Checklist d'implémentation Rentman

Dans cet article, nous vous offrons un aperçu de toutes les étapes nécessaires à la configuration de Rentman pour votre entreprise. Cette checklist est utile pour des entreprises qui sont prêtes à implémenter Rentman, ou les entreprises qui viennent tout juste d'activer Rentman

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Configuration des données de l'entreprise

Vérifier votre fuseau horaire

Le fuseau horaire de votre compte est automatiquement appliqué, selon votre localisation. Cependant, si votre pays a de multiples fuseaux horaires, nous vous conseillons de vérifier si ce réglage est correct.

Lire notre article à propos de la configuration du fuseau horaire

Ajouter vos données de facturation et d'adresse

Afin que puissions facturer votre licence Rentman, il faudra nous indiquer vos données de facturation et votre addresse. S'il y a des changements dans ces données, assurez-vous de bien les mettre à jour. 

Lire notre article à propos de la configuration de vos données de facturation et de votre addresse

Configurer les taxes

Dans Rentman, les taux de taxation relatifs à votre pays sont déjà appliqués. Cependant, il peut être utile de pouvoir configurer manuellement votre taux de TVA si, par exemple, vous faîtes  affaires avec un client étranger, ou si le taux de TVA de votre pays a changé. 

Lisez notre article sur la configuration des taxes

Aperçu des autres réglages disponibles pour votre profil d'entreprise

Dans le module Configuration de Rentman, vous trouverez des options de configuration supplémentaires pour votre entreprise. Pour une vue d'ensemble complète de ce que vous pouvez configurer, vous pouvez lire cet article à propos du module Configuration.

Voir toutes les options disponibles dans le module Configuration

Réglages du profil personnel

Éditer les détails de votre profil

Vous pouvez éditer les détails de votre profil comme par exemple votre numéro de téléphone, vos coordonnées bancaires, votre adresse et votre anniversaire. Ces informations peuvent être utiles à d'autres utilisateurs.

Lire notre article à propos de la modification de votre profil

Changer ou réinitialiser votre mot de passe

Lorsque vous êtes connecté dans Rentman, vous pouvez changer votre propre mot de passe. Si vous avez les permissions adéquates, vous pouvez aussi changer les mots de passe des autres utilisateurs. Si vous ne pouvez pas vous connecter car vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez facilement le réinitialiser. 

Lire notre article à propos du changement de mot de passe

Équipement

Ajouter ou importer des équipements

Importer votre équipement dans votre base de données vous permet de commencer à planifier votre équipement dans vos projets. Vous pouvez manuellement ajouter un petit nombre d'articles, ou importer un fichier d'inventaire avec plus grand nombre d'articles à la fois. Une fois que votre équipement est dans la base de données, vous pouvez configurer vos QR codes, vos codes barre ou codes RFID.

Lire Configurer votre équipement

Contacts

Importez vos contacts dans votre base de données vous permet d'avoir une vue d'ensemble de vos contacts directs, de gérer vos clients, et de communiquer avec d'autres personnes ou entreprises importantes. Vous pouvez manuellement importer un petit nombre de contacts, ou importer un fichier de contacts avec un grand nombre de contacts à la fois. Une fois que vos contacts sont ajoutés dans votre base de données, vous pouvez les regrouper et appliquer des remises pour un contact spécifique. 

Lire Configurer vos contacts

Membres du personnel

Importer les membres de votre équipe dans votre base de données vous permet d'inviter un membre du personnel sur une fonction, de garder un oeil sur leur disponibilité, de leur envoyer le planning d'un projet, et d'enregistrer leurs heures. Vous pouvez manuellement ajouter un petit nombre de membres du personnel, ou importer un fichier avec un grand nombre de membres du personnel à la fois. Lorsque vos membres du personnels sont ajoutés dans la base de données Rentman, vous pouvez les regrouper et leur assigner un rôle d'utilisateur.

Lire Configurer les membres du personnel

Vehicules

Importer vos véhicules dans la base de données vous permet de choisir et de planifier les véhicules appropriés pour transporter votre équipement vers un projet. Vous pouvez manuellement ajouter un petit nombre de véhicules, ou importer un fichier avec un grand nombre de véhicules en même temps.

Lire Configurer vos véhicules

Projets

Modèles de projets

Les modèles de projets vous permettent de créer de nouveaux projets plus rapidement. Dans votre modèle de projet, vous pouvez ajouter des configurations que vous utilisez en général et des informations essentielles sur vos projets. Lorsque vous créez un nouveau projet à partir d'un modèle de projet, ces configurations seront automatiquement appliquées. Ces dernières incluent , par exemple, les différentes périodes de l'évènement, les fonctions des membres du personnel et de transport, les notes, les tâches.

