Résoudre les problèmes d'e-mails et de spam

Les devis, factures, bons de livraison et autres documents peuvent être envoyés directement par e-mail via Rentman. En revanche, il peut arriver que des e-mails ne parviennent malheureusement pas jusqu'à votre client. Cet article explique les causes potentielles et ce que vous pouvez faire pour résoudre ce problème.

Vous pouvez changer l'adresse d'envoi de vos e-mails. Lisez notre article complet pour plus d'informations sur la vérification et la personnalisation de votre adresse e-mail.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Causes

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un e-mail n'arrive pas à destination. Il y a deux catégories:

  1. Le rejet: le serveur d'envoi ou de réception n'accepte pas l'e-mail. Cela signifie qu'un e-mail a été rejeté. Cela peut se traduire par un spam. Dans cette catégorie, un e-mail est considéré comme "non accepté" et vous recevez souvent une déclaration du serveur d'envoi ou du serveur de destination indiquant pourquoi cet e-mail n'a pas été accepté.
  2. L'e-mail n'a pas été reçu mais il n'y a pas de rejet: quelque chose s'est produit après que le serveur de réception ait accepté l'e-mail. Souvent, la raison n’est pas claire et le serveur d’envoi ou de réception ne l’explique pas. Il se peut que l’e-mail soit marqué comme spam ou ait fini dans la boîte des e-mails indésirables. En savoir plus sur cette option dans la rubrique "Spam".

Rejet

Le serveur d'envoi (de Rentman) ou de réception (du client) n'accepte pas l'e-mail. La raison est souvent mentionnée immédiatement par e-mail ou dans l'onglet Messages de Rentman.

L'écran Messages dans Rentman se trouve dans le coin supérieur droit, sous votre nom d'utilisateur. Si vous ne voyez pas l'icône Messages, vous ne disposez pas des droits appropriés. Assurez-vous d'avoir le rôle d'utilisateur adéquat ou que votre rôle d'utilisateur est ajusté pour que vous puissiez accéder à cet onglet.

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Trouver la cause du rejet

Vous pouvez afficher l'état des e-mails envoyés dans l'onglet Messages lorsque vous cliquez sur votre nom d'utilisateur. Si vous ne pouvez pas voir cet onglet, vous ne disposez probablement pas des droits suffisants. Cela signifie que votre rôle d'utilisateur doit être modifié.

Un e-mail peut être envoyé, en attente ou non-envoyé. Ces statuts ont les significations suivantes:

Statut: Envoyé
Signification: Le serveur de réception a marqué l'e-mail comme envoyé
   
Statut: En attente
Signification: Le serveur d'envoi n'a pas encore envoyé l'e-mail. Cela est probablement dû au fait qu'un trop grand nombre d'e-mails sont envoyés par plusieurs comptes, avec un délai permettant d'éviter qu'un e-mail soit marqué comme spam. Le serveur d'envoi tente automatiquement de renvoyer les e-mails, jusqu'à une limite définie. Cette action ne peut pas être annulée.
Actions possibles:
  • L'attente est souvent la meilleure solution, car l'e-mail sera généralement envoyé avec succès.
  • Si un e-mail est urgent, vous pouvez essayer de le renvoyer. Toutefois, le destinataire peut recevoir l'e-mail deux fois.
  • Envoyez l'e-mail via votre propre serveur.
   
Statut: Non-envoyé
Signification: L'e-mail n'a pas été envoyé par le serveur d'envoi ou n'a pas été accepté par le serveur de réception. La raison est souvent affichée dans l'onglet Messages. Si vous ne voyez pas de raison, veuillez nous contacter. Nous pouvons être en mesure de déterminer la cause. Remarque: Rentman ne gère pas le serveur de réception, par conséquent, il se peut que nous ne puissions pas toujours déterminer la cause.
Actions possibles:
  • Allez regarder la raison dans l'onglet Messages ou contactez-nous.
  • Renvoyez l'e-mail.
  • Envoyez l'e-mail via votre propre serveur.

