Planifier le personnel à partir d'un projet

Dans l'onglet de planification de votre projet, vous pouvez planifier vos membres d'équipe et vos véhicules sur les fonctions d'équipe et de transport. L'onglet de planification vous donne un aperçu des fonctions qui doivent être planifiées, des membres de l'équipe disponibles et ceux qui sont déjà prévus pour une fonction. À partir de l'onglet de planification, vous pouvez inviter des membres d'équipe pour des fonctions et leur envoyer directement le planning.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Vue d'ensemble

Fonctions planifiées

Dans le planificateur d'équipes du projet, vous avez un aperçu de toutes les fonctions d'équipe et de transport qui sont prévues sur le projet. Vous planifiez des fonctions sur un projet dans l'onglet "Équipe et transport". Une fonction est affichée uniquement dans le planificateur d'équipes lorsque les heures sont connectées à la fonction. Toutes les fonctions avec les horaires connectés sont ensuite affichées dans l'ordre chronologique.

Les deux chiffres functie_getallen.png affichés au début de chaque ligne de fonction indiquent le nombre de membres d'équipe que vous avez prévus pour la fonction et le nombre de membres d'équipe dont vous avez besoin pour cette fonction. Dans l'exemple précédent, un membre d'équipe est prévu pour la fonction, mais au total trois membres d'équipe sont nécessaires pour la fonction. 

Membres d'équipe et véhicules

Sur le côté gauche du planificateur d'équipes, vous avez un aperçu de tous vos membres du personnel et des véhicules entrés. Ces membres d'équipe et véhicules sont disponibles pour être assignés à des fonctions. Vous pouvez basculer entre vos membres d'équipe et les véhicules en utilisant les onglets en haut de la liste.

Choisir des groupes de fonctions

Par défaut, vous voyez toutes les fonctions d'équipe et de transport prévues dans votre projet. Dans l'onglet "Équipe et transport" de votre projet, vous avez la possibilité de regrouper les fonctions par groupes de fonctions. Dans le planificateur d'équipes, vous pouvez filtrer ces groupes de fonctions. Vous ne verrez donc que les fonctions appartenant au groupe de fonctions sélectionné. Sélectionnez les groupes de fonctions dans le menu déroulant où 'Tous les groupes de fonctions' est sélectionné par défaut.
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Affichage des fonctions d'équipes et de transport

Les fonctions d'équipes et de transport sont affichées ensemble dans l'onglet Planification et peuvent être identifiées par les deux icônes les représentant. Pour planifier les membres d'équipe ou les véhicules, passez d'un onglet à l'autre dans le panneau de gauche. Lorsque vous avez sélectionné l'onglet Membres du personnel, vous ne voyez pas les véhicules prévus.

Fonctions sans horaires liés

Les fonctions où aucun horaire n'est lié dans l'onglet 'Équipes et transport' ne seront pas affichées dans l'onglet Planification. Pour pouvoir voir une fonction dans le planificateur d'équipes, vous devez d'abord lier les heures à la fonction. Les fonctions sans horaires peuvent être planifiées dans le module Planificateur d'équipes, plus complet.

Planifier les membres d'équipe et les véhicules sur les fonctions

  1. Cliquez sur la fonction sur laquelle vous voulez planifier un membre d'équipe ou un véhicule. 
  2. Double-cliquez sur le membre d'équipe que vous souhaitez assigner à une fonction.
  3. Désormais, le membre d'équipe est assigné sur la fonction, elle sera affichée en vert.

Suivez les étapes ci-dessous pour planifier plusieurs membres d'équipe ou véhicules sur une fonction.

  1. Cliquez sur la fonction sur laquelle vous voulez planifier un membre d'équipe ou un véhicule. 
  2. Sélectionnez tous les membres d'équipe ou les véhicules que vous voulez planifier sur la fonction en cochant leurs cases.
  3. Cliquez sur 2018-07-17_14_55_44-Planificateur_d__quipes___Logiciel_de_gestion_de_location_Rentman.png pour assigner les membres d'équipe sélectionnés ou les véhicules sur la fonction. 

