Regroupez équipement: kits, cases et accessoires

Vous pouvez combiner vos articles en kits et cases. L'utilisation de kits et cases vous aide à rester organisé et vous permet de générer des bons de préparation, des devis, des contrats et des factures avec une liste d'équipement claire et organisée. Ces combinaisons vous permettent de planifier plus rapidement mais également de ne pas oublier les éléments lors des préparations des projets.

Vous créez un (flight)case lorsque vous louez toujours certains équipements ensemble. Vous créez un kit lorsque vous louez parfois les équipements ensemble, mais les louez aussi séparément. Les accessoires sont liés à un autre article, kit ou case.

Dans cet article, nous fournissons des instructions étape par étape pour la création de ces différents types d'artciles.

Avant de créer un kit ou un case, vous devez ajouter vos articles à Rentman (en anglais) en tant qu'équipements.

Types d'équipement

Article Case Kit Accessoires
Tous les équipements dans Rentman sont d'abord ajoutés comme article individuel

Par exemple: une enceinte, une lampe, lecteur CD, ou un câble.

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  • Chaque article peut avoir plusieurs numéros de série. Lorsque vous avez cinq de ces mêmes enceintes, vous avez cinq numéros de série. Nous appelons cela "articles individuels". En savoir plus sur les numéros de série dans cet article.

Créer un case

  1. Dans le module Équipement, choisissez ''+ Ajouter'' ou double-cliquez sur un article existant.
  2. En face de Type, sélectionnez case.
  3. Allez sur l'onglet ''Contenu''.
  4. Recherchez un élément et double-cliquez dessus pour ajouter l'article à votre case.
  5. Complétez votre case en ajoutant les informations dans les différents onglets.

Pour une liste des options disponibles dans tous les onglets, lisez notre article sur l'ajout de vos équipements (en anglais).

Créer un kit

  1. Dans le module Équipement, choisissez ''+ Ajouter'' ou double-cliquez sur un élément existant.
  2. En face de Type, sélectionnez kit.
  3. Allez sur l'onglet ''Contenu''.
  4. Recherchez un élément et double-cliquez dessus pour ajouter l'article à votre kit. Remarque: vous pouvez toujours modifier le contenu d'un kit dans chaque projet sur lequel le kit est prévu, car son contenu est flexible.
  5. Complétez votre kit en ajoutant et en complétant des informations dans les différents onglets.

Pour une liste des options disponibles dans tous les onglets, lisez notre article sur l'ajout des équipements.

Ajouter un accessoire

  1. Dans le module Équipement, double-cliquez sur un article, un kit ou un case déjà existant.
  2. Allez sur l'onglet ''Accessoires''.
  3. Recherchez un élément et double-cliquez dessus en tant qu'accessoire.

Options

Pour choisir une option, double-cliquez sur une cellule dans la liste et sélectionnez "Oui" ou "Non".

  • Automatique

    • Si vous sélectionnez "Oui", l'accessoire sera toujours ajouté avec l'article, sans message d'avertissement.
    • Si vous sélectionnez "Non", vous recevrez un message d'avertissement lorsque vous ajouterez l'article auquel votre accessoire est associé. Il vous demandera si vous voulez ajouter l'accessoire ou non.
  • Passer si déjà présent

Si l'accessoire est déjà planifié sur votre projet en tant qu'article individuel, il ne sera pas ajouté deux fois.

  • Gratuit

Le client ne sera pas facturé pour cet accessoire.

Afficher ou masquer le contenu sur les documents

Les articles qui sont dans un case ou un kit seront regroupés sur vos bons de préparation, devis, contrats et factures.

Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer le contenu des kits et des cases sur vos bons de préparation, devis, contrats et factures.

  1. Accédez à l'onglet ''Contenu'' de votre kit ou de votre case.
  2. Pour afficher le contenu, sélectionnez Oui dans les colonnes ''Déplier sur les documents financièrs'' ou ''Déplier sur le bon de préparation''. (Double-cliquez pour modifier une cellule).
  3. Pour masquer le contenu, choisissez Non.

Remarque: Ce paramètre peut être annulé par l'option ''Étendre case'' lorsque vous générez un bordereau d'expédition, un devis, un contrat ou une facture.

Questions fréquemment posées

Quand est-ce que je crée un case, et un kit?
Vous créez un case quand vous louez toujours les articles ensembles.

Vous créez un kit quand vous louez parfois les articles ensemble, mais il est possible de les louer aussi individuellement.

Les accessoires sont toujours associés à un article, à un kit ou à un case. Ils seront cependant ajoutés aux projets et documents séparément..
Lorsque j'ajoute un accessoire à un article, cet accessoire est-il automatiquement ajouté aux kits dont cet article fait partie?
Non. Chaque article (kit/case/article) a ses propres accessoires. Par exempe, si vous ajoutez un microphone en tant qu'accessoire à un lecteur CD, mais que ce même lecteur CD fait également partie d'un kit DJ où le microphone est déjà dans le contenu de ce kit, cela n'a pas de sens d'ajouter par défaut ce microphone comme accessoire du kit.
Puis-je changer le type de mon équipement (article / kit / case) lorsqu'il est déjà prévu dans un projet?
Non. Vous ne pouvez modifier le type de l'équipement que lorsque votre article, votre case ou votre kit n'est prévu sur aucun projet. En effet, cela modifierait également le type de l'équipement dans vos projets existants, dans vos modèles de projet, dans vos sous-projets, etc. ce qui conduierait à avoir des projets avec un équipement incorrect.
Comment puis-je créer des kits et des cases dans mon fichier d'équipements lors de l'importation?
Dans votre fichier équipement, vous ne pouvez spécifier que le type de votre équipement (article, kit ou case) dans votre colonne Type. Vous ajoutez du contenu dans Rentman, via l'onglet Contenu. Cela signifie également que tout le contenu de votre kit/case est importé en tant qu'élément distinct en premier. Vous pourrez ajouter ces éléments en tant que contenu ultérieurement.
Comment ajouter des accessoires dans mon fichier d'importation équipements?
Dans votre fichier d'équipement, vous pouvez uniquement spécifier le type de votre équipement (article, kit ou case) dans la colonne Type. Vous ajoutez ensuite les accessoires via l'onglet Accessoires. Cela signifie également que tous les accessoires appartenant à votre kit/case sont importés en tant qu'éléments distinct en premier. Vous pourrez ajouter ces éléments en tant qu'accessoires ultérieurement.
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