Lire notre article à propos des modèles de projets

Types de projets

Les types de projets vous permettent d'automatiquement appliquer des configurations supplémentaires à votre projet. Cela inclut des modèles de documents par défaut pour les devis, les contrats et les factures, les entêtes de documents par défaut, et un moment de facturation par défaut.

Lire notre article à propos des types de projets

Planning

Synchroniser votre calendrier

Synchroniser le module Mon Agenda avec votre appareil Apple ou Android est utile pour garder une trace de votre planning personnel et de vos rendez-vous. La synchronisation marche dans les deux sens: Lorsque qu'un élément est ajouté à votre module Mon Agenda dans Rentman, ce dernier apparaîtra dans l'application Calendrier de votre appareil Android ou Apple, et vice versa. 

Lire nore article sur la synchronisation de votre calendrier

Documents et emails

Modèles de documents

Dans Rentman, créez et envoyez directement des devis, contrats, bons de livraisons, liste de sous-locations, feuilles de saisie, et autres types de documents. Vous pouvez créer (et éditer) des documents avec le style de votre entreprise, et configurer le contenu des documents pour les rendre professionnels.

Lire Configurer vos documents et vos emails

Emails et modèles de messages personnels

Vous pouvez gagner du temps en créant des modèles pour les emails et pour les textes personnels. Lorsque vous envoyez un document à un client, vous pouvez très rapidement sélectionner un de vos modèles d'emails et légèrement ajuster le message si besoin est.

Configurer les vues d'ensemble de vos modules

Dans certains modules, vous pouvez choisir quelle information devrait être affichée, et comment elle devrait apparaître. Dans le module Projets, par exemple, vous pouvez obtenir un meilleur aperçu des projets à venir en choisissant un des quatres affichages proposés. Dans le module Planificateur d'Équipes, vous pouvez afficher ou masquer des éléments de l'aperçu pour optimiser la planification des membres de votre équipe.

Lire Configurer l'aperçu des Projets et Configurer l'aperçu du Planificateur d'équipes

Créer des pré-sélections

Une pré-sélection est une combinaison d'étiquettes et de filtres, qui vous permettent de modifier la sélection et l'aperçu d'un module en un simple clic. Chaque module (et le tableau de bord dans Rentman) contient des pre-sélections par défaut, mais vous pouvez toujours créer les vôtres.

Lire notre article sur les pré-sélections

Changer vos préférences de notifications

Chaque utilisateur peut recevoir des notifications dans Rentman ou par d'autres moyens. Les account managers seront informés lorsqu'une offre a été acceptée, en cliquant sur une notification, vous serez redirigé vers le module en question. Vous pouvez configurer les informations pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications et comment vous souhaitez les recevoir.

Lire davantage à propos des notifications

Réglages optionnels

Connecter votre webshop à Rentman

Vous pouvez connceter votre catalogue en ligne à Rentman en installant  notre Wordpress webshop plugin. Avec ce plugin, les éléments de votre base de données peuvent s'afficher en ligne.

Lire notre article sur le Wordpress webshop plugin

Exporter automatiquement vos factures vers Quickbooks

En connectant Quickbooks à Rentman, vous pouvez autoriser Rentman à automatiquement exporter vos factures vers Quickbooks. Cela vous évite un travail manuel, et se fait plus rapidement que d'exporter vos factrues au format Excel depuis votre module Factures. Lorsque votre export est terminé, vous pouvez effectuer le reste des opérations de comptabilité dans votre logiciel de comptabilité. 

Lire notre article à propos de l'export automatique des factures vers Quickbooks 

Les champs de saisie supplémentaires

Les champs de saisie supplémentaires sont utiles pour ajouter des informations complémentaires à de multiples modules dans Rentman. Vous pouvez choisir différents types de valeurs à saisir, et pouvez les afficher sur vos documents comme une valeur à filtrer. Vous pouvez, par exemple, créér un champ supplémentaire pour choisir la valeur "couleur" d'un article d'équipement. Vous pouvez ensuite afficher la couleur sur les bons de livraisons par exemple.  

Lire notre article sur les champs de saisie supplémentaires 

Configurer l'enregistrement de vos horaires

Dans le module Enregistrement Horaire, vous pouvez simplement avoir une vue d'ensemble de toutes les heures durant lesquelles votre personnel a travaillé. Vous pouvez enregistrer les heures de travail de vos membres du personnel, ou les laisser enregistrer leurs heures eux-mêmes. 

Lire Configurer votre enregistrement horaire

Configurer les paiements numériques

Permettez à vos clients de régler une facture digitale en quelques clics, en ajoutant un bouton "paiement numérique" à vos modèles de documents. Cette fonctionnalité est disponible pour les pays qui utilisent l'Euro. Toutes les méthodes de paiement communément utilisées sont prises en charge, carte de crédit, transfert bancaire et Paypal inclus. 

Lire notre article sur les paiements numériques

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