Planifier votre équipement sur un projet

Dans Rentman, vous pouvez planifier vos équipements, kits, cases et accessoires. Dans l'onglet "Équipements" de votre projet, vous pouvez choisir quoi faire apparaître dans l'emploi du temps et sur vos devis. Dans cet article, nous vous expliquons pas-à-pas comment procéder.

Disponible pour : Lite Classic Pro

Vidéo tutorielle

Afin de maîtriser les bases de la planification d'équipement, vous pouvez également regarder notre vidéo tutorielle ci-dessous (les sous-titres sont en français) :

L'affichage de la planification d'équipements

Dans Rentman, vous pouvez toujours planifier vos équipements depuis l'onglet "Équipement" de votre projet

Sur la gauche, vous verrez les équipements présents dans votre base de données. Sur la droite, vous verrez la liste des équipements actuellement planifiés sur votre projet et triés en groupes d'équipements. Ces informations apparaîtront également sur votre devis (selon le modèle choisi).

Note: afin de personnaliser votre aperçu, vous pouvez afficher ou cacher des colonnes.

Astuce Rentman: vous pouvez éditer plusieurs équipements en même temps. Cliquez sur le bouton [...] "Plus d'actions" et sélectionnez 'éditer'.

Vue d'ensemble des colonnes


Nom
Le nom par défaut de l'article. Vous pouvez renommer cet élément (par projet), et ce nom apparaîtra sur vos documents. Renommer un article dans un projet ne modifie pas son nom par défaut dans la base de données.

Par défaut, vos bons de préparation indiquent le nom entré dans la base de données pour chaque article. Si vous modifiez le nom d'un élément dans un projet, vous pouvez choisir d'afficher ce nom sur vos bons de préparations à la place. Modifiez le modèle pour vos bons de préparation et ajoutez la colonne Nom du projet au module Matériel de votre modèle, au lieu de la colonne Nom de la base de données.

Quantité (Total pour un kit)
Nombre d'articles prévus, cliquez pour modifier. Vous pouvez cliquer directement afin de modifier la quantité. Lorsque vous déroulez un kit , la quantité indiquée sera celle d'article par kit. Entre parenthèses, vous trouverez la quantité totale planifiée. 

Exemple : un kit DJ contient 2 CDJ2000 et vous planifiez ce kit trois fois sur votre projet. Dans la colonne Quantité, vous verrez alors 2(6). Si vous planifiez le kit DJ quatre fois, ce sera alors 2(8).

 Remise
Remplissez un pourcentage de réduction qui sera soustrait du prix de location à la journée.

Remarques

Cela peut être montré sur le devis. Éditez le modèle pour montrer ou ne pas montrer la remarque ou le montrer d'une manière différente. La zone de remarque dans le projet est automatiquement remplie avec la remarque pour le devis remplie dans le module d'équipement.

Montant total
Les coûts totaux.

Option
Marque un article, kit ou case comme Optionnel.

Groupes d'équipements

Les groupes d'équipements peuvent être utilisés pour séparer et catégoriser les équipements sur le planning et sur les documents. Vous pouvez décider comment vous désirez diviser vos équipements. Vous pouvez, par exemple, faire la différence entre les différentes catégories d'utilisation (audio, vidéo) d'équipements, leur emplacement (salle, scènes) ou la période sur laquelle ils seront planifiés. 

Configurer la planification de vos groupes d'équipements

Chaque groupe a sa propre période de planification (durée pendant laquelle l'équipement sera immobilisé) ainsi qu'une période d'utilisation (durée facturée).

Par défaut, un nouveau groupe d'équipements aura les mêmes périodes de planification et d'utilisation que le projet. Vous pouvez toutefois décider de relier le groupe d'équipements à une autre période de la planification du projet.

Astuce Rentman : Si vous utilisez une structure standard pour définir vos groupes d'équipements, vous pouvez les ajouter dans un modèle de projet. Lorsque vous créerez un nouveau projet, vous pourrez alors sélectionner votre modèle et tous les groupes d'équipements seront créés automatiquement.

Astuce Rentman : Si vous voulez automatiquement ranger vos groupes d'équipements sur vos documents par ordre de dossiers ou bien par emplacement dans l'entrepôt, vous pouvez sélectionner ce choix directement dans votre modèle de document.

Ajouter un nouveau groupe d'équipements

Afin de créer un nouveau groupe d'équipements, vous devrez :

  1. Entrer le nom du nouveau groupe d'équipements dans le champ "Ajouter un nouveau groupe". 
  2. Cliquez sur le bouton + afin de lui donner la période d'utilisation et période de planification par défaut du projet ou cliquez sur le bouton "Période d'utilisation" afin de sélectionner les périodes manuellement.

Vous pouvez également choisir d'appliquer une durée en cliquant sur "Les horaires exactes ne sont-elles pas encore connues ? Entrez une durée".   

Afin de modifier un groupe d'équipements, double-cliquez sur le nom du groupe en question.

