Ajouter des fonctions équipe et transport à un projet

Chez Rentman, la planification de l'équipe et du transport d'un projet se déroule en deux phases:

  1. Ajout des fonctions équipe et transport - au cours de cette première phase, vous définissez les activités à exécuter, le nombre de personnes et la période. Cette information sera utilisée dans votre devis. Exemple: le 20-08-2020, de 14:00 à 17:00, vous avez besoin de 2 personnes pour la fonction "machiniste".
  2. Planification des membres de l’équipe et des véhicules sur les fonctions - au cours de cette deuxième phase, vous choisissez le membre de votre équipe qui remplira les fonctions. Exemple: John Smith et Michael Williams effectueront la fonction "machiniste" le 20-08-2020.

Dans cet article, nous vous expliquons la première phase : comment ajouter des fonctions équipe et transport à vos projets. Vous pouvez également regarder notre vidéo tutoriel ci-dessous :

Disponible pour : Lite Classic Pro

Général

Une "fonction" est une tâche à exécuter. Une fonction peut être connectée aux heures de votre emploi du temps, avoir sa propre heure ou une durée si vous ne souhaitez pas spécifier les heures exactes.

Vous pouvez ajouter une fonction unique pour un projet unique ou créer "une fonction par défaut" que vous pouvez utiliser pour chaque projet futur.

Les fonctions peuvent être planifiées dans des "groupes de fonctions". Les groupes de fonctions peuvent être bien connectés à votre emploi du temps, avoir leur propre heure ou une durée.

L'ajout de fonctions à des groupes vous permet de gagner du temps. Premièrement, les fonctions prendront les temps du groupe, vous n’aurez donc pas à ajouter de temps pour chaque fonction. Deuxièmement, si vous modifiez votre emploi du temps, vous pouvez éditer automatiquement toutes les fonctions du groupe connecté à l’horaire.

Ajouter une fonction

Rendez-vous dans l'onglet Équipe et transport d'un projet. Pour ajouter une fonction à un groupe de fonctions, cliquez sur la coche du groupe. Pour ajouter une fonction en dehors d'un groupe, sélectionnez la ligne "Fonctions non groupées" en haut de la liste des fonctions.

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Vous pouvez choisir d'ajouter une fonction unique ou une fonction par défaut.

Pour ajouter une fonction ponctuelle :

  1. Cliquez sur le bouton  Plus d'options more_vert complètement sur la droite
  2. Choisissez "Fonction équipe" ou " Fonction transport".
  3. Remplissez les options de fonction.
  4. Sauvegardez

Ajouter une fonction par défaut :

  1. Sélectionnez le groupe de fonctions auquel vous souhaitez ajouter la fonction par défaut.
  2. À partir de la colonne de gauche, double-cliquez sur la fonction par défaut que vous souhaitez ajouter.

Si vous souhaitez édit la fonction (par défaut), sélectionnez mceclip0.png la fonction et cliquez edit Editer. Vous pouvez, par exemple, changer l'horaire de cette dernière.

Options de fonction

Détails
  • Quantité
    Combien de fois avez-vous besoin de cette fonction ?
  • Nom externe
    Le nom affiché sur les devis, contrats et factures.
  • Nom interne
    Le nom affiché sur les feuilles d'appels et dans le account_circle Planificateur d'équipes.
  • Afficher dans le planificateur
    Voulez-vous afficher cette fonction dans le planificateur ?
Horaires de planification
  • Modifiez la période d'utilisation et la période de planification pour cette fonction. Ces dernières seront écrasées si la fonction est ajoutée à un groupe de fonctions. 
Finance
  • Prix : Il s'agit du prix que vous facturez à votre client. Vous pouvez facturer un tarif horaire / prix au kilomètre, un tarif fixe, ou combinez les deux. 
    • Tarif horaire/Prix au kilomètre - Combien demandez-vous pour cette fonction ?
    • Taux fixe - Quel est le tarif récurrent que le client paye pour cette fonction ?
  • Couts : Il s'agit des coûts de votre côté. Ici aussi vous pouvez ajouter un tarif à l'heure / prix au kilomètre, un prix fixe, ou combinez les deux.
    • Taux horaire/Prix-kilomètre - Combien devez-vous payer pour cette fonction ?
    • Taux fixe - Quel est le montant récurrent pour cette fonction ?
    • Classe TVA - Sélectionnez quelle classe TVA devrait être utilisée pour cette fonction.
    • Compte Grand livre - Le compte grand livre par défaut assigné à cette fonction.
    • Inclure dans le prix - Désélectionnez cette fonction pour exclure la fonction du calcul du prix.
Distance (Uniquement pour les fonctions transports)
  • Aller-retour
    La distance sera ajustée lorsque vous sélectionnez " Oui " ou "Non" à cet endroit. 
  • Distance
    La distance entre votre entrepôt et le lieu de prestation. 
Temps de trajet
  • Temps de trajet avant/après
    Le temps de trajet nécessaire pour atteindre le lieu de prestation. Cette dernière est visible dans le planificateur et peut être utilisée pour sélectionner si les membres du personnel se rassemblent pour conduire un véhicule au lieu de prestation ou non. 
  • Pause
    Temps de pause (Seulement pour les fonctions de transport).
Remarques
  • Remarque
    Sélectionnez un client, un chargé de planification ou un membre du personnel et ajoutez une remarque qui sera utilisée pour la communication avec ces personnes. 

Configurer des fonctions par défaut

Le paramétrage des fonctions par défaut accélère le processus de planification car vous pouvez les réutiliser pour chaque projet.

Vous pouvez également modifier les droits de rôle d'utilisateur d'autres utilisateurs de Power pour les empêcher de modifier, de créer ou de supprimer des fonctions par défaut. 

Ajouter une fonction par défaut

  1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur +Ajouter.

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  1. Choisissez entre " Ajouter une fonction équipe par défaut" ou " Ajouter une fonction de transport par défaut" 
  2. Remplissez les options de fonction.
  3. Cliquez sur Sauvegarder.

Éditer une fonction par défaut

Pour éditer une fonction par défaut, cliquez sur le mceclip0.png à côté de la fonction.

Tarif horaire et journalier

Pour la même fonction, vous pouvez parfois facturer des tarifs journaliers ou des taux horaires.

Dans ce cas, créez deux fonctions distinctes, l’une avec un taux horaire et l’autre avec un taux journalier. Vous pouvez attribuer à ces deux fonctions le même nom externe, mais des noms internes différents, afin d'éviter toute confusion et que vos clients ne voient pas la différence.

Ajouter un groupe de fonctions

  1. Cliquez sur  + groupe de fonction
  2. Ajouter un nom, une période d'utilisation et une période de planification
  3. Sauvegardez

 

 

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