre liste d’équipements dans Rentman.

Disponible pour: Lite Classic Pro

Vous pouvez également ajouter un seul (ou un petit nombre) d'articles directement via le module Équipements, au lieu d'importer un fichier.

Avant de démarrer

Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste d'équipement:

  • Un fichier Excel ou .csv avec vos informations équipement. Si vous n'en avez pas encore, nous avons mis en place un modèle pour vous permettre d'en créer un facilement.
  • Une structure de dossiers logique dans le module Équipements, pour que vous puissiez rester organisé et trouver vos équipements plus rapidement. Vous pouvez suivre les étapes du lien pour créer vos dossiers à l'avance, ou laisser Rentman créer automatiquement les  dossiers de votre choix. Vous choisissez le bon accès au dossier dans la colonne "Dossier" de votre fichier (lisez la section suivante).

Préparer votre fichier équipement

La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.

Vous pouvez télécharger notre modèle à la fin de cet article. Vous pouvez l'utiliser comme référence ou l'utiliser pour créer un fichier équipement.

Le modèle que nous fournissons possède 49 colonnes pour vous donner un ensemble complet d’options pour votre fichier. Malheureusement, l'importation de plus de 40 colonnes peut créer des problèmes. Nous vous conseillons de choisir uniquement les colonnes les plus importantes et d'ajouter les autres lors d'une deuxième étape en important avec une mise à jour (article encore en anglais).

Voici quelques conseils pour préparer votre fichier:

  • C'est une bonne idée d'avoir des en-têtes (titres) clairs dans la première ligne de votre fichier.
  • N'importez pas plus de 40 colonnes à la fois.
  • Bien qu'il n'y ait pas de nombre minimum de colonnes, il est conseillé d'inclure au moins les informations les plus importantes (par exemple: Nom, Quantité, Prix de location, Dossier).
  • Assurez-vous que le fichier ne comporte pas plusieurs feuilles (un fichier .xslx contenant plusieurs feuilles ne peut pas être importé dans Rentman).
  • Si vous utilisez des QR-codes, assurez-vous qu'ils sont uniques et qu'ils comptent moins de 25 chiffres.
  • Ne laissez aucune ligne vide dans votre fichier .xlsx.
  • N'insérez pas d'images dans votre fichier .xlsx. Vous pouvez les ajouter plus tard dans le logiciel.
  • Assurez-vous que toutes les informations du fichier sont entrées sous forme de texte et sans annotations (gras, italique, couleurs d'arrière-plan, etc.).
  • Le dossier d'un article doit être spécifié dans la colonne Dossier de la manière suivante: audio/microphones/sans fil

Idéalement, votre fichier .xlsx devrait ressembler à ceci:

Capture_d_e_cran_2019-05-05_a__17.06.03.png 

Colonnes numéros de série

Si vous utilisez des numéros de série, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier équipement contenant les informations sur un numéro de série unique. Ces colonnes sont utiles car chaque numéro de série appartenant au même article a très souvent une date d'achat ou une référence interne différente.

Dans votre fichier, les colonnes de vos numéros de série pourraient ressembler à ceci:

Notez que plusieurs numéros de série sont toujours connectés au même article.

Importer vos fichiers équipements

    1. Allez dans le module "équipements".
    2. Cliquez sur le bouton Columns.png et choisissez "importer".
    3. Téléchargez votre fichier équipements.
      Un aperçu de votre fichier s'affichera dans l'écran suivant.
      Remarque: seules les 8 premières lignes de votre fichier sont prévisualisées.
    4. Si votre fichier contient des titres de colonne (en-têtes) dans la première ligne, sélectionnez: Check.png Contient en-têtes.

      Cela signifie que la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.

    5. Pour chaque colonne, indiquez s'il s'agit d'une colonne de numéro de série ou d'une colonne d'équipement ''normale''.

      Si vous n'utilisez pas les numéros de série, choisissez toujours la colonne ''Équipement''.

    6. Faites correspondre les titres de vos colonnes aux titres de Rentman. Ceci est nécessaire, car vos propres colonnes peuvent avoir un nom (légèrement) différent.

      Dans cet exemple, la première colonne de votre fichier s'appelle ''Item''. Il contient les noms de vos articles. Cependant, dans Rentman, le nom de cette colonne est ''Nom (dans la base de données)''.

