Importer vos équipements

Chaque version d'essai Rentman commence avec une base de données d'équipements pré-configurés. Vous pouvez rapidement ajouter votre propre équipement en important un fichier comprennant vos équipements. Dans cet article, nous vous présentons les étapes à suivre pour obtenir votre liste d'équipement dans Rentman.

Vous pouvez également ajouter un seul (ou petit nombre) d'articles dans le module ''Équipements'', au lieu d'importer un fichier.
Avant de démarrer

Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste d'équipement:

  • Un fichier Excel ou .csv avec vos informations équipement. Si vous n'en avez pas encore, nous avons mis en place un modèle pour vous permettre d'en créer un facilement.
  • Une structure de dossiers logiques dans le module ''Équipement'', pour que vous puissiez rester organisé et trouver vos équipements plus rapidement. Vous pouvez suivre les étapes du lien pour créer vos dossiers à l'avance, ou laisser Rentman créer automatiquement les  dossiers de votre choix. Vous choisissez le bon accès au dossier dans la colonne "Dossier" de votre fichier (lisez la section suivante).
Disponible pour: Lite Classic Pro

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Préparer votre fichier équipement

Beaucoup d'utilisateurs Rentman tiennent déjà une liste de leurs équipements. La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.

  • C'est une bonne idée d'avoir des en-têtes (titres) clairs dans la première ligne de votre fichier.
  • Certaines colonnes de votre fichier sont nécessaires pour Rentman, tandis que d'autres sont facultatives.
  • Le dossier d'un article doit être spécifié dans la colonne Dossier de la manière suivante:
    audio / microphones / sans fil

Vous pouvez télécharger notre modèle au bas de cet article. Vous pouvez l'utiliser comme référence ou l'utiliser pour créer un fichier équipement.

Si vous utilisez des numéros de série, nous vous recommandons d'inclure des colonnes de numéros de série dans votre fichier équipement. Lisez cette section ci-dessous pour plus d'informations.
Colonnes numéros de série

Si vous utilisez des numéros de série, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier équipement contenant les informations sur un numéro de série unique. Ces colonnes sont utiles car chaque numéro de série appartenant au même article a très souvent une date d'achat ou une référence interne différente.

Dans votre fichier, les colonnes de vos numéros de série pourraient ressembler à ceci:

Notez que plusieurs numéros de série sont toujours connectés au même article.
Importer vos équipements

  1. Allez dans le module "équipements".
  2. Cliquez sur le bouton Columns.png et choisissez "importer".
  3. Téléchargez votre fichier équipements.

Un aperçu de votre fichier s'affichera dans l'écran suivant.

Remarque: seules les 8 premières lignes de votre fichier sont prévisualisées.

4. Si votre fichier contient des titres de colonne (en-têtes) dans la première ligne, sélectionnez:

Contains_header.png

Cela signifie que la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.

5. Pour chaque colonne, indiquez s'il s'agit d'une colonne de numéro de série ou d'une colonne d'équipement ''normale''.

Si vous n'utilisez pas les numéros de série, choisissez toujours la colonne ''Équipement''.

6. Faites correspondre les titres de vos colonnes aux titres de Rentman. Ceci est nécessaire, car vos propres colonnes peuvent avoir un nom (légèrement) différent.

Dans cet exemple, la première colonne de votre fichier s'appelle ''Item''. Il contient les noms de vos articles. Cependant, dans Rentman, le nom de cette colonne est ''Nom (dans la base de données)''.
7. Cliquez sur ''étape suivante'' lorsque vous avez effectué cette opération pour toutes les colonnes.

8. Choisissez quoi faire avec des lignes en double. Une ligne se dupliquera si une valeur dans une colonne existe déjà dans la base de données Rentman. Il y a trois options:

2018-05-24_13_55_31-Window.png

Si vous choisissez "Importer seulement les nouvelles lignes de votre fichier comme nouvel élément, ignorer ce qui est déjà présent dans votre base de données" ou "Mettre à jour les éléments de votre base de données avec la nouvelle valeur du fichier d'importation", vous devez choisir les colonnes de votre fichier à dupliquer. Nous appelons ca: colonnes uniques.

Si une valeur en double est trouvée, la ligne entière sera ignorée ou mise à jour. Cela dépend de l'option que vous choisissez.

Si vous choisissez plusieurs colonnes uniques, un doublon doit apparaître dans ces colonnes avant que la ligne entière ne soit ignorée ou mise à jour.

9. Sélectionnez le dossier principal de votre propre structure de dossiers.

Le dossier principal est le dossier en haut, il contient la structure de votre dossier.

Folder_structure.png

Normalement, vous devriez simplement choisir le dossier racine.
Avertissement: Si votre fichier d'équipement ne contient pas de colonne Dossier, tous les éléments seront placés dans le même dossier racine. Cela signifie que vos articles ne seront pas organisés et qu'il peut être difficile de trouver de l'équipement. Nous vous recommandons de créer votre propre structure de dossiers et de spécifier le bon chemin de dossier pour vos éléments dans la colonne Dossier.
10. Choisissez l'étape suivante.
11. Vérifiez vos données et choisissez Import.png.

12. Actualisez la page de votre navigateur pour terminer l'importation.

Téléchargez notre modèle d'importation:

 

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