Personnaliser vos modèles de documents

Vous pouvez personnaliser un modèle de document que vous avez créé ou dupliqué. Vous faites cela en ajoutant des blocs, des modules et des variables. Une fois que vous les avez fait glisser dans votre modèle, vous pouvez modifier leurs paramètres pour configurer les informations à inclure ou non.

Dans cet article, nous vous expliquons comment personnaliser votre modèle de document. De plus, nous répondons aux questions fréquemment posées sur des sujets spécifiques.

Vous pouvez également regarder notre vidéo ci-dessous (sous-titres disponibles en Français):

Disponible pour: Lite Classic Pro

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Ajouter des blocs et des modules

Chaque modèle est composé de différents blocs et modules. Vous pouvez les ajouter à un modèle, puis les configurer séparément.

Le type de document détermine les blocs et les modules que vous pouvez ajouter.

  1. Éditez un modèle.
  2. Pour ajouter une section à votre modèle, faites-la glisser de la barre latérale à droite et déposez-la dans votre modèle.

    Add_module.gif

Vous verrez un aperçu de votre modèle lorsque vous sélectionnez un exemple de modèle en haut de l'écran.

Blocs

  • Sections avec 2, 3, 4 ou 6 colonnes
  • Bloc texte
  • Saut de page

Modules

Les modules disponibles dans un modèle sont différents pour chaque type de document. Pour un devis, vous pouvez ajouter des modules tels que:

  • Équipements
  • Fonctions équipe
  • Somme
  • Conditions
  • Images

Pour un bon de préparation, vous pouvez ajouter le module numéros de série et pour un document dédiée aux membres d'équipe vous pouvez ajouter les modules planification équipe et planification véhicule.

Une fois que vous avez ajouté un module, vous pouvez le modifier pour le personnaliser et ajouter plus d'informations. Lisez la section éditer un module pour plus d'information.

Ajouter une variable

Vous pouvez rapidement ajouter des informations personnalisées à votre modèle avec des variables. Vous pouvez choisir une variable principale, puis une sous-variable.

Par exemple:

  • Détails de l'entreprise
    • Numéro de compte bancaire
    • Pays
    • Adresse e-mail de la personne de contact
  • Détails du devis
    • Prix HT
    • Prix TTC
    • Poids total
  1. Faites glisser et déposez un nouveau bloc texte dans votre modèle.
  2. Passez votre souris sur un module jusqu'à ce que les icônes suivantes apparaissent Module_options.png.
  3. Cliquez sur le bouton Éditer Edit__template_editor_.png.
  4. Dans la barre latérale de droite, faites défiler jusqu'à Variable.
  5. Choisissez une variable principale (et une sous-variable).

    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__13.28.58.png
  6. Cliquez sur Variable_add.png pour ajouter la variable au bloc texte.

Éditer les paramètres du module

Après avoir ajouté un module à votre modèle, vous pouvez modifier ses paramètres par défaut et les colonnes affichées dans le module.

Éditer les paramètres par défaut

  1. Passez votre souris sur un module jusqu'à ce que les icônes suivantes apparaissent Module_options.png.
  2. Cliquez sur le bouton ÉditerEdit__template_editor_.png.
  3. Dans l'onglet Données de la fenêtre pop-up, vous trouverez une liste d'options d'affichage.
    Par exemple, vous pouvez modifier le nom (en-tête) du module, choisir les groupes d'équipements à afficher, choisir le mode d'affichage des kits, le mode de regroupement des informations et choisir d'afficher le total de tous les équipements.
  4. Cliquez sur Sauvegarder après avoir configuré vos paramètres.

Ajouter, éditer, supprimer ou grouper les colonnes

  1. Passez votre souris sur un module jusqu'à ce que les icônes suivantes apparaissentModule_options.png.
  2. Cliquez sur le bouton ÉditerEdit__template_editor_.png.
  3. Dans l'onglet Colonnes de la fenêtre pop-up, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à un module.

    Pour ajouter une colonne, choisissez une variable puis cliquez sur _.png.

