Le module de configuration

Dans le module de Configuration, vous pouvez modifier vos paramètres d'utilisation de Rentman. Ce module est important lors de la première configuration de votre compte Rentman. Dans cet article, nous vous expliquons toutes les options disponibles dans ce module et vous fournissons des liens vers nos autres articles détaillés.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Compte

Détails entreprise 

  • Personne de contact
    • La personne de contact sera informée des mises à jour et des éventuelles difficultés techniques.
  • Information de paiement
    • Remplissez les informations concernant votre entreprise ici. Rentman utilisera ces informations pour facturer votre licence Rentman.
  • Extra
    • Téléchargez une image de fond d'écran de connexion (facultatif).

Licences

  • C'est un aperçu de votre licence Rentman actuelle, du nombre de PowerUser et de l'espace disque utilisé.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les différentes licences Rentman.

Paiements

  • Un aperçu de vos factures et de leur statut.

Rôles d'utilisateur

  • Ajoutez et éditez des rôles d'utilisateur pour chaque utilisateur Rentman.
    • En définissant un rôle d'utilisateur, vous définissez les droits (capacités et accès) qu'un utilisateur bien spécifique possède lors de son accès à Rentman.

Pour plus d'informations, consultez notre article sur la création et l'attribution de rôles utilisateur (bientôt en ligne).

  • Sélectionnez un responsable des réparations
    • Recherchez un membre d'équipe dans votre base de données pour le sélectionner en tant que responsable des réparations. Cette personne peut recevoir un e-mail lorsqu'une nouvelle réparation est ajoutée à un équipement.

Remarque: un responsable des réparations ne recevra pas d'e-mail s'il est la personne qui a ajouté la réparation.

Extensions

  • Choisissez d'activer ou de désactiver des extensions Rentman. Ces extensions peuvent ajouter des fonctionnalités supplémentaires.

Paramètres

Heure et lieu

  • Zone horaire
    • Définissez votre fuseau horaire actuel.
  • Données de localisation pour le calcul automatique des distances
    • Indiquez l'adresse à partir de laquelle la distance jusqu'au lieu de l'événement doit être calculée.

Numéros de série

Modifiez les numéros de vos documents ici. Ajoutez les numéros actuels de vos documents pour que Rentman puisse suivre la suite logique. 

Astuce: Si vous modifiez un nombre, la valeur suivante du document sera la valeur modifiée +1. Par exemple, lorsque vous remplacez le numéro de contrat actuel par 50, le numéro de contrat suivant sera 51.

Remarque: Vous ne pouvez pas entrer de lettres dans ces champs de saisie. Les codes équipement, y compris les lettres, peuvent être importés ou ajoutés manuellement à votre liste d'équipement. Lisez nos articles sur l'importation d'équipement et l'ajout d'équipement pour plus d'informations.

Voici une liste de tous les numéros que vous pouvez modifier:

  1. Numéro de bon de préparation
  2. Numéro de devis 
  3. Numéro de contrat 
  4. Numéro de facture
  5. Numéro de rappels
  6. Numéro de sous-location
  7. Numéro de bon de sous-location
  8. Numéro de projet
  9. Numéro de contact 
  10. Numéro de code équipement 
  11. Numéro de QR-codes
  12. Numéro de réparations
  13. Numéro de bon de réparation

Types de projets 

  • Créez un nouveau type de projet ou modifiez en un déjà existants.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les types de projets.

Modèles de projet

  • Créez un nouveau modèle de projet ou modifiez en un déjà existants.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les modèles de projets. 

Inspections périodiques

  • Créez une nouvelle inspection ou modifiez en une déjà existantes.

Enregistrement horaire

  • Déterminez dans quelle mesure un membre d'équipe peut encore modifier ses heures de travail.
  • Définissez la longueur standard des pauses de vos membres d'équipe.
  • Choisissez si les membres de votre équipe doit entrer un mot de passe avant de pouvoir enregistrer ses heures travaillées.

Champs de saisie supplémentaires

  • L'ajout de champs de saisie à Rentman vous permet d'ajouter vos propres informations aux modules principaux de Rentman.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les champs de saisie supplémentaires.

Vider la base de données

  • Vider votre base de données supprimera toutes les données. Ce processus peut prendre jusqu'à cinq minutes. Tous les utilisateurs seront déconnectés de leurs comptes pendant que la base de données est en cours de suppression.
  • Vous pouvez choisir de masquer le bouton pour empêcher la suppression accidentelle de votre base de données.

Communication client

Communication

  • Messages
    • Indiquez le nom et l'adresse e-mail de votre entreprise.
    • Indiquez le compte e-mail que vous souhaitez faire afficher en tant qu'expéditeur.
    • Choisissez de toujours envoyer une copie CCi de vos messages à quelqu'un d'autre si vous le souhaitez.
    • Indiquez l'adresse e-mail à laquelle envoyer la copie CCi de vos messages.

