Modèles de projet

Les modèles vous permettent de créer des nouveaux projets plus rapidement, en déterminant au préalable les paramètres et informations que vous utilisez le plus souvent lors de la création de vos projets. Le but pour vous est d'inclure des données récurrentes telles que les périodes de prestation, une liste d'équipements, d'équipe et transports, des notes ou encore des tâches. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer et utiliser ces modèles.-

Pourquoi utiliser des modèles de projet?

Les modèles de projet vous font gagner du temps.

Normalement, lorsque vous paramétrez vos nouveaux projets vous devez suivre les mêmes étapes. En effet, vous devez ajouter les mêmes types de périodes et horaires, notes, tâches, fonctions transports et équipes. En créant un nouveau projet à l'aide d'un modèle, vous gagnez du temps en vous évitant de suivre ces mêmes étapes chaque fois que vous créez un nouveau projet.

De plus, en pré-déterminant les informations et les paramètres souhaités dans un modèle de projet, vous vous assurez que chaque nouveau projet contient des données spécifiques par défaut. Cela peut vous empêcher de commettre des erreurs telles que des changements d'horaire.

Note: Les modèles de projet diffèrent des projets. Les modèles sont créés en fonction d'un projet de votre base de données. Vous créez un modèle de projet en sauvegardant un nouveau projet ou un projet existant. Rentman enregistre une copie du projet en tant que modèle de projet.

Exemple: vous souhaitez créer un modèle de projet "X". Lorsque vous sauvegardez ce projet en tant que modèles "Modèle X", une copie de votre projet est sauvegardé. Ce "Modèle X’" sera un fichier autonome et ne peut pas être modifié en modifiant le projet d'origine.

Comment créer un modèle de projet

Il y a deux façons de créer un modèle de projet à partir d'un projet dans votre base de données.

En créant d'abord un projet vide:

  1. Dans le module Projet, cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau projet.
  2. Choisissez un projet vide.
  3. Configurez les informations de votre projet comme souhaité.
  4. Sauvegardez votre projet.
  5. Allez dans le module de Configuration > Paramètres > Modèles de projet.
  6. Cliquez sur Ajouter et entez un nom pour le modèle.
  7. Recherchez le projet que vous avez sauvegardé durant l'étape 4.
  8. Sauvegardez le modèle.
  9. Désormais, lors de l'ajout d'un projet, il vous suffit de choisir le modèle de projet que vous avez créé, au lieu de créer un projet vide.

En dupliquant un projet existant:

  1. Sélectionnez Select.png un projet existant que vous souhaitez utiliser comme modèle via le module de Projets.
  2. Cliquez sur le bouton Plus d'Actions More.PNG, et choisissez Dupliquez.
  3. Entrez la date de début de votre projet, puis cliquez sur Sélectionner.
  4. Configurez les informations de votre projet comme souhaité.
  5. Sauvegardez votre projet.
  6. Allez dans le module de Configuration > Paramètres > Modèles de projet.
  7. Cliquez sur Ajouter et entez un nom pour le modèle.
  8. Recherchez le projet que vous avez sauvegardé durant l'étape 5.
  9. Sauvegardez le modèle.
  10. Désormais, lors de l'ajout d'un projet, il vous suffit de choisir le modèle de projet que vous avez créé, au lieu de créer un projet vide.

Comment éditer un modèle de projet existant

Les modèles de projet ne peuvent pas être directement modifiés. Au lieu de cela, vous pouvez d'abord créer un nouveau projet ou dupliquer un projet existant dans lequel vous modifiez les paramètres et informations souhaités. À partir de là, vous pouvez créer à nouveau un modèle de projet et supprimer l'ancien modèle si vous le souhaitez. Voir la section ci-dessus Comment créer un modèle de projet pour des instructions pas à pas.

Assurez-vous de supprimer l'ancien projet et l'ancien modèle. Cela vous laissera avec une nouvelle version mise à jour de votre modèle d'origine. En supprimant le projet temporaire et l'ancien modèle, votre base de données de projet reste propre et nette.

Exemples de modèles de projets

Voici des exemples d'utilisation des modèles de projet.

Exemple 1: Scénario de location sèche (location de comptoir ou dry-hire) dans lequel votre client récupère et ramène le matériel

Les Dry-hire exige toujours des périodes de «collecte matériel» et «retour matériel», en plus de la période de planification (période durant laquelle l'équipement n'est plus présent dans l'entrepôt et n'est donc pas disponible à la location) et de la période d'utilisation (période durant laquelle vous facturerez le client).

Le planning pourrait potentiellement ressembler à ceci:

Capture_d_e_cran_2018-10-20_a__00.04.52.png

Conseil: Dans ce scénario, il pourrait être utile d’ajouter une note pour l’entrepôt et le bon de livraison indiquant: "Le client viendra chercher le matériel!"

Conseil: Vous pouvez également concevoir divers autres modèles de Dry-Hire qui incluent différents aspects. Par exemple, un modèle peut inclure la "livraison" et le "retour", tandis qu'un autre modèle peut inclure une liste d'équipe spécifique. Adaptez cela à votre convenance.

Exemple 2: Scénario de production pour un événement de 2 jours comprenant 2 jours de montage et 1 jour de démontage

Dans ce scénario, vous avez besoin de périodes pour les jours de l'événement, les jours de montage, le jour de démontage et les périodes de transport (aller-retour).

Le planning pourrait potentiellement ressembler à ceci:

Capture_d_e_cran_2018-10-20_a__00.16.14.png

Conseil: Dans ce scénario, il peut être utile d’ajouter des groupes de fonctions pour chaque jour de prestation ou un groupe de fonctions transport distinct. Vous pouvez également concevoir un modèle de projet pour différentes durées d’événement. Adaptez cela à votre convenance.

Quels sont les modèles utiles à créer?

Pour vous aider à décider quels modèles peuvent vous être utiles, procédez comme suit.

  1. Créez une liste de projets récurrents et / ou prennent beaucoup de temps à mettre en place.
  2. Déterminez les aspects communs de ces projets. Par exemple, incluent-ils toujours les mêmes périodes, équipements, fonctions, notes et tâches ou autre chose?
  3. Créez des modèles de projet qui incluent ces aspects communs à vos projets.

Idéalement, créez une liste compacte et claire de vos différents modèles afin que chaque planificateur de projet puisse rapidement identifier la liste et choisir le bon modèle.

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