Vous pouvez également planifier les membres d'équipe sur une fonction en utilisant des invitations. Vous pouvez inviter des membres pour la planification temporaire ou définitive. Plus bas dans cet article, nous vous expliquons comment vous pouvez faire cela.

Voir si vous avez prévu suffisamment de membres d'équipe ou de véhicules

Les deux nombres functie_getallen.png qui s'affichent au début de chaque ligne de fonction indiquent jusqu'à quand une fonction a été planifiée. Lorsque la fonction est entièrement planifiée, les numéros deviennent verts. Les nombres deviennent rouges lorsqu'une fonction est planifiée de manière incomplète. Lorsqu'une fonction a été planifiée complètement mais que les membres d'équipe sont prévus temporairement, les numéros deviennent orange.

Planification temporaire et définitive

Par défaut, vous planifiez définitivement les membres d'équipe et les véhicules sur les fonctions. Planifiez temporairement uniquement si votre planification est complexe et que vous avez besoin d'être plus flexible. Ainsi, lorsque vous planifiez temporairement, vous supposez que vous effectuerez une autre action sur les membres d'équipe ou les véhicules prévus plus tard.

Planifier définitivement
Les membres d'équipe définitivement planifiés sont affichés en noir. Une fois que vous avez définitivement planifié les membres d'équipe sur une fonction, vous pouvez leur communiquer le planning. Vous pouvez faire cela en cliquant sur l'icône d'enveloppe. Plus bas dans cet article, nous allons expliquer comment ça fonctionne.

Planifier temporairement
Les membres d'équipe temporairement prévus ne sont pas encore planifiés sur les fonctions. Ceci est rendu visible lorsque les membres d'équipe temporairement planifiés apparaissent en gris clair en dessous de leur fonction correspondante. Planifiez temporairement les membres de l'équipe lorsque votre planification est un casse-tête et que vous voulez être en mesure de déplacer des membres d'équipe planifiés sans leur communiquer instantanément le planning. Les chiffres devant la ligne de fonction deviennent orange lorsque la fonction contient des membres d'équipe temporairement planifiés.

Définir la planification temporaire à définitve
À tout moment, vous êtes en mesure de convertir temporairement les membres d'équipe prévus en membres d'équipe définitivement planifiés et inversement. Vous pouvez faire ça de deux façons.

Suivez les étapes ci-dessous pour convertir tous les membres d'équipe temporairement planifiés en membres d'équipe définitivement planifiés.

  1. Cliquez sur la fonction que vous voulez convertir de temporaire à définitive.
  2. Cliquez sur l'icône meer_acties.png.
  3. Sélectionnez "Définir la planification de la fonction à définir" dans le menu déroulant.

Suivez les étapes ci-dessous pour convertir un membre d'équipe temporairement prévu en un membre d'équipe définitivement prévu ou l'inverse.

  1. Cliquez sur le membre d'équipe que vous voulez convertir temporairement ou définitivement.
  2. Cliquez sur l'icône meer_acties.png.
  3. Sélectionnez "Temporaire/Définitif" dans le menu déroulant.

Disponibilité des membres d'équipe

Lors de la planification des membres d'équipe, il est important de savoir qui est disponible et qui ne l'est pas. Dès que vous avez sélectionné une fonction, différentes couleurs indiquent qui est disponible pour la fonction et qui ne l'est pas. Pour des informations plus complètes sur la disponibilité et la planification d'un membre d'équipe, vous pouvez utiliser la chronologie des membres d'équipage.

Vue d'ensemble des disponibilités

Sélectionnez une fonction pour voir quels membres d'équipe sont disponibles. La disponibilité est indiquée dans la colonne Membres du Personnel sur la gauche et est indiquée à l'aide de différentes couleurs. Les membres d'équipe peuvent être affichés dans les couleurs suivantes:


Pas de couleur: Disponibilité inconnue
Vert - Disponible: Un membre d'équipe peut être planifié sur la fonction.
Rouge - Non disponible: L'équipier ne peut pas être planifié sur la fonction.
Jaune - Invité: le membre de l'équipe a été invité pour la fonction ou la disponibilité a été demandée - n'a pas encore répondu.
Vert foncé - Réservé: Le membre d'équipe est assigné pour une certaine période de temps (Faire des réservations pour les membres d'équipe est seulement possible dans le module de planificateur d'équipes).

