Résoudre les problèmes d'e-mails et de spam

Les devis, factures, bons de livraison et autres documents peuvent être envoyés directement par e-mail via Rentman. En revanche, il peut arriver que des e-mails ne parviennent malheureusement pas jusqu'à votre client. Cet article explique les causes potentielles et ce que vous pouvez faire pour résoudre ce problème.

Vous pouvez changer l'adresse d'envoi de vos e-mails. Lisez notre article complet pour plus d'informations sur la vérification et la personnalisation de votre adresse e-mail.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Causes

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un e-mail n'arrive pas à destination:

  1. Le spam: L'e-mail a été marqué comme spam. Souvent, on ne sait pas ce qui ne va pas, car le serveur d'envoi ou de réception ne fournit aucune explication.
  2. Le rejet: Le serveur d'envoi ou de réception n'accepte pas l'e-mail. Cela signifie qu'un email a été renvoyé. Cela peut venir du spam. Dans cette catégorie, un e-mail est considéré comme "non accepté" et vous recevez souvent une déclaration du serveur d'envoi ou du serveur de destination indiquant pourquoi l'e-mail n'a pas été accepté.

Spam

Dans certains cas, les e-mails peuvent être marqués comme spam par le serveur du récepteur.

Quand l'e-mail est marqué comme spam

Un serveur évalue chaque e-mail entrant avec un score de spam en fonction d'un certain nombre de variables. Ces variables sont confidentielles car certains serveurs abuseraient de ces informations pour faire passer leurs spams.

Le score parfait est 100. Si le score est insuffisant, l'e-mail est marqué comme spam. Chaque "erreur" fait diminuer ce score.

Quel score de spam les e-mails envoyés par Rentman reçoivent-ils?

Les e-mails envoyés par Rentman ont en moyenne un très bon score et ne sont généralement pas marqués comme spam.

Bien entendu, ce score peut varier en fonction du contenu de vos emails. Vous pouvez tester le score de vos emails en utilisant des outils tels que MailTester.

Améliorer le score de spam

 

Si vos e-mails sont marqués comme spam, vous pouvez prendre certaines mesures pour améliorer votre score:

  • Maintenir un bon ratio HTML-texte - Les serveurs de réception abaissent le score des e-mails avec une quantité "lourde" de code HTML par rapport au texte. Si vous utilisez beaucoup de codage HTML dans vos e-mails, envisagez de le réduire ou d’ajouter du texte.
  • Maintenir un bon ratio images-texte - Ce qui a déjà été dit sur le codage HTML s’applique également aux images (à la fois dans le texte et en pièce jointe).
  • Maintenir un bon ratio liens-texte - Ce qui a déjà été dit sur le codage HTML et les images s'applique également aux liens vers des pages de sites Web.
  • Utilisez une taille de caractère "normale" - L'utilisation d'une taille de caractère inférieure ou supérieure à la moyenne peut réduire votre score.
  • Continuez à tester votre score en utilisant des outils tels que MailTester, et améliorez vos modèles d'e-mails en fonction des commentaires.

Conseil: Proposez à vos clients de vous ajouter en tant que contact sur leur serveur de messagerie. 

Un autre facteur pouvant affecter le score est que l'adresse de l'expéditeur affichée ne correspond pas à l'adresse réelle de l'expéditeur. L’impact de ce facteur est inférieur à ceux énumérés ci-dessus. Vous pouvez résoudre ce problème en vérifiant votre adresse d'expéditeur pour un coût de 340 €, mais nous vous conseillons d'essayer au préalable d'améliorer vos emails.

Rejets

Le serveur d'envoi (de Rentman) ou de réception (du client) n'accepte pas l'e-mail. La raison est souvent mentionnée immédiatement par e-mail ou dans l'onglet Messages de Rentman.

L'écran Messages dans Rentman se trouve dans le coin supérieur droit, sous votre nom d'utilisateur. Si vous ne voyez pas l'icône Messages, vous ne disposez pas des droits appropriés

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Trouver la cause du rejet

Un e-mail peut être envoyé, en attente ou non-envoyé. Ces statuts ont les significations suivantes:

Statut: Envoyé
Signification: Le serveur de réception a marqué l'e-mail comme envoyé
   
Statut: En attente
Signification: Le serveur d'envoi n'a pas encore envoyé l'e-mail. Cela est probablement dû au fait qu'un trop grand nombre d'e-mails sont envoyés par plusieurs comptes, avec un délai permettant d'éviter qu'un e-mail soit marqué comme spam. Le serveur d'envoi tente automatiquement de renvoyer les e-mails, jusqu'à une limite définie. Cette action ne peut pas être annulée.
Actions possibles:
  • L'attente est souvent la meilleure solution, car l'e-mail sera généralement envoyé avec succès.
  • Envoyez l'e-mail via votre propre serveur.
   
Statut: Non-envoyé
Signification: L'e-mail n'a pas été envoyé par le serveur d'envoi ou n'a pas été accepté par le serveur de réception. La raison est souvent affichée dans l'onglet Messages. Si vous ne voyez pas de raison, veuillez nous contacter. Nous pouvons être en mesure de déterminer la cause. Remarque: Rentman ne gère pas le serveur de réception, par conséquent, il se peut que nous ne puissions pas toujours déterminer la cause.
Actions possibles:
  • Allez regarder la raison dans l'onglet Messages ou contactez-nous.
  • Envoyez l'e-mail via votre propre serveur.

Causes communes d'un rejet

Mauvaise adresse e-mail: C'est la raison la plus commune. Veuillez vérifier l'adresse e-mail et réessayer.
Rejeté par le serveur de réception en raison de spam: Cela peut être dû au fait que l'adresse IP de votrecompte@rentmanclient.com est marquée en tant qu'adresse de spam. Veuillez nous contacter si tel est le cas. Nous sommes souvent en mesure de changer l'adresse IP, ce qui résout le problème. Une solution à court terme consiste à envoyer l'e-mail à partir de votre propre serveur.
Rejeté par le serveur de réception car l'adresse est blacklistée: Notre client de messagerie conserve une liste noire d'adresses e-mail, qui ont été signalées pour diverses raisons. L'adresse e-mail peut avoir été hors ligne pendant une courte période dans le passé ou la boîte de réception peut avoir été pleine. Veuillez nous contacter si cela se produit, nous pouvons supprimer cette adresse e-mail de la liste noire.
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