Envoyer des invitations pour les fonctions

Dans cet article, nous expliquons comment envoyer des invitations à votre équipe. Dans le planificateur d'équipe ou dans un projet vous pouvez inviter votre équipe pour une fonction ou demander leur disponibilité pour une certaine période. Vous pouvez aussi regarder notre vidéo tutoriel ci-dessous:

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Une invitation est envoyée à un membre d'équipe par e-mail et dans l'application Rentman. Une invitation montre les informations concernant la fonction et le projet, avec la question pour savoir si le membre d'équipe est disponible oui / non. Le membre d'équipe peut choisir la réponse qui sera ensuite directement traitée par le planificateur.

Les invitations dans Rentman peuvent être envoyées depuis:

  • Le module planificateur d'équipe
  • L'onglet planificateur d'équipe dans un projet

Deux sortes d'invitations peuvent être envoyées:

  • Invitations pour une fonction: on demande au membre d'équipe s'il peut travailler pour la fonction.
  • Invitations pour la disponibilité: on demande au membre d'équipe s'il est disponible sur une certaine période.

Invitation pour une fonction

  1. Sélectionnez une ou plusieurs fonctions équipe (plusieurs fonctions équipe peuvent être sélectionnées en maintenant la touche Ctrl enfoncée).
  2. Sélectionnez un ou plusieurs membres d'équipe (plusieurs membres d'équipe peuvent être sélectionnés en utilisant les cases à cocher).
  3. Cliquez sur le bouton More_Actions.png  dans le planificateur d'équipe dans le module de projet ou sur le bouton Actions.png dans le module de planification équipe.
  4. Choisissez 'inviter membre du personnel sélectionné'.
  5. Sélectionnez 'inviter pour une planification définitive' ou une alternative. Voir les autres options expliquées ci-dessous.

Une pop-up s'ouvre avec les différentes fonctions sélectionnées. Vous pouvez ajouter un texte additionnel à joindre avec l'invitation. Par défaut, l'invitation contient des informations sur le projet et la fonction.

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L'invitation sera envoyée dans les 15 minutes. Plusieurs invitations dédiées à une seule et même personne seront combinées dans les 15 minutes en un seul et même courriel avec plusieurs options. Les invitations peuvent également être reçues et répondues via l'App Rentman. Le module d'invitations dans l'application Rentman donne un aperçu de toutes les invitations en suspens. Les notifications push peuvent être envoyées pour de nouvelles invitations. Assurez-vous que l'application Rentman a le droit d'envoyer des notifications push en vérifiant les paramètres de l'application.

Tous les membres d'équipe sélectionnés recevront un e-mail sur l'adresse e-mail qui a été entrée pour le membre d'équipe dans le module Membre d'equipe. Un membre d'équipe peut également voir, accepter ou refuser toutes ses invitations dans «Mon agenda» et via l'application Rentman.

Les moyens d'envoyer des invitations

Les invitations pour une fonction peuvent être envoyées de trois manières différentes:

  • Invitation pour une planification définitive et visible: le membre d'équipe reçoit la question "êtes-vous disponible pour cette fonction?" s'il choisit "oui", le membre d'équipe est directement planifié. Cette option est utilisée par défaut.
  • Invitation pour une planification temporaire et invisible: le membre d'équipe reçoit la question "êtes-vous disponible pour cette fonction?" s'il choisit "oui", le membre d'équipe est temporairement prévu sur la fonction, ce qui rends la planification invisible pour lui.
  • Invitation pour les disponibilités: le membre d'équipe reçoit la question "êtes-vous disponible pour cette fonction?". Le membre d'équipe sera montré comme disponible ou non disponible lorsque vous cliquerez sur cette fonction. Utilisez cette option lorsque vous êtes intéressé par un grand groupe de membres d'équipe.

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