    7. Cliquez sur ''étape suivante'' lorsque vous avez effectué cette opération pour toutes les colonnes.
    8. Choisissez quoi faire avec des lignes en double. Une ligne se dupliquera si une valeur dans une colonne existe déjà dans la base de données Rentman. Il y a trois options:

      2018-05-24_13_55_31-Window.pngSi vous choisissez Importer toutes les lignes de votre fichier comme nouvel élément dans votre base de données, Rentman crée un nouvel élément pour chaque ligne. C'est l'option par défaut qui importera chaque ligne du fichier Excel en tant qu'article.

      Si vous choisissez la deuxième option, Rentman n'importera pas les éléments déjà présents dans votre base de données. Lorsque vous choisissez cette option, vous devez sélectionner les colonnes de votre fichier à analyser pour éviter les doublons. Nous appelons ça, les colonnes uniques. Lorsque Rentman trouve un élément dans votre base de données et une ligne dans votre fichier .xlsx avec les mêmes valeurs dans les colonnes uniques sélectionnées (telles que Nom ou Code), la ligne est ignorée (non importée). Cette option est utile si vous avez déjà importé du matériel présent dans le fichier et que vous souhaitez éviter les doublons dans votre base de données.

      Si vous souhaitez mettre à jour les éléments de votre base de données (exemple: nouveau prix), lisez notre article sur la mise à jour des données (article en anglais) pour en savoir plus.

    9. Sélectionnez le dossier principal de votre propre structure de dossiers.

      Le dossier principal est le dossier en haut, il contient la structure de votre dossier.

      Capture_d_e_cran_2019-05-05_a__17.18.49.png

      Normalement, vous devriez simplement choisir le dossier racine.
      Avertissement: Si votre fichier d'équipement ne contient pas de colonne Dossier, tous les éléments seront placés dans le même dossier racine. Cela signifie que vos articles ne seront pas organisés et qu'il peut être difficile de les retrouver. Nous vous recommandons de créer votre propre structure de dossiers et de spécifier la bonne structure de dossier pour vos équipements dans la colonne Dossier.

    10. Choisissez l'étape suivante.
    11. Vérifiez vos données et choisissez Importer.

Problèmes possibles et solutions

Parfois, l'importation peut échouer (partiellement ou totalement). Si cela vous arrive, vérifiez si vous n'avez pas fait l'une des erreurs suivantes: 

      • Doubles numéros de série ou QR-codes - Dans Rentman, vous ne pouvez pas avoir le même numéro de série ou le même QR-code pour plusieurs articles. Si vous importez un élément avec un numéro de série ou un QR-code x et que x est déjà dans votre base de données, l'élément ne sera pas importé.
        N'oubliez pas que les QR-codes dans Rentman ont une taille maximale de 25 chiffres (espaces inclus). Si vos QR-codes dépassent ce nombre, il sera coupé. Cela peut entraîner la création de QR-codes identiques.
      • Trop de données - Les fichiers volumineux peuvent prendre trop de temps à traiter et certaines informations peuvent ne pas être importées. Dans ce cas, supprimez la dernière importation, divisez votre liste en fichiers plus petits et importez-les séparément.
      • Mauvais formatage - Toutes les informations du fichier doivent être entrées sous forme de texte, sans balises (gras, italique, couleurs d'arrière-plan, etc.).
      • Plusieurs feuilles - Si votre fichier .xslx contient plusieurs feuilles, il ne peut pas être importé dans Rentman.

Supprimer une importation

Lorsqu'une import subit une erreur partielle, la meilleure solution est de supprimer les informations et de tout recommencer. Chaque fois que vous importez un équipement, Rentman crée une étiquette au format "import-date-hour". Sélectionnez simplement la balise de votre dernière mise à jour et supprimez ces éléments.

Mettre à jour les équipements dans votre base de données

Si vous avez déjà importé votre liste d'équipements mais que vous devez effectuer des modifications en bloc, vous pouvez mettre à jour les éléments de votre base de données (article en anglais).

Importer des champs de saisie supplémentaires 

      1. Configurez le champ de saisie supplémentaire dans le module de Configuration.
      2. Créez une colonne avec la valeur du champ de saisie supplémentaire dans votre fichier .xlsx.
      3. Lorsque vous importez le fichier, faites correspondre la nouvelle colonne avec le champ de saisie supplémentaire (vous le trouverez dans la section "Extra" des colonnes).

Téléchargez notre modèle d'importation

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