Utilisez des modèles de projet pour gagner du temps lors de la configuration de nouveaux projets dans Rentman.

Avec les modèles de projet vous démarrez de nouveaux projets en réutilisant les précédents. Les modèles de projet incluent des données telles que les calendriers, les équipements et les fonctions d'un projet précédent que vous pouvez réutiliser et personnaliser.

Disponible pour: Lite Classic Pro

Mettre en place un modèle de projet

Les modèles de projet sont toujours basés sur un projet du module "Projets". Pour configurer un modèle, vous devez copier un projet. Vous pouvez créer un nouveau projet ou utiliser un projet existant.

  1. Allez dans le module 'Configuration' > Paramètres > Modèles de projet.
  2. Cliquez sur Ajouter, et saisissez le nom du modèle. 
  3. Recherchez le projet à copier (le nouveau projet que vous avez créé ou le projet existant).
  4. Sauvegardez le modèle.
  5. (Optionel) Vous pouvez maintenant supprimer le projet que vous avez créé juste pour définir le modèle.

Les éléments d'un modèle de projet

Lorsque vous utilisez un modèle de projet, les éléments suivants sont copiés dans le nouveau projet:

  • Les périodes d'événement
  • Les notes et les tâches
  • Les sous-projets
  • Les groupes d'équipements et les équipements prévus
  • Les fonctions équipes et véhicules
  • Coûts supplémentaires
  • Détails financiers (réductions, TVA, caution)

La planification des équipes et du transport sur les fonctions n'est pas copiée car la disponibilité peut être différente. 

Mettre à jour un modèle de projet

Les modèles de projet ne peuvent pas être modifiés directement depuis le module Projets. Si vous souhaitez modifier quelque chose dans un modèle suivez les étapes:

  1. Ajoutez un nouveau projet en utilisant le modèle que vous souhaitez modifier.
  2. Modifiez les informations souhaitées.
  3. Enregistrez le projet en tant que nouveau modèle (comme indiqué dans le paragraphe précédent).
  4. Supprimer l'ancien modèle.

Utiliser votre modèle de projet

Après avoir configuré les modèles, vous pouvez les utiliser pour créer un nouveau projet. Lorsque vous sélectionnez une date de début, toutes les périodes de la planification sont copiées. Après avoir créé le projet, vous pouvez modifier les heures de début et de fin de chaque période et adapter les détails du projet à vos besoins.

Remarque: les modèles incluent également l'onglet "Finance" d'un projet. Si vous copiez un projet existant auquel vous avez appliqué des réductions, celles-ci feront partie du modèle.

Conseils pour créer des modèles

Pour décider quels modèles peuvent vous être utiles, vous pouvez suivre ces étapes:

  1. Créez une liste de projets récurrents de votre entreprise et/ou qui prennent beaucoup de temps à mettre en place.
  2. Déterminez les aspects communs de ces projets (équipements, fonctions, calendriers).
  3. Créez des modèles de projet qui incluent ces aspects communs de vos projets.

Idéalement, vous obtiendrez une liste compacte de modèles afin que chaque planificateur de projet puisse rapidement numériser la liste et choisir le bon modèle.

Exemples de modèles de projets

Exemple 1: Scénario de location sèche (location de comptoir ou dry-hire) dans lequel votre client récupère et ramène le matériel

Les Dry-hire exige toujours des périodes de «collecte matériel» et «retour matériel», en plus de la période de planification (période durant laquelle l'équipement n'est plus présent dans l'entrepôt et n'est donc pas disponible à la location) et de la période d'utilisation (période durant laquelle vous facturerez le client).

Le planning pourrait potentiellement ressembler à ceci:

Capture_d_e_cran_2018-10-20_a__00.04.52.png

Conseil: Dans ce scénario, il pourrait être utile d’ajouter une note pour l’entrepôt et le bon de livraison indiquant: "Le client viendra chercher le matériel!"

Conseil: Vous pouvez également concevoir divers autres modèles de Dry-Hire qui incluent différents aspects. Par exemple, un modèle peut inclure la "livraison" et le "retour", tandis qu'un autre modèle peut inclure une liste d'équipe spécifique. Adaptez cela à votre convenance.

Exemple 2: Scénario de production pour un événement de 2 jours comprenant 2 jours de montage et 1 jour de démontage

Dans ce scénario, vous avez besoin de périodes pour les jours de l'événement, les jours de montage, le jour de démontage et les périodes de transport (aller-retour).

Le planning pourrait potentiellement ressembler à ceci:

Capture_d_e_cran_2018-10-20_a__00.16.14.png

Conseil: Dans ce scénario, il peut être utile d’ajouter des groupes de fonctions pour chaque jour de prestation ou un groupe de fonctions transport distinct. Vous pouvez également concevoir un modèle de projet pour différentes durées d’événement. Adaptez cela à votre convenance. 

 

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