Ajouter des contacts

Vous pouvez ajouter ou modifier vos contacts dans le module Contacts. Vous pouvez ajouter deux types de contacts: un particulier ou une entreprise.

Si vous souhaitez ajouter rapidement tous vos contacts à la fois, l'importation de votre liste de contacts est la meilleure option.

Vous pouvez également ajouter une personne de contact à un contact. Ce sont des personnes qui sont affiliées à votre contact. Par exemple, une personne spécifique devant recevoir la facture ou d'autres personnes de la même entreprise avec lesquelles vous devez également communiquer. Vous pouvez les ajouter dans l'onglet Personne de contact de votre contact.

Dans l'onglet Données de votre contact, vous fournissez les informations de base sur votre contact. Dans l'onglet Paiement, vous pouvez saisir les informations de paiement liées à ce contact, telles que les remises, les régimes TVA et les conditions de paiement.

Dans cet article, nous vous expliquons comment ajouter ou modifier des contacts et des personnes de contact. De plus, nous expliquons tous les onglets du module Contacts.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Ajouter un contact

  1. Allez dans le module Contact, et choisissez ajouter.
  2. À côté de Type, choisir entre un particulier ou une entreprise.
  3. Renseignez les informations dans les onglets Données, Personne de Contacts et Paiement. Toutes les options sont décryptées plus bas dans cet article.

Éditer un contact

  1. Dans le module Contacts, double-cliquez sur un contact existant pour le modifier.

Ajouter une personne de contact

Les personnes de contact sont d'autres personnes affiliées à votre contact et peuvent avoir leurs propres informations de contact.

Par exemple: Une personne spécifique (autre que votre contact principal) devant recevoir la facture ou d'autres personnes de la même entreprise avec lesquelles vous devez également communiquer.

  1. Lorsque vous ajoutez ou modifiez un contact, accédez à l'onglet Personne de contact.
  2. Choisissez Ajouter.
  3. Remplissez les informations de votre personne de contact et sauvegardez vos modifications.

Onglet données

Type
Choisissez entre particulier ou entreprise.

Dossier
Choisissez le dossier où ce contact doit être stocké.
Si vous souhaitez créer un nouveau dossier, lisez notre article sur la création et l'édition de votre structure de dossiers.

Numéro de client
Le numéro client dans votre base de données est unique et spécifique à votre contact. Il correspond à votre référence interne et à votre propre comptabilité. Le numéro est lié à vos factures (dans le module Factures) et sera indiqué sur les bons de préparation. Si vous laissez ce champ vide, Rentman générera automatiquement un numéro client.

Personne de contact par défaut
Sélectionnez votre personne de contact.

Adresse de visite, postale et de facturation

Vous pouvez ajouter trois adresses différentes à votre contact. L'adresse de visite, l'adresse postale et l'adresse de facturation ont leur propre section avec les informations suivantes à renseigner:

Rechercher l'adresse
Entrez le code postal et le numéro de maison/entreprise. Si l'emplacement existe, toutes les informations de cette section seront automatiquement renseignées pour vous.

Afficher/masquer la carte
Cliquez sur Afficher la carte pour afficher l'emplacement dans Google Maps dans cette section.

Distance/Temps de trajet
La distance et le temps de trajet sont calculés à partir de votre propre adresse (définie dans le module de configuration> Paramètres> Heure et lieu) jusqu'à l'adresse entrée dans cette section. La distance et le temps de trajet sont calculés à l'aide de Google Maps.

Détails

Avertissement
Ce message d'avertissement s'affiche lorsque ce contact est sélectionné pour un projet.

Sujet de la note automatique du projet
Le sujet de la note de projet automatique (voir ci-dessous).

Note automatique sur le projet
Cette remarque est automatiquement ajoutée aux projets lorsque ce contact est sélectionné en tant que client ou emplacement.

Onglet paiement

Informations de paiement

Moment de facturation
Choisissez le moment de la facture pour ce contact. Vous pouvez créer vos propres moments de facturation dans le module Configuration> Finance> Moments de facturation.

Note: Le choix d'un moment de facturation pour un contact aura la priorité sur le moment de facturation du projet, si le contact est sélectionné en tant que client.

Condition de paiement
Choisissez la condition de paiement pour ce contact. Vous pouvez créer vos propres conditions de paiement dans le module Configuration> Finance> Conditions de paiement.

Note: Le choix d'une condition de paiement pour un contact aura la priorité sur la condition de paiement du projet, si le contact est sélectionné en tant que client.

Régime de TVA
Choisissez le système de TVA pour ce contact. Lisez notre article (en anglais) sur la fiscalité (TVA) pour plus d'informations.

Note: Le choix d'un schéma de TVA pour un contact aura la priorité sur le schéma de TVA du projet, si le contact est sélectionné en tant que client.

Pourcentage d'assurance spécifique au contact
Si vous sélectionnez "Oui", vous pouvez indiquer le pourcentage d'assurance pour ce contact.

Groupe de remises

Choisissez le pourcentage de remise pour vos groupes de remise.

Vous pouvez créer vos propres groupes de remises dans le module de configuration. Lisez notre article sur les groupes de remises pour plus d'informations.

Grouper vos contacts

Les clients peuvent parfois aussi être vos fournisseurs. Par conséquent, vous pouvez regrouper vos contacts.

Vous pouvez utiliser des étiquettes pour attribuer un statut spécifique à un contact. Pour regrouper un certain nombre de contacts, associez-leur simplement la même étiquette.

Si un contact est à la fois client et fournisseur, attribuez-lui une étiquette appelée client et une autre étiquette appelée fournisseur.

Il n'est pas possible de regrouper vos contacts à l'aide de la structure des dossiers, car elle est uniquement conçue pour stocker vos contacts dans la base de données Rentman.

Lisez notre article sur l'utilisation des étiquettes (en anglais).

Questions fréquemment posées

Puis-je déplacer une personne de contact vers un autre contact? (par exemple, quelqu'un qui travaille pour deux entreprises différentes)
Non, ce n'est pas possible. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter le même contact aux deux contacts. 
Comment ajouter un contact (lieu) avec plusieurs étages, zones ou salles et leurs propres contacts?
Actuellement, il n'est pas possible de créer un contact avec des sous-catégories comme plusieurs étages, zones ou salles. Vous pouvez simplement créer un nouveau contact et ajouter vos informations et personnes de contact. Par exemple, un contact nommé Tivoli Utrecht (étage A) et un contact nommé Tivoli Utrecht (étage B).
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