 

  • Signature digitale
    • Téléchargez le logo de votre entreprise (apparaît pour le client lors de la signature numérique).
    • Choisissez de laisser le client signer numériquement.
    • Choisissez si vous souhaitez autoriser les clients à ajouter des commentaires à leur signature numérique.
    • Choisissez si les clients peuvent également signer des devis expirés.

Modèles de document

  • Créez un nouveau modèle de document avec l'éditeur de modèle.
  • Modifiez vos modèles de document en les dupliquant.

Remarque: Les modèles système par défaut de Rentman ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez, cependant, dupliquer un modèle par défaut et modifier cette copie comme vous le souhaitez. Pour dupliquer un modèle système, ouvrez-le dans l'éditeur de modèles et choisissez "dupliquer" en haut de l'écran.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les modèles.

En-tête documents

  • Créez un nouvel en-tête ou modifiez en un déjà existant. 

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les en-têtes document.

Formule d'appel

  • Créez ou modifiez vos salutations existantes.
    • Vous pouvez sélectionner une salutation lorsque vous ajoutez une nouvelle personne de contact, ce qui détermine la façon dont cette personne sera saluée sur vos documents.

Finance

Finance 

  • Finance
    • Symbole de la devis
    • Validation devis/contrat par défaut
    • Caution (% du prix de l'équipement)
    • Caution minimum
    • Caution maximum
    • Régime TVA par défaut
    • Classe TVA par défaut
    • Classe TVA fonctions équipe par défaut
    • Classe TVA fonctions transport par défaut
    • Classe TVA assurance
  •  Bons
    • Téléchargez vos termes et conditions générales.
    • Choisissez de faire afficher votre en-tête/papier à lettre par défaut sur vos termes et conditions générales.

Remarque: Les montants caution minimum et maximum seront toujours facturés par défaut, même si vous avez paramétré une caution (pourcentage du prix de l'équipement) qui aurait donné une valeur plus petite ou plus grande.

Pour plus d'informations sur les régime et les classes TVA, veuillez lire notre article sur la modification des paramètres de TVA.

Groupes de coefficient

  • Créez une nouvelle liste ou modifiez les groupes de coefficient existants.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les groupes de remise et de coefficient.

Groupes de remise

  • Créez une nouvelle liste ou modifiez les groupes existants.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur les groupes de remise et de coefficient.

Moments de facturation

  • Créez des nouveaux moments de facturation ou modifiez les existants.

Conditions de paiement

  • Créez ou modifiez vos conditions de paiement par défaut.
    • Les conditions de paiement déterminent le délai durant lequel vos clients doivent payer leur facture. Si le délai de paiement est dépassé, la facture devient rouge.

Remarque: Dans le module Configuration, vous créez des conditions de paiement par défaut. Toutefois, vous pouvez également créer des conditions de paiement personnalisées pour les contacts, les types de projet et les projets. Ces conditions de paiement personnalisées remplaceront toujours vos conditions par défaut. L'ordre est la suivante:

  1. Conditions de paiement par défaut
    Seront annulées par
  2. Conditions de paiement des types de projets
    Seront annulées par
  3. Conditions de paiement des contacts
    Seront annulées par
  4. Conditions de paiement des projets
    Seront annulées par

Lorsque vous ajoutez ou modifiez une condition de paiement, vous devez saisir les informations suivantes:
- Nom de la condition
- Texte à afficher sur la facture
- Code de comptabilité
- Terme de paiement (en jours)

Régimes TVA

  • Créez un nouveau régime ou modifiez ceux déjà existants.

Pour plus d'informations sur les régimes de TVA, veuillez lire notre article sur la modification des paramètres de TVA.

Classes TVA

  • Créez une nouvelle classe ou modifiez celles déjà existantes.

Pour plus d'informations sur les classes de TVA, veuillez lire notre article sur la modification des paramètres de TVA.

Modes de payement

  • Créez ou modifiez vos méthodes de paiement existantes
    • Définissez un nom et un code de comptabilité pour chaque mode de paiement
  • Paiements en ligne (iDeal/Sofort Banking)
    • Choisissez si vous souhaitez accepter les paiements en ligne
    • Entrez la clé de votre compte Mollie
    • Choisissez le mode de paiement
    • Entrez une adresse e-mail pour recevoir des notifications de nouveaux paiements

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur Mollie.

Grands Livres

  • Créez ou modifiez vos registres existants.
    • Définir un nom et un code de comptabilité pour chaque registres

Les registres sont souvent utilisés par les entreprises qui utilisent un logiciel de comptabilité. Ils aident à garder une vue d'ensemble des coûts d'un département entier, tel que le transport.

Conditions supplémentaires

  • Créez ou modifiez vos termes et conditions supplémentaire existants.
    • Définissez un nom et modifiez le texte de vos conditions supplémentaires

Conseil: Vous pouvez sélectionner vos termes et conditions personnalisés dans l'onglet "Finance" de votre projet. Le menu déroulant se trouve en bas de l'écran.

Pour plus d'informations, veuillez lire notre article sur l'aperçu financier de vos projets.

 

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