    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__13.38.59.png

    Pour éditer une colonne, cliquez sur la colonne dans la vue d'ensemble.Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__13.41.38.png

    Pour supprimer une colonne, recherchez-la dans la vue d'ensemble et cliquez sur Delete.png.
    Pour trier une colonne, recherchez-la dans la vue d'ensemble et cliquez sur Sort_column.png.

Changer la police de caractère

L'éditeur de modèles comporte différentes polices intégrées que vous pouvez choisir. Pour changer la police du texte de votre document, procédez comme suit:

  1. Cliquez sur le texte d'un bloc du document (tout le texte sera surligné en bleu)
  2. Faites défiler la colonne de droite jusqu'à trouver la section Texte.
  3. Sélectionnez la police que vous préférez dans le champ Police.

Polices supplémentaires

Si vous ne trouvez pas la police idéale pour votre document parmi les polices disponibles, vous pouvez ajouter une police Google.

  1. Dans l'éditeur de modèles, cliquez sur the CSS dans la colonne de droite.
  2. Collez le code suivant dans le popup CSS:

    body, td, th, p {
    INSERT GOOGLE FONT HERE
    }

  3. Ouvrez un nouvel onglet dans votre navigateur et allez sur Google Fonts.

  4. Choisissez l'une des nombreuses polices disponibles.
  5. Cliquez sur  à côté d'une police à ajouter (une barre noire indiquant "Family selected" apparaîtra au bas de l'écran).
  6. Cliquez sur la barre pour l'ouvrir et copiez le code dans la section "Specify in CSS" (ex: font-family: 'Laila', serif; )
  7. Retournez à l'onglet avec l'éditeur de modèles Rentman et remplacez "GOOGLE FONT CSS HERE" par le code dans la fenêtre contextuelle CSS.
    Vous devriez avoir quelque chose comme cela:

    Capture_d_e_cran_2019-03-13_a__12.28.15.png
  8. Sauvegardez.

Note: La nouvelle police n'apparaîtra pas dans l'éditeur de modèles, mais elle apparaîtra dans le document une fois que vous l'avez générée.

Si vous souhaitez utiliser une police spécifique, essayez de la rechercher sur Google avec "Google Font" (par exemple, "arial Google Font"). Pour la plupart des polices, Google vous proposera l’alternative gratuite la plus similaire.

Changer la langue

Si vous souhaitez modifier la langue d'un seul modèle de document:

  1. Allez dans le module de Configuration > Communication client > Modèles de documents.
  2. Double-cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier (s'il s'agit d'un modèle système, dupliquez-le en cliquant sur la bannière orange en haut de la page).
  3. Sur la colonne de droite, trouvez le champ Langue et sélectionnez votre langue. Tous les blocs que vous ajoutez à partir de ce moment seront dans la nouvelle langue.
    Note: les blocs qui étaient déjà dans le modèle ne basculeront pas vers la nouvelle langue. Vous pouvez les supprimer et ajouter de nouveaux blocs.
    Cette option est utile pour créer un document avec plusieurs langues. Si vous devez changer chaque bloc, il est probablement plus rapide d'ajouter simplement un nouveau modèle à partir de la bibliothèque des modèles.

Ajouter une zone d'en-tête et de pied de page

Pour ajouter une en-tête et un pied de page à votre document :

  1. Rendez-vous dans la section Editer propriétés dans la colonne de droite. 
  2. Cliquez sur Texte d'entête ou Texte de pied de page.
  3. Éditez le texte.
  4. Enregistrer.

Pour ajuster les marges d'en-tête et de pied de page, vous pouvez éditer l'en-tête.

E-mail de confirmation automatique pour les documents signés

Vous pouvez automatiser un e-mail de confirmation lorsqu'un document est signé. La personne ayant signé recevra un email avec une copie signée du document.

Pour éditer le contenu et l'objet de cet e-mail :

  1. Rendez-vous dans la section Editer propriétés dans la colonne de droite. 
  2. Cliquez sur Options de signature digitale.
  3. Sélectionnez "Oui" dans le champ Après signature digitale email client.
  4. Ajoutez un objet.
  5. Éditez le texte.
  6. Sauvegardez.

