Installer vos équipements dans Rentman

Lorsque vous lancez Rentman pour la première fois, vous devez vider la base de données de votre version d'essai et créer votre propre structure de dossiers. Vous pouvez ajouter vos équipements dans le module “Équipements” ou en important un fichier Excel ou .CSV. Ensuite, vous pouvez combiner vos articles en “kits” et en “cases” pour planifier vos projets plus rapidement et garder un aperçu clair sur vos documents. Il est également possible d'ajouter des accessoires dans un kit ou un case. Enfin, vous pouvez configurer des QR-codes, codes barres ou codes RFID pour numériser et réserver vos articles et numéros de série.

Vider la base de données d'essai

Avant d'ajouter du matériel, vous devez vider la base de données de votre essai Rentman. Pour ce faire, allez dans le module Configuration> Paramètres> Vider la base de données. Notez que vous ne pouvez pas restaurer ces données d'essai après les avoir effacées.

Créez la bonne structure de dossiers

Une bonne structure de dossiers est essentielle pour rester organisé et trouver vos informations plus rapidement. Dans Rentman, vous êtes libre de définir votre propre structure de dossiers dans le module ''Équipements'', comme ceci:

Folder_structure_example.png

Nous vous conseillons de configurer une structure de dossiers logique et cohérente dans les modules "Équipements", "Contacts", "Membres du personnel" et "Véhicules" avant de commencer à ajouter ou importer vos données.

Lisez notre article sur la création de votre structure de dossiers. (En anglais)

Ajouter ou importer vos équipements

Lorsque vous démarrez avec Rentman, vous devez ajouter ou importer vos équipements dans la base de données Rentman. Avec vos équipements dans notre base de données sécurisée, vous pouvez commencer à planifier vos équipements sur des projets, vérifier leur disponibilité, les envoyer en réparations, les réserver pour vos projets, et plus encore.

Remarque: Rentman prend en charge les équipements individuels et les numéros de série. Lisez notre article sur les équipements individuels et les numéros de série pour comprendre la différence.

Ajoutez vos équipements

Vous pouvez ajouter vos équipements à la base de données Rentman dans le module ''Équipements''. Vous choisissez entre un article, un kit ou un case. Tout d'abord, vous fournissez des informations de base telles que le nom, le code équipement, le prix, les spécificités et l'emplacement du dossier. Ensuite, vous configurez et remplissez tous les autres onglets disponibles. Cliquez sur l'en-tête ci-dessus pour lire notre article dédié à l'ajout des équipements.

Importez vos équipements

Vous pouvez importer un fichier .xlsx (Excel) ou .csv qui contient toutes les informations sur vos équipements. Vous pouvez importer un fichier d'équipement avec ou sans numéro de série. Après l'importation, votre équipement sera ajouté à la base de données Rentman. Cliquez sur l'en-tête ci-dessus pour lire notre article dédié sur l'importation d'équipements, y compris les instructions pas à pas et un modèle d'importation que vous pouvez utiliser comme exemple.

Créer des kits et des cases (et ajouter des accessoires)

Une fois que vous avez ajouté vos équipements à votre base de données Rentman, vous pouvez les combiner en kits et en cases. De plus, vous pouvez ajouter un article à un kit ou un case en tant qu'accessoire. La combinaison d'équipements est utile pour une planification plus rapide et pour vous assurez à ne pas oublier l'équipement, et à garder un aperçu de l'équipement sur tous les documents que vous générez.

Article Case Kit Accessoires
Tous les équipements dans Rentman sont d'abord ajoutés comme un article.

Par exemple:une enceinte, une lampe, lecteur CD, ou un câble.

Item.png

  • Chaque article peut avoir plusieurs numéros de série. Lorsque vous avez cinq de ces mêmes enceintes, vous avez cinq numéros de série. Nous appelons cela "articles individuels". En savoir plus sur les numéros de série dans cet article.

Lisez notre article sur la création de kits et de valises (et l'ajout d'accessoires) pour obtenir des instructions.

Configurer des codes QR, des codes à barres ou des codes RFID

Les QR-codes, les codes barres et les codes RFID sont utilisés pour numériser des équipements individuels ou des numéros de série dans Rentman. La numérisation vous permet de suivre rapidement et facilement l'emplacement et l'état d'un article ou d'un numéro de série. Vous pouvez également analyser rapidement les articles qui doivent être réparés et vérifier si vous n'avez oublié aucun article lors de la préparation d'un projet.

Nous vous recommandons d'utiliser des QR-codes, car ils peuvent être imprimés dans des formats plus petits que les codes barres (à partir de 7 mm * 7 mm). De plus, vous pouvez générer, télécharger et imprimer des QR-codes dans Rentman.

Lisez notre article sur la configuration des QR-codes, des codes barres et des codes RFID pour les instructions.

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