Importer vos contacts

Chaque essai Rentman vous propose un exemple de base de données de contacts. Vous pouvez rapidement ajouter vos propres contacts en important un fichier Excel. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes à suivre pour obtenir votre liste de contacts dans Rentman.

Vous pouvez également ajouter un seul (ou un petit nombre) de contacts dans le module Contacts au lieu d'importer un fichier.

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Avant de commencer

Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste de contacts:

  • Un fichier Excel ou .csv avec les informations de vos contacts. Si vous n'en avez pas encore, vous pouvez utiliser notre modèle pour en créer un facilement. 
  • Adoptez une structure de dossiers logique dans le module Contacts afin de rester organisé et trouver vos contacts plus rapidement. 

Préparez votre fichier de contacts

De nombreux utilisateurs Rentman conservent déjà une liste de leurs contacts. La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.

  • C'est une bonne idée d'avoir des en-têtes (titres) clairs dans la première ligne de votre fichier.
  • Certaines des colonnes de votre fichier sont nécessaires pour Rentman, tandis que d’autres sont facultatives.
  • Le chemin du dossier d'un contact doit être spécifié dans la colonne Dossier, comme ceci:
    Europe/France/Ile-de-France

Vous pouvez télécharger notre modèle au bas de cet article. Vous pouvez l'utiliser comme référence ou l'utiliser pour créer un fichier de contacts.

Si vous utilisez des personnes de contact, nous vous recommandons d'inclure la colonne 'personnes de contact' dans votre fichier. Lisez la section ci-dessous pour plus d'informations. 

Colonnes personne de contact

Si vous utilisez des personnes de contacts, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier  contenant les informations sur un contact bien particulier. Ces colonnes sont utiles, car chaque personne de contact appartenant au même contact/lieu peut avoir son propre numéro de téléphone, adresse email et autres informations.

Dans votre fichier, les colonnes de votre personne de contact pourraient ressembler à ceci:

Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__13.36.45.png

Notez que plusieurs personnes peuvent être connectés au même contact.

Importez votre fichier 

  1. Allez dans le module Contacts.
  2. Cliquez sur le bouton Columns.png et choisissez Importer.

    Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__13.44.08.png

  3. Téléchargez votre fichier de contacts.

    Un aperçu de votre fichier sera affiché dans l'écran suivant. Remarque: seules les 8 premières lignes de votre fichier sont prévisualisées.

    Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__13.50.42.png

  4. Si votre fichier comporte des titres de colonne (en-têtes) sur la première ligne, sélectionnez:

    Check.png Contient en-tête.

    Cela signifie que la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.
  5. Pour chaque colonne, indiquez s'il s'agit d'une colonne 'personne de contact' ou d'une colonne 'contact' normale.

    Si vous n'utilisez pas de personnes de contact, choisissez toujours la colonne 'contact'.

    Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__13.50.42.png

  6. Faites correspondre les titres de vos colonnes aux titres de Rentman. Cela est nécessaire car vos propres colonnes peuvent avoir un nom (légèrement) différent.

    Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__13.59.47.png

    Dans cet exemple, la première colonne de votre fichier s'appelle 'Contact'. Il contient les noms de vos contacts. Toutefois, dans Rentman, le nom de cette colonne est 'Nom de l'entreprise'. 
  7. Cliquez sur 'Étape suivante' lorsque vous avez effectué cela pour toutes les colonnes.
  8. Choisissez quoi faire avec la duplication des lignes. Une duplication des lignes se produit lorsqu'une valeur dans une colonne existe déjà dans la base de données Rentman. Il y a trois options:

    Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__14.06.02.png

    Si vous choisissez la deuxième ou troisième option, vous devez choisir quelles colonnes de votre fichier doivent être analysées pour rechercher des doublons. Nous appelons ces colonnes des colonnes uniques. 

    Si une valeur en double est trouvée, la ligne entière sera ignorée ou mise à jour. Cela dépend de l'option que vous choisissez.

    Si vous choisissez plusieurs colonnes uniques, un doublon doit apparaître dans ces deux colonnes avant que la ligne entière ne soit ignorée ou mise à jour.
  9. Sélectionnez le dossier mère de votre structure de dossiers.

    Le dossier mère est le dossier en haut et contient la structure de votre dossier.
    Capture_d_e_cran_2018-12-27_a__14.19.55.png

    Attention: Si votre fichier ne contient pas de colonne 'Dossier', tous les contacts seront placés dans le même dossier mère. Cela signifie que vos contacts ne seront pas organisés et qu'il peut être difficile de les retrouver. Nous vous recommandons de créer votre propre structure de dossier et de spécifier les dossiers pour vos contacts dans une colonne 'Dossier'.
  10. Choisissez 'Étape suivante'.
  11. Vérifiez une dernière fois les données, puis importez.
  12. Actualisez la page de votre navigateur pour terminer l'importation.

Téléchargez notre modèle d'importation 

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