Ajouter des fonctions équipe et transport à un projet

Chez Rentman, la planification de l'équipe et du transport d'un projet se déroule en deux phases:

  1. Ajout des fonctions équipe et transport - au cours de cette première phase, vous définissez les activités à exécuter, le nombre de personnes et la période. Cette information sera utilisée dans votre devis. Exemple: le 10-03-2019, de 14:00 à 17:00, vous avez besoin de 2 personnes pour la fonction "machiniste".
  2. Planification des membres de l’équipe et des véhicules sur les fonctions - au cours de cette deuxième phase, vous choisissez le membre de votre équipe qui remplira les fonctions. Exemple: John Smith et Michael Williams effectueront la fonction "machiniste" le 10-03-2019.

Dans cet article, nous vous expliquons la première phase: comment ajouter des fonctions équipe et transport à vos projets. Vous pouvez également regarder notre vidéo tutoriel ci-dessous:

Disponible pour : Lite Classic Pro

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Général

Une fonction est une tâche à exécuter. Une fonction peut être connectée aux heures de votre emploi du temps, avoir sa propre heure ou une durée si vous ne souhaitez pas spécifier les heures exactes.

Vous pouvez ajouter une fonction unique pour un projet unique ou créer une fonction par défaut que vous pouvez utiliser pour chaque projet futur.

Les fonctions peuvent être planifiées dans des groupes de fonctions. Les groupes de fonctions peuvent être bien connectés à votre emploi du temps, avoir leur propre heure ou une durée.

L'ajout de fonctions à des groupes vous permet de gagner du temps. Premièrement, les fonctions prendront les temps du groupe, vous n’aurez donc pas à ajouter de temps pour chaque fonction. Deuxièmement, si vous modifiez votre emploi du temps, vous pouvez éditer automatiquement toutes les fonctions du groupe connecté à l’horaire.

Ajouter une fonction

Pour ajouter une fonction à un groupe de fonctions, cliquez sur la coche du groupe. Pour ajouter une fonction en dehors d'un groupe, sélectionnez la ligne vide en haut de la liste des fonctions.

mceclip0.png

Vous pouvez choisir d'ajouter une fonction unique ou une fonction par défaut.

Pour ajouter une fonction ponctuelle:

  1. Ouvrez le menu déroulant en haut de l'écran.
    mceclip1.png
  2. Choisissez 'Fonction'.
  3. Remplissez les options de fonction.
  4. Sauvegardez.

Pour ajouter une fonction par défaut:

  1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur sa coche
  2. Dans la colonne de gauche, double-cliquez sur la fonction par défaut à ajouter.

Vous pouvez maintenant double-cliquer sur la fonction que vous venez d'ajouter afin de pouvoir définir une heure.

Options de fonction

  • Équipe/Transport - Choisissez si c'est une fonction équipe ou transport.
  • Nom externe - Le nom indiqué dans les devis, les contrats et les factures.
  • Nom interne - Le nom indiqué dans les bon de préparation et dans le planificateur d'équipe.
  • Durée du trajet avant/après - Le temps de trajet nécessaire pour se rendre à l'emplacement. Ceci est visible pour le planificateur et peut être utilisé pour sélectionner si les membres de l’équipe rejoignent ou non la voiture dans le véhicule.
  • Durée - Durée standard d'une fonction. Cela sera écrasé si la fonction est ajoutée à un groupe de fonctions.
  • Pause - Longueur de la pause (uniquement pour les membres d'équipe).
  • Distance - La distance de votre entrepôt à l'emplacement (fonctions de transport uniquement).
  • Frais de location - Ce sont les coûts que vous facturerez à votre client. Vous pouvez facturer un prix horaire/kilomètre, un prix fixe ou combiner les deux.
  • Frais de sous-location - Ce sont les coûts pour vous. Ici aussi, vous pouvez appliquer un prix horaire/kilomètre, un prix fixe ou combiner les deux.
  • Classe de TVA - Sélectionnez la classe de TVA à utiliser pour la fonction.
  • Grand Livre - Le grand livre par défaut affecté à cette fonction.
  • Remarques - Sélectionnez un client, un planificateur ou un membre de l'équipage et complétez une remarque qui sera utilisée dans les communications avec ces personnes.
  • Inclure dans le prix - Désélectionnez cette option pour exclure la fonction du calcul du prix.

Configurez vos fonctions par défaut

Le paramétrage des fonctions par défaut accélère le processus de planification car vous pouvez les réutiliser pour chaque projet.

Vous pouvez également modifier les droits de rôle d'utilisateur d'autres utilisateurs de Power pour les empêcher de modifier, de créer ou de supprimer des fonctions par défaut. 

Add a default function

  1. In the sidebar on the left, click +Add .
  2. Choose between Crew and Transport.
  3. Fill in the function options.
  4. Click Save.

Edit a default function

To edit a default function, click on the mceclip0.png next to the function.

Hourly and daily rate

For the same function, you might sometimes charge daily rates and other times hourly rates.

In this case, create two separate functions, one with an hourly rate and one with a daily rate. You can give these two functions the same external name but different internal names - so you won't get confused, and your clients won't see the difference.

Add a function group

  1. Type in the group name in the "Add new group" bar.
  2. Click on the button on the right (the name can vary base on your Time schedule) to add the times.

    mceclip0.png

  3. Click on + to add the group.
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