Planifier des projets avec Rentman

Grâce aux projets, vous pouvez gérer et planifier toutes les étapes de vos locations et événements de location, de vos locations sèches aux festivals en passant par des tournées. 

Lisez cet article ou découvrez nos tutoriels vidéos pour apprendre à planifier un projet dans Rentman. 

Disponible pour: Lite Classic Pro

Au sein d'un projet, vous pouvez générer et conserver vos documents ( tels que des bons de livraisons, des devis et des factures), et planifier vos équipements, membres du personnel et véhicules provenant de votre base de données.  Cela signifie que toutes les informations liées à un projet sont regroupées au même endroit. 

 Dans Rentman, la planification d'un projet est divisée en deux phases : 

  • Construire votre devis
  • Planifier vos équipements, équipes et transports

 Voici comment configurer et gérer vos projets dans Rentman. 

Créer votre devis

Dans un premier temps,  vous créez votre offre pour votre client. Vous sélectionnez donc pour l'instant les équipements, les équipes et véhicules dont vous avez besoin sans vous soucier de leur disponibilité.  Suivez les étapes ci-dessous pour élaborer votre devis :

 

  1. Remplissez les informations générales - il s'agit des informations essentielles telles que le nom du projet, le client, le lieu de prestation et le type de projet.
  2. Configurez vos périodes de planification - vous pouvez lier les équipements et les équipes aux périodes de planning que vous configurez.
  3. Ajoutez vos équipements - ajoutez les équipements dont vous avez besoin pour le projet sans  encore prendre en compte la disponibilité des équipements.
  4. Ajoutez des fonctions équipes et transports - Dans Rentman, vous ajouterez dans un premier temps les tâches à effectuer (appelées fonctions) et les types de transport requis pour le projet. Ensuite, vous planifierez vos membres du personnel et véhicules sur ces fonctions.
  5. Coûts supplémentaires - (optionnel) ces derniers peuvent être ajoutés pour garder un suivi de vos frais d'hôtel/restauration, de vos équipements signalés comme perdus ou défectueux au cours d'un projet par exemple.
  6. L'aperçu financier - L'onglet 'Finance' vous offre un aperçu des coûts et revenus d'un projet. Vous pouvez également calculer vos marges et bénéfices, voir les coûts estimés et appliquer des remises à cet endroit là.
  7. Envoyez un devis - en se basant sur les données ajoutées au projet, les véhicules et fonctions que vous avez ajoutés, vous pouvez automatiquement générer un devis et l'envoyer au contact de votre choix.  

Avec les statuts de projets vous pouvez garder un suivi de chaque phase de votre projet. Lorsque vous envoyez votre devis, le statut du projet passera de  Concept à Option. Lorsque votre devis est signé, le statut passe automatiquement vers Confirmé. Vous pouvez également changer manuellement ces statuts dans l'onglet Général de votre projet. 

Astuce Rentman : Pour les projets plus larges, vous pouvez utiliser les sous-projets, qui vous permettent de diviser votre projet en plusieurs parties indépendantes. Ces derniers vous permettent donc par exemple de séparer votre planning pour certaines zones ou pour une tournée plus facilement.

Planifier équipements, membres du personnel et véhicules

Après avoir envoyé votre devis, l'étape suivante consiste à travailler sur la planification de votre matériel, de vos équipes et de vos véhicules. 

 

  1. Vérifiez la disponibilité de vos équipements et résoudre les pénuries - S'il vous manque un certain nombre d'équipements pour un projet, vous pouvez vérifier d'ou ces pénuries proviennent en utilisant l'historique. Vous pouvez faire passer des équipements d'un projet à un autre ou créer une sous-location pour résoudre vos pénuries.
  2. Planifiez vos membres du personnel et véhicules - Cela peut se faire de deux manières, directement au sein du projet lorsque vous n'avez pas beaucoup de personnel ni de véhicules à planifier ou en passant par le Planificateur d'équipes. Ce dernier vous offre un aperçu plus graphique qui comprend tous vos projets, équipes et véhicules.
  3. Imprimer un bon de préparation - Dans l'onglet "Général", vous pouvez générer un bon de préparation pour votre personnel d'entrepôt. Lorsque votre projet est prêt à partir, vous pouvez gérer le statut de vos équipements en temps réel depuis votre module Entrepôt.  

Garder une vue d'ensemble de vos projets 

En configurant la vue d'ensemble du module Projets selon vos préférences et vos besoins, vous pouvez accéder à une meilleure vue des projets à venir.

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