Exemples de groupe d'équipement

Type d'équipement :

  • Audio
  • Vidéo
  • Rigging

Emplacement dans l'entrepôt :

  • Zone 1
  • Zone 2 

Ajouter une remarque à votre groupe d'équipements 

Afin d'ajouter une remarque à votre groupe d'équipements, double-cliquez sur le nom du groupe en question. Les remarques peuvent apparaître sur les devis afin de le décrire à votre client. Par exemple, vous pourrez ainsi exprimer les idées que vous avez pour la zone.

Planifiez vos équipements

Comment ça marche ?

Depuis l'onglet "Équipement" de votre projet, vous trouverez une liste avec tous vos articles, kits et cases dans la colonne de gauche. Vous pouvez alors utiliser la barre de recherche pour facilement trouver un équipement présent dans votre base de données. 

Planifiez vos équipements depuis votre base de données

Pour planifier un équipement présent dans votre base de données, vous avez deux options :

  • double cliquez - sur l'article. Cela va copier un équipement de votre base de données directement dans votre planification
  • entrez une quantité - en cliquant à droite du nom de l'équipement (dans la colonne "quantité"). Un texte apparaîtra et vous pourrez y inscrire la quantité désirée. 

Planifier vos équipements, kits, cases et accessoires automatiquement

Les kits, cases, et accessoires permettent de gagner un temps considérable lors de la planification.

Planifier des kits : Le contenu d'un kit (contrairement à celui d'un case) peut être modifié. Cliquez sur  pour ouvrir le kit en question. Une fois le contenu déroulé, le nombre d'articles le composant pourra être directement et manuellement modifié. 

Si vous modifiez le contenu d'un kit directement depuis le projet, vous pourrez conserver le même prix ou bien ajuster le prix du kit à son contenu. Pour ce faire, il vous faudra sélectionner le kit  mceclip0.png, cliquer sur Plus d'actions ... et choisir "Ajuster le prix du kit basé sur son contenu".

Planifier des accessoires : les accessoires sont des équipements qui s'ajoutent de façon automatique ou optionnelle (c'est vous qui voyez) à votre projet lorsque vous planifier l'équipement duquel ils sont accessoires.

Exemple : Si vous planifiez un micro sur votre projet, vous ne voulez peut-être pas oublier le cable et le pied qui vont avec.

Ajouter un article temporaire ou une ligne de commentaire

temporary.png

Article temporaire : Ces articles sont particulièrement pratiques lorsqu'il vous faut planifier un équipement sur mesure pour un projet particulier. Cet équipement ne faisant pas partie de votre stock, il apparaîtra immédiatement comme en pénurie.

Pour ajouter un article temporaire, il vous faut :

  1. Cliquer ajouter.png.
  2. Choisir Élément temporaire.

Commentaires : Vous pouvez ajouter des informations sur vos devis ou bons de préparation grâce aux commentaires.

Pour ajouter un commentaire, il vous faut :

  1. Cliquer sur ajouter.png.
  2. Choisir Commentaire.

Disponibilité d'un équipement lorsqu'il est planifié

Lorsque vous planifiez des articles, Rentman prend en compte les disponibilités de l'équipement. Si vous planifier plus que vous n'avez en stock, l'équipement en question sera surligné en rouge pour indiquer une pénurie. Afin d'avoir plus d'informations, vous pourrez alors ouvrir l'historique.

  • Reserver un équipement - Lorsque votre projet est confirmé, vos équipements seront automatiquement réservés. En réservant un équipement vous vous assurer de sa disponibilité sur le projet.

Équipement optionnel

Vous pouvez indiquer qu'un équipement est optionnel dans votre projet. C'est particulièrement utile afin de laisser votre client choisir entre deux articles différents. De plus, cela vous permet d'offrir des équipements supplémentaires à vos clients. 

Cacher un équipement sur votre devis (mais pas votre bon de préparation)

You can hide equipment from quotations and invoices, while still showing it in your packing slip. This way you can avoid filling your documents with items your clients don't care to know about (e.g. cables). You have 3 options to do this:

  • Cacher un groupe d'équipements - Double-cliquez sur le nom d'un groupe d'équipements et décochez "Afficher dans le calcul du prix".
  • Prix = 0 - Assurez-vous de configurer vos modèles de documents de telle sorte que les articles avec prix = 0 soient cachés (gardez en tête que les équipements bénéficiant d'une remise de 100% seront également cachés). 
  • Cachez le contenu des kits - Configurez votre kit de façon à ce qu'ils n'apparaissent pas sur vos documents financiers.

Réserver un numéro de série

Vous avez également la possibilité de sélectionner l'article spécifique (numéro de série) de l'équipement que vous souhaitez réserver pour un projet.

  1. Sélectionnez un article dans votre projet.
  2. Cliquez sur le bouton Plus d'actions More.PNG et choisissez Assigner un numéro de série. L'écran contextuel affiche une vue d'ensemble de vos numéros de série et de leur état de disponibilité.
  3. Sélectionnez le bon numéro de série et choisissez Confirmer pour l’assigner au projet.

Le numéro de série que vous avez sélectionné sera visible sur le bon de préparation et sur l'écran de réservation de votre module d'entrepôt.

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