Causes communes d'un rejet

Mauvaise adresse e-mail: C'est la raison la plus commune. Veuillez vérifier l'adresse e-mail et réessayer.
Rejeté par le serveur de réception en raison de spam: Cela peut être dû au fait que l'adresse IP de votrecompte@rentmanclient.com est marquée en tant qu'adresse de spam. Veuillez nous contacter si tel est le cas. Nous sommes souvent en mesure de changer l'adresse IP, ce qui résout le problème. Une solution à court terme consiste à envoyer l'e-mail à partir de votre propre serveur.
Rejeté par le serveur de réception car l'adresse est blacklistée: Notre client de messagerie conserve une liste noire d'adresses e-mail, qui ont été signalées pour diverses raisons. L'adresse e-mail peut avoir été hors ligne pendant une courte période dans le passé ou la boîte de réception peut avoir été pleine. Veuillez nous contacter si cela se produit, nous pouvons supprimer cette adresse e-mail de la liste noire.

Spam

Dans certains cas, les e-mails peuvent être marqués comme spam. Cela peut être fait par le serveur de réception ou le serveur d'envoi.

Quand l'e-mail est marqué comme spam

Un serveur évalue chaque e-mail entrant avec un score de spam, en fonction d'un certain nombre de variables. Le score parfait est 100. Si le score est insuffisant, l'e-mail est marqué comme spam. Chaque serveur effectue une vérification de spam avec chaque e-mail entrant. Chaque serveur utilise son propre système de notation. Ce système n'est pas accessible, car les expéditeurs d'e-mails indésirables risqueraient d'abuser du système avec ces informations.

Variables qui contribuent souvent à un score de spam inférieur:

  • Impact important: le contenu de l'email. Le mot VENTE peut déclencher un score de spam inférieur. Un e-mail qui contient beaucoup de code HTML entraîne un score de spam inférieur. Il est également possible qu'il n'y ait pas assez de texte dans l'e-mail.
  • Léger impact: l'adresse e-mail d'envoi. Si l'adresse de l'expéditeur affichée ne correspond pas à l'adresse réelle de l'expéditeur, cela peut entraîner un score de spam (légèrement) inférieur. Veuillez lire notre article sur la vérification de votre adresse d'expéditeur pour plus d'informations.

Quel score de spam les e-mails envoyés par Rentman reçoivent-ils?

Les e-mails envoyés par Rentman sont généralement notés avec un score de spam d'environ 70/100. C'est un bon (voire très bon) score. Cependant, même avec ce score, les e-mails peuvent être marqués comme spam par le destinataire. Cela se produit lorsque le serveur de réception met fortement l'accent sur certaines variables d'un e-mail susceptibles de réduire le score de spam. Malheureusement, nous ne pouvons pas déterminer directement ces variables car elles sont gardées secrètes pour des raisons de sécurité.

Nous avons effectué des tests approfondis sur les e-mails envoyés par Rentman afin d’augmenter le plus possible le score de spam. Cela signifie que les e-mails envoyés via Rentman sont rarement marqués comme spam.

Mon e-mail est marqué comme spam. Que puis-je faire?

Faire un test indépendant - Pour savoir si votre e-mail reçoit une bonne ou une mauvaise note, vous pouvez utiliser un site Web anti-spam, tel que https://www.mail-tester.com/. Dans ce cas, vous envoyez votre e-mail à mail-tester pour recevoir un score de spam.

  • Si vous recevez un mauvais score: contactez-nous à support@rentman.io, afin que nous puissions améliorer votre score de spam.
  • Si vous recevez un bon score: testez plusieurs fois et voyez si vous pouvez améliorer votre e-mail.

Améliorer le score de spam

Examinez les résultats du vérificateur de spam et voyez si vous pouvez améliorer quelque chose. Nous pouvons vous aider, contactez-nous à support@rentman.io ou appelez-nous.

Au cas où trop d'e-mails envoyés par Rentman se retrouveraient dans les e-mails indésirables, vous ne constaterez aucune amélioration supplémentaire. Vous pouvez choisir d’envoyer les e-mails les plus importants à partir de vos propres serveurs de messagerie.

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