FAQ: Comment ajouter des images à mon modèle?

Lisez notre article sur l'ajout d'images pour obtenir des instructions.

FAQ: Comment ajouter les images des équipements à mon modèle?

Partie 1: Ajouter une image à vos équipements

  1. Ouvrez un équipement dans le module Équipement de Rentman.
  2. Cliquez sur le bouton widget  pour ouvrir la barre latérale.
  3. Sous Fichiers, téléchargez votre image.

    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__13.59.08.png
  4. Cliquez sur  pour sélectionner une option.
    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__14.00.35.png
  5. Sauvegardez vos modifications.

Partie 2: Afficher l'image dans votre modèle

  1. Lorsque vous modifiez un modèle, placez le curseur de votre souris sur un module d’équipement déjà présent dans votre modèle.
  2. Cliquez sur le bouton ÉditerEdit__template_editor_.png.
  3. Allez dans l'onglet Colonnes.
  4. Ajoutez la variable image.
    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__14.06.01.png
  5. Cliquez _.png pour ajouter l'image en tant que nouvelle colonne. Il apparaîtra maintenant dans l'aperçu à droite.
  6. Cliquez sur la colonne dans la vue d'ensemble pour modifier les propriétés de la colonne.
  7. Choisissez le format de votre image.
    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__14.08.27.png
  8. Sauvegardez vos modifications.

Le module Équipement de votre modèle va maintenant recharger et afficher les images de vos équipements. Pour modifier le positionnement des images, vous pouvez modifier leurs propriétés de la colonne prévu à cet effet.

FAQ: Comment changer le bouton de signature numérique?

Le module de signature numérique ajoute un bouton à votre modèle, ce qui permet à votre client de signer numériquement un devis. Lorsque le client clique sur ce bouton, il est dirigé vers une page Web où il peut fournir une signature.

Des paramètres supplémentaires pour la signature numérique sont configurés dans le module Configuration> Communication client> Communication. 

  1. Glissez-déposez le module de signature numérique dans votre modèle de devis.
  2. Cliquez sur le bouton de signature numérique pour le sélectionner.

    Capture_d_e_cran_2018-12-07_a__14.13.46.png
  3. Dans la barre latérale à droite, faites défiler jusqu'au bouton Signature numérique/Paiement en ligne.

    Vous pouvez modifier la couleur du texte, la couleur d'arrière-plan et la taille du bouton ici.

    Capture_d_e_cran_2018-12-13_a__14.53.19.png
  4. Pour modifier le texte du bouton, placez le curseur de votre souris sur ce bouton jusqu'à ce que les icônes suivantes apparaissent Module_options.png.
  5. Cliquez sur le bouton Éditer Edit__template_editor_.png, et modifiez le texte.

FAQ: Comment créer un bon de préparation qui ne contient que des équipements "a préparer" ou "sur le lieu de location"?

Dans le module Équipement, vous pouvez choisir quel(s) équipement(s) doit être affiché(s):

  • Tous les articles
  • Seulement "prêt" ou "sur le lieu de location"
  • Seulement "à préparer"

Vous pouvez utiliser ces options pour créer des bons de livraison selon différents cas d'utilisation:

Cas A
Certains équipements sont toujours sur le lieu de location, même si le projet est déjà terminé. Dans ce cas, vous souhaitez surement avoir un bon de préparation avec les articles prêts uniquement ou sur le lieu de location.

Cas B
Une partie de vos équipements est déjà en cours de route, mais une autre est toujours dans votre entrepôt. Dans ce cas, vous voudriez surement avoir un bon de préparation avec les articles qui reste à préparer.

  1. Déplacez le curseur de votre souris sur le module Équipement de votre modèle.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier Edit__template_editor_.png
  3. À côté de 'Seulement les articles qui sont actuellement prêts ou en location', choisissez votre option désirée.
    Capture_d_e_cran_2018-12-13_a__15.54.05.png
  4. Sauvegarder vos changements.