Disponible ou pas ?

Décider si un membre d'équipe est disponible ou non, est basé sur quelques de facteurs au sein de Rentman. Ci-dessous nous avons clarifié les différentes situations.

Non-disponible
- Un membre d'équipe est déjà assigné à une fonction avec des périodes identiques ou se chevauchant.
- Le membre d'équipe a un rendez-vous - Le rendez-vous indique qu'il ne peut pas travailler sur d'autres fonctions.
- Le membre d'équipe a indiqué dans le planning qu'il / elle n'est pas disponible.
- Le membre d'équipe a répondu "non disponible" à une invitation.

Disponible
- Le membre d'équipe a indiqué qu'il / elle est disponible pour l'horaire.
- Le membre d'équipe a répondu "disponible" à une invitation.
- Le membre d'équipe est assigné pour une certaine période de temps (seulement possible dans le planificateur d'équipes).

Qu'arrive-t-il au planning lorsqu'un membre d'équipe est partiellement disponible / non disponible?

  • Lorsqu'un membre d'équipe est partiellement indisponible durant la période de la fonction, il ne sera pas disponible.
  • Lorsqu'un membre d'équipe est partiellement disponible pendant la période de fonction et que le reste de la période est inconnu, il sera disponible.

Chronologie des disponibilités

La chronologie des disponibilités vous donne un aperçu plus complet de la disponibilité, du planning, des rendez-vous et des réservations d'un ou de plusieurs membres d'équipe. Vous pouvez ouvrir et fermer la chronologie en cliquant sur l'icône tijdlijn_icoontje.png.

Dans la colonne des membres d'équipe à gauche, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs membres pour afficher leur disponibilité et leur planification dans la chronologie. Vous pouvez également sélectionner une fonction ou des membres d'équipe prévus pour une fonction à afficher dans la chronologie.

  • En rouge et vert, il est indiqué dans quelle période le membre d'équipe est disponible ou non.
  • La fonction programmée d'un membre d'équipe est représentée en bleu (défini) ou en bleu clair (temporaire).

Lorsque vous passez votre souris sur la chronologie, vous voyez les détails de la planification. La ligne rouge verticale indique le moment actuel dans la chronologie.

Exemple: Un membre d'équipe n'est pas disponible pendant 5 minutes et apparaît donc en rouge dans le panneau de gauche contenant tous les membres d'équipe. Lorsque vous ouvrez la chronologie, vous voyez qu'il n'est pas disponible que pendant 5 minutes, ce qui n'est pas un problème pour la fonction sur laquelle vous voulez le programmer. Avec cette connaissance, vous pouvez planifier le membre d'équipe sur la fonction.

Verrouiller la sélection
L'icône de verrou 
Lock_unlocked.png à côté de Ressources, en haut de la liste de gauche, est inactive (ouverte) par défaut. Lorsque vous activez le verrouillage (fermé), vous verrouillez votre sélection actuelle de membres d'équipes et de véhicules. Lorsque vous avez activé le verrou, la sélection d'autres membres d'équipe et / ou fonctions n'a aucune influence sur votre vue d'ensemble de la chronologie des disponibilités.


Ajuster la période de temps
Vous pouvez ajuster la période sélectionnée de la chronologie de disponibilité en cliquant sur le bouton Période. Vous remplissez ensuite la nouvelle période que vous souhaitez voir dans la chronologie. Vous pouvez également effectuer un zoom avant et arrière rapide pour ajuster la période de la ligne temporelle. Vous pouvez faire cela en utilisant les boutons
Zoom_in_and_out.png.

Inviter les membres d'équipe

Dans le planificateur d'équipes, vous avez la possibilité d'inviter des membres d'équipe. Vous pouvez inviter les membres d'équipage de trois façons. Vous pouvez les inviter à indiquer leur disponibilité pour une fonction, les inviter pour une planification temporaire ou pour une planification définitive.

Communiquer le planning

Dans le planificateur d'équipes, vous avez la possibilité de communiquer le planning aux membres d'équipe. Les membres assignés à une fonction recevront un e-mail personnel avec les spécifications des fonctions prévues.

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