  5. Donnez un nom utile à ce bon pour le reconnaître.

F.A.Q.: Comment afficher les sous-locations sur mon bon de préparation?

Lorsque vous sous-louez un équipement pour un projet, vous pouvez le montrer sur votre bon de préparation. Il y a deux façons de procéder: par article ou par fournisseur.

Afficher les sous-locations par article

  1. Déplacez le curseur de votre souris sur le module Équipements de votre modèle.
  2. Cliquez sur le bouton Éditez Edit__template_editor_.png.
  3. Allez dans l'onglet Colonne.
  4. Sélectionnez la colonne dans Planification des équipements >> Planification des équipements >> quantité d'article sous-loué.

Choisissez cette option si vous souhaitez voir le nombre de pièces que vous avez sous-louées pour chaque article.

Afficher les sous-locations par fournisseur

Pour afficher une liste des équipements que vous avez sous-loués auprès de chaque fournisseur, faites glisser le module Sous-location Équipement dans votre document.

FAQ: Comment afficher les équipements optionnels dans un module séparé?

Lors de la planification de vos équipements, vous pouvez marquer des articles, des kits et des cases comme option pour un projet.

Dans votre modèle de devis, vous pouvez choisir le mode d’affichage des équipements en option. Par défaut, les équipements en option seront répertoriés parmi tous les autres équipements. Toutefois, vous pouvez également répertorier les équipements en option dans une section distincte.

  1. Dans votre modèle de devis, assurez-vous de disposer de deux modules Équipement au total. S'il existe déjà un module Équipement dans votre modèle, vous devez en ajouter un supplémentaire.
  2. Sélectionnez l'un des modules Équipement de votre modèle, puis cliquez sur le bouton Modifier. Edit__template_editor_.png
  3. Afficher les équipements en option, choisissez Non.

    Capture_d_e_cran_2018-12-13_a__16.00.41.png

    N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.
  4. Sélectionnez le deuxième module Équipement, puis cliquez sur le bouton Modifier Edit__template_editor_.png
  5. Afficher les équipements en option, choisissez Seulement les articles optionnels.
    Capture_d_e_cran_2018-12-13_a__16.03.41.png

    Votre devis comportera désormais une section séparée avec les équipements en option.
    Nous vous recommandons de changer le titre de cette section comme Options. Vous pouvez le faire en modifiant le module et en complétant votre titre dans le champ En-tête

FAQ: Comment afficher mes champs de saisie supplémentaires?

Dans votre modèle, vous pouvez afficher des champs de saisie supplémentaires que vous avez ajoutés à Rentman.

  1. Lorsque vous modifiez un modèle, placez le curseur de votre souris sur un module déjà présent dans votre modèle.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier Edit__template_editor_.png.
  3. Allez dans l'onglet Colonnes.
  4. Ajouter une nouvelle variable.
    Dans cet exemple, notre champs de saisie supplémentaire % à reverser appartient au module Équipement de votre modèle. Il est situé sous Planification de l'équipement >> Équipements >> Extra.
  5. Cliquez sur _.png pour ajouter le champ de saisie supplémentaire dans une nouvelle colonne. Il apparaîtra maintenant dans l'aperçu à droite.

    Capture_d_e_cran_2018-12-13_a__16.24.02.png

    Vous pouvez modifier les propriétés de la colonne en cliquant sur cette colonne dans la vue d'ensemble.
  6. Sauvegardez vos modifications.

FAQ: Comment puis-je afficher des informations par sous-projet?

Ceci est également expliqué dans notre vidéo (@11:35). (Sous-titres disponibles en FR)

  1. Faites glisser un module de sous-projet dans votre modèle.
  2. Faites glisser le module souhaité (par exemple, Équipement) dans le module de sous-projet.
  3. Nous vous recommandons d'ajouter un module de texte au-dessus du module de sous-projet, avec une variable pour le nom du sous-projet. Cela indique clairement à quel sous-projet l’information appartient.
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